Czy Subiekt GT ma dodatki do e-faktur?

Subiekt GT posiada wsparcie dla e-faktur, umożliwiając ich generowanie i przesyłanie zgodnie z obowiązującymi standardami.

Obsługa e-faktur w Subiekcie GT

Subiekt GT ma funkcje związane z e-fakturami, ale określenie „dodatek” może być mylące. W tym programie obsługa Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest udostępniana jako część funkcjonalności systemu, obejmująca między innymi generowanie faktur ustrukturyzowanych, ich wysyłkę oraz odbiór dokumentów zakupowych. Nie chodzi więc wyłącznie o eksport faktury do pliku PDF. E-faktura przekazywana do KSeF ma postać danych XML zgodnych ze strukturą wymaganą przez ten system.

Zakres dostępnych funkcji zależy od wersji Subiekta GT oraz od konfiguracji podmiotu. W dokumentacji programu obsługa KSeF pojawiła się od wersji 1.74, natomiast sposób aktywacji i dostępność poszczególnych elementów zmieniały się w kolejnych wydaniach. Dlatego przed włączeniem obsługi e-faktur należy sprawdzić numer używanej wersji, stan aktualizacji oraz wymagania opisane dla konkretnego wydania programu.

Wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF

Subiekt GT pozwala przygotować e-fakturę na podstawie dokumentu sprzedaży i przesłać ją do Krajowego Systemu e-Faktur. Wysyłka może odbywać się ręcznie z poziomu modułu faktur sprzedaży albo automatycznie po zapisaniu dokumentu. W parametrach KSeF można wskazać, czy dokument ma być wysyłany od razu, czy dopiero po zatwierdzeniu. Takie ustawienie ma znaczenie organizacyjne, ponieważ umożliwia sprawdzenie danych przed przekazaniem dokumentu do środowiska produkcyjnego.

Po przesłaniu dokumentu program zapisuje informacje dotyczące obsługi faktury w KSeF. Na liście dokumentów mogą być prezentowane między innymi numer KSeF, data nadania tego numeru, status przetwarzania oraz komunikat zwrócony przez system. Numer KSeF jest identyfikatorem nadanym fakturze przez Krajowy System e-Faktur. Jeżeli wysyłka zakończy się błędem, sam dokument sprzedaży nie powinien być traktowany jako prawidłowo przekazany do KSeF bez sprawdzenia statusu i przyczyny odrzucenia.

Odbiór i przetwarzanie faktur zakupowych

Jednym z istotnych elementów obsługi e-faktur jest moduł e-Faktury dostępny w części Zakup. Służy on do pobierania ustrukturyzowanych faktur zakupowych otrzymanych od kontrahentów za pośrednictwem KSeF. Dokumenty można pobierać od ostatniego odbioru albo z wybranego okresu. Możliwe jest także pobranie konkretnej e-faktury na podstawie jej numeru KSeF.

Pobrane dokumenty są zapisywane w bazie danych programu jako dane XML i prezentowane w czytelnym podglądzie. Na podstawie odebranej e-faktury można utworzyć dokument zakupu w Subiekcie GT albo powiązać ją z fakturą zakupu już istniejącą w systemie. Przy tworzeniu dokumentu konieczne może być mapowanie pozycji, czyli wskazanie, któremu towarowi lub usłudze z kartoteki Subiekta odpowiada pozycja wykazana przez dostawcę. To ważne, ponieważ automatyczny odczyt danych z XML nie zawsze oznacza automatyczne dopasowanie do lokalnych kartotek asortymentowych.

Konfiguracja, autoryzacja i diagnostyka problemów

Do uruchomienia komunikacji z produkcyjnym KSeF potrzebne są ustawienia programu, konto InsERT oraz metoda uwierzytelnienia przewidziana dla aktualnej wersji systemu, na przykład odpowiedni certyfikat. W parametrach KSeF można określić środowisko komunikacji, ustawienia wysyłki, sposób odbioru dokumentów, dane e-faktury oraz opcje importu. Środowisko produkcyjne należy odróżnić od bramki testowej, ponieważ dokumenty wysłane produkcyjnie są rzeczywistymi dokumentami elektronicznymi i otrzymują skutki wynikające z ich przekazania do KSeF.

Jeżeli Subiekt GT nie wysyła albo nie pobiera e-faktur, należy sprawdzić kolejno wersję programu, aktywność modułu KSeF, połączenie z internetem, poprawność konta InsERT, ważność certyfikatu oraz wybrane środowisko komunikacji. Warto również przeanalizować komunikat KSeF zapisany przy dokumencie. Błąd może wynikać nie z samego dodatku, lecz z niekompletnych danych faktury, niezgodnych oznaczeń, problemu z uprawnieniami albo niedopasowania formatu danych do wymagań aktualnego schematu.

Przy problemach z działaniem programu potrzebna może być diagnostyka komputera, instalacji Subiekta GT, lokalnej bazy danych oraz konfiguracji systemu Windows. Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje profesjonalną naprawę laptopów, komputerów PC i podzespołów, a w przypadku problemów z oprogramowaniem można rozpocząć od ustalenia, czy przyczyną jest aplikacja, system operacyjny, połączenie sieciowe czy błędna konfiguracja stanowiska.