brak procedur usuwania danych

Brak procedur usuwania danych to zaniedbanie zgodności utrudniające realizację prawa odbiorcy do bycia zapomnianym.

Na czym polega brak procedur usuwania danych

Brak procedur usuwania danych oznacza, że organizacja nie ma ustalonego, powtarzalnego sposobu określania, jakie informacje należy usunąć, z jakich nośników, na czyje polecenie i po jakim czasie. Problem nie ogranicza się do skasowania pliku z pulpitu. Dane mogą znajdować się także w koszu systemowym, folderach tymczasowych, kopiach zapasowych, synchronizowanych katalogach, pamięciach podręcznych aplikacji, dziennikach zdarzeń oraz na wymiennych nośnikach.

W praktyce takie zaniedbanie utrudnia wykazanie, że żądanie usunięcia danych zostało wykonane w pełnym zakresie. Brak rejestru operacji powoduje również niepewność, czy usunięto właściwy rekord, czy objęto działaniem wszystkie jego kopie i czy nie pozostały dane możliwe do odtworzenia. Procedura powinna rozróżniać zwykłe usunięcie logiczne, trwałe usunięcie informacji oraz wycofanie danych z systemów, w których ich natychmiastowe skasowanie nie jest technicznie możliwe.

Różnica między skasowaniem pliku a usunięciem informacji

Usunięcie pliku w systemie operacyjnym zazwyczaj zmienia wpis w systemie plików i oznacza zajmowane miejsce jako dostępne do ponownego wykorzystania. Nie musi to oznaczać natychmiastowego wyzerowania wszystkich komórek nośnika. Na klasycznym dysku twardym dane mogą pozostać w nieprzepisanych sektorach, a ich odzyskanie bywa możliwe przy użyciu specjalistycznych narzędzi. Samo opróżnienie kosza nie jest więc uniwersalną metodą bezpowrotnego usuwania informacji.

Inaczej zachowują się nośniki SSD, ponieważ korzystają z kontrolera, translacji adresów logicznych i mechanizmu wear leveling. Polecenie TRIM może poinformować urządzenie, że określone bloki nie zawierają już potrzebnych danych, ale jego wykonanie zależy od systemu operacyjnego, sterownika i oprogramowania układowego nośnika. Nadpisywanie pojedynczego pliku nie daje na SSD takiej samej kontroli jak na dysku talerzowym. Przy całkowitym wycofaniu nośnika z użycia właściwsze może być bezpieczne wymazanie obsługiwane przez firmware urządzenia albo szyfrowanie całego dysku i zniszczenie klucza szyfrującego, o ile rozwiązanie zostało wcześniej prawidłowo skonfigurowane.

Procedura powinna także obejmować pliki zsynchronizowane z innymi komputerami, obrazy systemów, kopie zapasowe i eksporty danych. W kopii zapasowej często nie usuwa się pojedynczego obiektu od razu, lecz określa okres retencji i sposób wygaszania całego zestawu kopii. Takie ograniczenie powinno być opisane, aby można było ustalić, gdzie dane nadal występują, dlaczego pozostają przez określony czas i kiedy zostaną automatycznie usunięte.

Elementy technicznego procesu usuwania

Spójny proces zaczyna się od identyfikacji danych i lokalizacji ich przechowywania. Należy ustalić identyfikator osoby lub rekordu, źródłową aplikację, powiązane pliki oraz systemy, do których informacja została przekazana. Następnie trzeba potwierdzić zakres operacji, sprawdzić ewentualne zależności i wybrać metodę odpowiednią dla rodzaju nośnika. W przypadku komputera przeznaczonego do dalszej pracy może wystarczyć usunięcie danych z aplikacji i sprawdzenie kopii lokalnych. Przy przekazaniu sprzętu innej osobie potrzebne jest wymazanie całego profilu użytkownika albo całego nośnika, zależnie od ryzyka i przeznaczenia urządzenia.

Ważnym składnikiem jest kontrola wyniku. Po operacji można sprawdzić, czy rekord nie jest już zwracany przez wyszukiwarkę aplikacji, czy plik nie występuje w przewidzianych katalogach i czy konto nie ma aktywnych synchronizacji. Nie należy jednak uznawać braku wyniku wyszukiwania za dowód usunięcia wszystkich kopii. Weryfikacja powinna uwzględniać bazy aplikacyjne, foldery użytkowników, kosz, pamięci podręczne, urządzenia przenośne oraz kopie zapasowe.

Każda operacja powinna pozostawiać ograniczony zapis audytowy: datę, zakres żądania, systemy objęte sprawdzeniem, zastosowaną metodę, wynik oraz osobę lub proces odpowiedzialny za wykonanie. Dziennik nie powinien przechowywać usuniętej treści w całości, ponieważ tworzyłby kolejną kopię danych. Wystarczający może być identyfikator sprawy, identyfikator rekordu, status wykonania i informacja o wyjątkach technicznych. Dostęp do takiego rejestru powinien być ograniczony, a jego retencja określona odrębną zasadą.

Diagnostyka komputera i uporządkowanie procesu

Podczas diagnostyki laptopa lub komputera PC warto ustalić, czy problem wynika z braku funkcji w aplikacji, błędnej konfiguracji synchronizacji, nieaktualnej kopii zapasowej, pozostawionych kont użytkowników albo niewłaściwego przygotowania sprzętu do przekazania. Istotne jest także rozróżnienie danych przechowywanych na dysku od danych dostępnych przez usługę sieciową. Usunięcie lokalnego folderu nie usuwa automatycznie pliku z drugiego komputera ani z systemu synchronizacji.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, dlatego w ramach diagnostyki sprzętu można ustalić, gdzie na urządzeniu znajdują się pozostałości danych i czy nośnik działa prawidłowo. Zakres czynności powinien wynikać z rzeczywistego stanu komputera oraz wybranej metody postępowania z informacjami. Przed każdą operacją wymagającą kasowania należy potwierdzić, że istnieje uprawnienie do usunięcia danych i że nie są potrzebne do dalszej pracy lub uzgodnionego procesu archiwizacji.

Brak procedury nie jest pojedynczym komunikatem systemowym, lecz luką w całym przepływie informacji. Jej usunięcie wymaga opisania źródeł danych, odpowiedzialności, metod kasowania, wyjątków dla kopii zapasowych, sposobu weryfikacji oraz bezpiecznego dokumentowania wyniku. Dopiero wtedy żądanie usunięcia można obsłużyć w sposób powtarzalny i możliwy do sprawdzenia.