brak klauzuli informacyjnej w formularzu zapisu

Brak klauzuli informacyjnej w formularzu zapisu to alternatywne, powtórzone określenie tej samej usterki dotyczącej momentu rejestracji.

Brak klauzuli informacyjnej w formularzu zapisu – czym jest ta usterka

Brak klauzuli informacyjnej w formularzu zapisu oznacza, że podczas rejestracji użytkownika, klienta, pacjenta, uczestnika wydarzenia albo osoby zainteresowanej kontaktem nie przekazano wymaganych informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych. Taki problem dotyczy samego momentu pozyskiwania danych, a nie wyłącznie późniejszego sposobu ich przechowywania. Formularz może działać poprawnie od strony technicznej, przyjmować wpisy i wysyłać wiadomości, a mimo to pozostawać niekompletny pod względem informacyjnym.

Klauzula informacyjna powinna wyjaśniać między innymi, kto jest administratorem danych, w jakim celu dane są zbierane, jaka podstawa prawna uzasadnia ich wykorzystanie, jak długo dane będą przechowywane oraz jakie prawa przysługują osobie, której dane dotyczą. W zależności od rodzaju formularza znaczenie może mieć także informacja o odbiorcach danych, planowanym przekazywaniu danych poza określony obszar, obowiązku podania danych i skutkach ich niepodania. Brak tych treści utrudnia świadome podjęcie decyzji o wysłaniu formularza.

Problem nie sprowadza się do braku długiego tekstu pod przyciskiem. Istotne jest to, czy osoba wpisująca dane otrzymuje jasny, zrozumiały i dostępny komunikat w odpowiednim momencie. Samo umieszczenie ogólnego odsyłacza do polityki prywatności nie zawsze wyczerpuje obowiązek informacyjny. Treść powinna odpowiadać rzeczywistemu sposobowi działania formularza, a nie być przypadkowym, uniwersalnym fragmentem skopiowanym z innej strony.

Brak klauzuli informacyjnej w formularzu zapisu a kontekst techniczny

W praktyce usterka może powstać w kilku miejscach jednocześnie. Formularz może zostać dodany do strony bez przewidzianego pola informacyjnego, szablon witryny może ukrywać treść na małym ekranie, a skrypt odpowiedzialny za walidację może pozwalać na wysłanie zgłoszenia bez zaznaczenia potwierdzenia zapoznania się z informacją. Zdarza się również, że klauzula jest widoczna w jednej wersji formularza, lecz znika w jego odmianie przeznaczonej dla urządzeń mobilnych albo w formularzu osadzonym na podstronie kontaktowej.

Warto rozróżnić kilka elementów, które bywają mylone. Klauzula informacyjna przedstawia zasady przetwarzania danych. Zgoda na określone działanie jest odrębnym oświadczeniem, wymaganym tylko wtedy, gdy konkretne działanie opiera się na zgodzie. Checkbox dotyczący akceptacji regulaminu również pełni inną funkcję. Z kolei informacja o plikach cookies odnosi się do odrębnego obszaru działania strony, chociaż w niektórych formularzach może występować obok informacji o danych osobowych.

Porównanie formularza prostego i rozbudowanego pokazuje, że zakres komunikatu powinien wynikać z procesu, a nie z liczby pól. Formularz zawierający wyłącznie dane potrzebne do odpowiedzi wymaga innego opisu niż formularz zapisu do cyklu wiadomości, rekrutacji, konsultacji lub programu lojalnościowego. Inne znaczenie ma także formularz przekazujący dane do zewnętrznego systemu obsługi zgłoszeń. W takim przypadku sprawdzenia wymaga zgodność treści z faktycznym przepływem informacji.

Nieprawidłowość może wystąpić również wtedy, gdy klauzula znajduje się w polityce prywatności, lecz nie jest wskazana w miejscu zbierania danych. Ocenie podlega czytelność, dostępność i zrozumiałość komunikatu. Drobny, niskokontrastowy tekst, treść zasłonięta przez element graficzny albo odsyłacz prowadzący do nieistniejącej strony nie zapewniają prawidłowego przekazania informacji.

Brak klauzuli informacyjnej w formularzu zapisu – typowe problemy

• Brak jakiejkolwiek informacji przy formularzu, mimo że zapisywane są imię, adres poczty elektronicznej, numer telefonu lub inne dane pozwalające na identyfikację.
• Użycie nieaktualnej klauzuli, która wskazuje inną nazwę administratora, nieistniejący kontakt, niewłaściwy cel przetwarzania albo sposób przechowywania danych niezgodny z obecnym procesem.
• Umieszczenie bardzo ogólnego zdania bez wyjaśnienia celu zbierania danych, okresu przechowywania lub praw osoby, której dane dotyczą.
• Wymuszanie jednej zgody na kilka różnych działań, chociaż każde z nich powinno być opisane oddzielnie i dobrowolnie.
• Brak możliwości zapoznania się z treścią przed wysłaniem formularza, ponieważ pełny komunikat pojawia się dopiero po zakończeniu rejestracji.
• Nieprawidłowe działanie pola potwierdzającego, na przykład brak zapisu informacji o wersji klauzuli, z którą zapoznano się w chwili przesłania formularza.
• Widoczność komunikatu tylko dla zalogowanych użytkowników, mimo że formularz jest dostępny publicznie również dla osób niezalogowanych.
• Brak aktualizacji treści po zmianie dostawcy narzędzia do wysyłki wiadomości, systemu obsługi kontaktów albo sposobu archiwizacji zgłoszeń.

Wystąpienie jednego z tych problemów nie zawsze oznacza identyczny zakres działań naprawczych. Najpierw należy ustalić, jakie dane są faktycznie pozyskiwane, do czego są wykorzystywane i gdzie trafiają po wysłaniu formularza. Dopiero na tej podstawie da się dobrać odpowiednią treść oraz sposób jej prezentacji.

Brak klauzuli informacyjnej w formularzu zapisu – praktyczne wskazówki

Przegląd powinien rozpocząć się od przejścia całej ścieżki użytkownika. Należy otworzyć formularz na komputerze i urządzeniu mobilnym, sprawdzić wszystkie pola, odsyłacze, komunikaty walidacyjne oraz zachowanie przycisku wysyłki. Weryfikacji wymaga także wersja formularza wyświetlana w oknie kontaktowym, na stronie usługi, w stopce i w treści kampanii, jeżeli zapisy są prowadzone z kilku miejsc.

Następnie warto sporządzić prostą mapę danych. Przy każdym polu powinno zostać odnotowane, czy jest konieczne, w jakim celu jest wykorzystywane, kto ma do niego dostęp i jak długo zachodzi potrzeba jego przechowywania. Takie zestawienie ułatwia sprawdzenie, czy klauzula opisuje rzeczywisty proces. Pomaga także wychwycić sytuację, w której formularz zbiera więcej informacji, niż jest potrzebne do obsługi zgłoszenia.

Treść komunikatu powinna być napisana prostym językiem, podzielona na czytelne części i umieszczona blisko formularza. W razie rozbudowanej informacji można zastosować skróconą warstwę widoczną bezpośrednio przy polach oraz odsyłacz do pełnej treści, o ile skrót przekazuje najważniejsze informacje i działa przed przesłaniem danych. Istotne jest zachowanie spójności między treścią przy formularzu, polityką prywatności i wewnętrzną dokumentacją procesu.

Po wprowadzeniu zmian należy wykonać test wysyłki, sprawdzić wiadomość potwierdzającą, zapisy w panelu administracyjnym i sposób przekazywania danych do dalszej obsługi. Warto też udokumentować datę wdrożenia, wersję treści oraz zakres przeprowadzonych testów. Przy późniejszej zmianie celu, zakresu danych albo narzędzia obsługującego zgłoszenia konieczne jest ponowne przeanalizowanie komunikatu.

Kiedy zgłosić brak klauzuli informacyjnej w formularzu zapisu do serwisu

Zgłoszenie do serwisu jest uzasadnione, gdy klauzula nie wyświetla się, znika po aktualizacji strony, nie działa prowadzący do niej odsyłacz albo formularz pozwala na wysłanie danych mimo wymaganej konfiguracji. Pomoc techniczna może obejmować sprawdzenie szablonu, formularza, skryptów, responsywności, mechanizmu zapisu oraz połączeń z narzędziami używanymi do obsługi zgłoszeń. Sama naprawa techniczna nie zastępuje przygotowania prawidłowej treści, dlatego tekst klauzuli powinien pochodzić od administratora danych lub osoby odpowiedzialnej za zgodność procesu.

Warto zgłosić problem także wtedy, gdy po zmianie strony pojawiła się nowa wersja formularza, lecz nie sprawdzono jej pod kątem informacji dla osób przekazujących dane. Szczególnej uwagi wymagają formularze osadzone w kilku podstronach, formularze generowane automatycznie oraz rozwiązania, w których część komunikatu jest ładowana przez dodatkowy skrypt. Objawem usterki może być nie tylko brak tekstu, lecz także jego nieczytelność, nieprawidłowe działanie na telefonie lub rozbieżność między formularzem a faktycznym obiegiem informacji.

W Warszawskim Pogotowiu Komputerowym 24/7 takie zgłoszenie może zostać potraktowane jako zadanie związane z działaniem strony, formularza i elementów odpowiedzialnych za poprawne wyświetlanie komunikatów. Przed przekazaniem urządzenia lub dostępu do witryny warto przygotować opis miejsca występowania problemu, przykładowy adres podstrony, rodzaj używanego formularza oraz informację, czy usterka pojawia się na wszystkich urządzeniach. Ułatwia to odtworzenie sytuacji i ocenę, czy przyczyną jest konfiguracja, szablon, skrypt czy błąd wyświetlania.