Czy Subiekt GT może być wdrożony samodzielnie?

Samodzielne wdrożenie jest możliwe, ale przy bardziej złożonej konfiguracji (wiele stanowisk, integracje) warto skorzystać z pomocy autoryzowanego partnera InsERT.

Czy Subiekt GT można wdrożyć bez pomocy zewnętrznej

Subiekt GT może zostać zainstalowany i skonfigurowany samodzielnie, szczególnie gdy program ma obsługiwać niewielką firmę, jeden komputer oraz prostą sprzedaż. Do podstawowego uruchomienia potrzebne jest przygotowanie stanowiska pracy, zainstalowanie aplikacji, utworzenie bazy danych, wprowadzenie danych firmy oraz ustawienie podstawowych parametrów dokumentów handlowych. Następnie można dodać kontrahentów, towary, stawki podatku, formy płatności i użytkowników.

Samodzielne wdrożenie nie ogranicza się jednak do samego kliknięcia przycisku instalacji. Należy wcześniej ustalić, jakie dokumenty mają być wystawiane, jak ma wyglądać numeracja, które osoby otrzymają dostęp do programu i czy dane będą przenoszone z innego systemu. Warto także przygotować sposób wykonywania kopii bezpieczeństwa oraz ustalić, gdzie będą przechowywane pliki bazy. Przyjęcie uporządkowanej kolejności działań zmniejsza ryzyko późniejszych problemów z dokumentami, kartotekami i rozliczeniami.

W prostym układzie możliwe jest więc przeprowadzenie wdrożenia we własnym zakresie. Trzeba jednak uwzględnić, że nieprawidłowe ustawienie parametrów na początku pracy może wpływać na kolejne dokumenty i raporty. Dlatego przed rozpoczęciem sprzedaży dobrze jest sprawdzić działanie programu na przykładowych kartotekach i dokumentach, a dopiero później rozpocząć regularną pracę.

Proste uruchomienie a rozbudowana konfiguracja Subiekt GT

Zakres trudności zależy przede wszystkim od liczby stanowisk, sposobu pracy oraz wymagań dotyczących wymiany danych. Inaczej przebiega uruchomienie programu na jednym komputerze, a inaczej przygotowanie wspólnego środowiska dla kilku użytkowników pracujących na tych samych kartotekach. W drugim przypadku trzeba prawidłowo ustawić dostęp do bazy, uprawnienia poszczególnych osób, widoczność danych oraz zasady jednoczesnej pracy.

Dodatkowej wiedzy wymaga połączenie Subiekt GT z urządzeniami i innymi programami używanymi w firmie. Dotyczy to między innymi drukarek dokumentów, czytników kodów, urządzeń fiskalnych, sklepów internetowych, systemów magazynowych oraz narzędzi do obsługi płatności. Każde połączenie powinno zostać sprawdzone po instalacji, ponieważ błąd w mapowaniu pól może powodować niepełne przenoszenie nazw, cen, stanów magazynowych albo danych kontrahenta.

Samodzielne wdrożenie może być rozsądnym rozwiązaniem, gdy wymagania są jasno określone, a osoba wykonująca konfigurację zna podstawy obsługi programu i potrafi samodzielnie zabezpieczyć dane. Przy większej liczbie użytkowników, imporcie istniejących kartotek lub konieczności zachowania ciągłości pracy przydatne staje się wcześniejsze zaplanowanie całego procesu. Pomoc specjalisty może ograniczyć liczbę poprawek wykonywanych już po rozpoczęciu sprzedaży.

Typowe problemy podczas samodzielnego wdrożenia

Jednym z częstszych błędów jest rozpoczęcie pracy bez uporządkowania kartotek. Powielone towary, różne nazwy tych samych produktów i niejednolite symbole utrudniają wyszukiwanie oraz zniekształcają zestawienia. Podobne skutki może przynieść nieprzemyślane ustawienie jednostek miary, stawek podatku, cen zakupu i cen sprzedaży. Przed importem danych warto usunąć duplikaty i ustalić jednolity sposób opisywania pozycji.

Problematyczne bywa również nadawanie uprawnień. Zbyt szeroki dostęp może pozwalać na zmianę ustawień, korektę dokumentów lub usuwanie danych osobom, które powinny zajmować się wyłącznie sprzedażą. Z kolei zbyt restrykcyjne ustawienia mogą blokować codzienną pracę. Uprawnienia powinny być dopasowane do rzeczywistych obowiązków, a konta nieużywane powinny zostać wyłączone.

Ryzyko wiąże się także z brakiem regularnych kopii bezpieczeństwa. Sama instalacja programu nie zapewnia odzyskania danych po awarii dysku, błędzie systemu lub przypadkowym usunięciu bazy. Kopia powinna być wykonywana według ustalonego harmonogramu i przechowywana w miejscu innym niż główny komputer. Od czasu do czasu należy również sprawdzić, czy zapisany plik można prawidłowo odtworzyć.

Do trudniejszych sytuacji należą nieudane przenoszenie danych, błędna konfiguracja urządzeń, problemy z dostępem kilku stanowisk oraz rozbieżności między stanem zapisanym w programie a rzeczywistym stanem magazynu. Nie warto poprawiać takich problemów przypadkowymi zmianami w bazie. Najpierw należy ustalić moment powstania błędu, zabezpieczyć aktualne dane i sprawdzić historię wykonanych operacji.

Kiedy warto zgłosić wdrożenie do serwisu

Wsparcie serwisowe warto rozważyć wtedy, gdy Subiekt GT ma zostać uruchomiony na kilku stanowiskach, ma korzystać z istniejącej bazy albo ma współpracować z dodatkowymi urządzeniami i programami. Pomoc przydaje się również przy porządkowaniu kartotek, przenoszeniu danych z wcześniejszego rozwiązania, ustawianiu uprawnień oraz przygotowaniu procedury kopii bezpieczeństwa. W takich przypadkach najważniejsze jest nie tylko zainstalowanie aplikacji, lecz także dopasowanie jej do rzeczywistego przebiegu sprzedaży i gospodarki magazynowej.

W razie problemów z komputerem wykorzystywanym do pracy z Subiekt GT można skorzystać z pomocy firmy Warszawskie Pogotowie Komputerowe 24/7. W ramach zgłoszenia możliwe jest sprawdzenie przyczyny nieprawidłowego działania stanowiska, przygotowanie środowiska do pracy z programem oraz pomoc w uporządkowaniu podstawowych ustawień. Takie wsparcie pozwala oddzielić problem samej konfiguracji Subiekt GT od usterek systemu, dysku, sieci lub urządzeń podłączonych do komputera.

Samodzielne wdrożenie jest wykonalne przy prostym zakresie zastosowania i odpowiednim przygotowaniu. Jeżeli jednak program ma obsługiwać wiele procesów, dużą liczbę danych albo kilka stanowisk, wcześniejsze zaplanowanie konfiguracji i konsultacja techniczna mogą ograniczyć przestoje oraz kosztowne poprawki. Po zakończeniu wdrożenia powinno się wykonać testowe dokumenty, sprawdzić raporty, potwierdzić działanie kopii bezpieczeństwa i opisać najważniejsze czynności dla użytkowników.