Czy Subiekt GT jest dobry dla firm usługowych?

Subiekt GT sprawdza się w firmach usługowych dzięki możliwości fakturowania usług bez konieczności prowadzenia magazynu.

Zakres funkcji Subiekt GT w firmie usługowej

Subiekt GT może być używany w firmie, która sprzedaje przede wszystkim usługi, ponieważ dokument sprzedaży nie musi zawierać towaru prowadzonego w magazynie. Usługa może zostać zdefiniowana jako osobna pozycja kartoteki, z nazwą, symbolem oraz przypisaną ceną. Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży wybiera się taką pozycję podobnie jak produkt, ale jej rozliczenie nie wymaga przyjęcia fizycznego składnika na stan magazynowy.

Takie rozwiązanie pasuje między innymi do serwisu komputerowego, firmy instalacyjnej, biura projektowego albo wykonawcy prac technicznych. W kartotece można rozdzielić różne czynności, na przykład diagnostykę, konfigurację, czyszczenie, instalację oprogramowania lub pracę serwisanta. Dzięki temu opis na fakturze jest jednoznaczny, a sprzedaż nie musi być sztucznie przedstawiana jako sprzedaż części albo innego towaru.

Fakturowanie usług bez klasycznej gospodarki magazynowej

Najważniejszą zaletą Subiekta GT dla usługodawcy jest możliwość wystawiania faktur oraz innych dokumentów sprzedaży na podstawie pozycji usługowych. Jeżeli firma nie kupuje i nie odsprzedaje regularnie fizycznych produktów, nie musi budować całego procesu sprzedażowego wokół stanów magazynowych. W praktyce można prowadzić kartotekę kontrahentów i usług, ustalić ceny, wybrać właściwą stawkę podatku oraz określić sposób płatności na dokumencie.

Program pozwala też porządkować sprzedaż według nazw usług, symboli i wartości. Ma to znaczenie wtedy, gdy firma wykonuje podobne zlecenia dla wielu klientów i chce ograniczyć ręczne wpisywanie tych samych danych. Zdefiniowana wcześniej usługa zmniejsza ryzyko literówek w nazwie, różnic w jednostce miary lub przypadkowego zastosowania innej ceny. Nadal trzeba jednak poprawnie ustawić kartoteki i sprawdzać dokument przed przekazaniem go klientowi, ponieważ program nie określa samodzielnie, jaki zakres czynności został faktycznie wykonany.

Kiedy sam Subiekt GT nie wystarczy

Ocena przydatności programu zależy od sposobu organizacji pracy. Subiekt GT dobrze odpowiada na potrzebę ewidencjonowania kontrahentów, usług i dokumentów sprzedaży, ale samo wystawienie faktury nie zastępuje pełnego systemu obsługi zleceń. Informacje takie jak opis usterki, historia kontaktu, lista wykonanych czynności, przyjęcie urządzenia do naprawy czy status pracy mogą wymagać dodatkowego sposobu ewidencji, jeżeli firma chce prowadzić je szczegółowo.

Przed wdrożeniem warto opisać rzeczywisty obieg dokumentów. Należy ustalić, czy usługa jest sprzedawana jako jedna pozycja, czy razem z częściami, oraz czy części mają być kontrolowane na magazynie. W drugim przypadku program może służyć jednocześnie do sprzedaży usług i towarów, lecz kartoteki tych dwóch kategorii powinny być rozdzielone. Trzeba również sprawdzić, kto będzie wystawiał dokumenty, z jakiego komputera oraz czy dane programu będą dostępne na wszystkich stanowiskach, na których jest to potrzebne.

Praca Subiekta GT na komputerze firmowym

W firmie usługowej istotny jest nie tylko wybór programu, ale również stabilność komputera, na którym odbywa się fakturowanie. Błędy systemu Windows, problemy z dyskiem, uszkodzenie profilu użytkownika, brak miejsca na dane albo nieprawidłowe działanie drukarki mogą zakłócić wystawianie dokumentów, nawet gdy sam Subiekt GT jest poprawnie skonfigurowany. Przy diagnozie należy rozdzielić problem aplikacji od problemu komputera, urządzeń peryferyjnych i dostępu do zapisanych danych.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów stacjonarnych PC i ich podzespołów, dlatego może sprawdzić stanowisko używane do pracy z Subiektem GT, w tym działanie systemu, dysku, pamięci operacyjnej, drukowania oraz podstawowej konfiguracji programu. Sama przydatność Subiekta GT dla firmy usługowej zależy natomiast od tego, czy wymagany jest przede wszystkim uporządkowany proces fakturowania usług, czy także rozbudowana obsługa zleceń, harmonogramów i historii realizacji.