Autor dokumentu

Autor dokumentu to metadana pliku biurowego wskazująca osobę, która utworzyła lub ostatnio edytowała dany dokument.

Metadana autora w pliku biurowym

Autor dokumentu jest informacją zapisaną w metadanych pliku biurowego. Wskazuje nazwę osoby lub konto użytkownika przypisane do utworzenia dokumentu, a w zależności od programu może również odzwierciedlać późniejszą edycję albo nazwę autora ustawioną w konfiguracji aplikacji. Metadane nie są częścią głównego tekstu, tabeli ani obrazu widocznego na stronie dokumentu. Mogą jednak być odczytywane przez programy biurowe, system operacyjny, narzędzia indeksujące oraz aplikacje analizujące strukturę plików.

Warto rozróżnić autora dokumentu od osoby, która faktycznie napisała każdą jego część. Pole autora może zostać odziedziczone po szablonie, skopiowane razem z istniejącym plikiem albo ustawione ręcznie w programie. Współdzielenie dokumentu i przenoszenie go między komputerami nie musi automatycznie aktualizować tej informacji. Z tego powodu metadana autora jest techniczną wskazówką dotyczącą pochodzenia pliku, ale sama w sobie nie stanowi pełnego rejestru historii pracy nad dokumentem.

Gdzie przechowywana jest informacja o autorze

Sposób zapisu zależy od formatu pliku. W dokumentach Office Open XML, takich jak DOCX, XLSX i PPTX, treść dokumentu jest przechowywana w pakiecie opartym na plikach XML. Informacje opisowe znajdują się między innymi w częściach właściwości pakietu, w tym w właściwościach podstawowych zawierających pola takie jak creator i lastModifiedBy. Plik DOCX jest więc kontenerem, w którym tekst, style, ustawienia dokumentu i metadane występują jako osobne elementy struktury.

Starsze formaty binarne, na przykład DOC, XLS i PPT, przechowują właściwości dokumentu w inny sposób niż formaty XML. Program odczytujący metadane musi znać strukturę konkretnego typu pliku, ponieważ samo rozszerzenie nie opisuje wszystkich możliwych właściwości. W przypadku plików PDF autor może być zapisany w słowniku informacji dokumentu albo w metadanych XMP. Odczyt pola autora powinien zatem uwzględniać format, wersję programu tworzącego plik oraz możliwość obecności kilku zestawów właściwości opisowych.

Sprawdzanie i zmiana pola autora

W popularnych edytorach biurowych pole autora można zwykle sprawdzić w widoku informacji o dokumencie, właściwościach pliku albo panelu inspekcji dokumentu. W systemie Windows część metadanych jest dostępna także po otwarciu właściwości pliku w Eksploratorze plików i przejściu do karty szczegółów. Zakres prezentowanych informacji zależy od formatu. Niektóre pola można zmieniać bez otwierania dokumentu, natomiast inne wymagają użycia programu, który potrafi zapisać zmodyfikowane właściwości bez naruszania treści i układu pliku.

Do analizy technicznej można wykorzystać narzędzia odczytujące właściwości dokumentów, lecz wynik trzeba interpretować ostrożnie. Zmiana nazwy pliku nie zmienia pola autora, a utworzenie jego kopii może zachować wcześniejsze metadane. Konwersja między formatami może część właściwości usunąć, przekształcić albo zapisać ponownie. Jeżeli dokument jest uszkodzony, nie otwiera się lub pokazuje niespójne informacje, należy najpierw wykonać kopię pliku i pracować na kopii, aby nie nadpisać oryginalnej struktury.

Autor dokumentu a diagnostyka pliku

Analiza pola autora może pomóc ustalić, skąd pochodzi dokument i czy plik był tworzony w określonym środowisku pracy. W połączeniu z datami utworzenia i modyfikacji, nazwą aplikacji, wersją formatu oraz informacjami o ostatniej modyfikacji pozwala lepiej opisać historię pliku. Nie należy jednak utożsamiać nazwy zapisanej w metadanych z jednoznacznie potwierdzoną tożsamością osoby. Wartość może pochodzić z ustawień programu, szablonu lub wcześniejszego użytkownika komputera.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje profesjonalną naprawę laptopów, komputerów PC i podzespołów, a w ramach diagnostyki pliku można sprawdzić, czy problem dotyczy samych metadanych, uszkodzenia dokumentu, błędnej konfiguracji programu lub nieudanej konwersji formatu. Prawidłowe rozpoznanie wymaga zachowania oryginalnego pliku, ustalenia używanego programu oraz porównania dokumentu z kopią lub innym plikiem zapisanym w tym samym środowisku.