Czy Subiekt GT pozwala na fakturowanie usług?

Subiekt GT pozwala na fakturowanie usług, niewymagające prowadzenia ewidencji magazynowej dla tego typu sprzedaży.

Fakturowanie usług w Subiekcie GT

Subiekt GT pozwala wystawiać dokumenty sprzedaży dotyczące usług, nawet wtedy, gdy sprzedaż nie wiąże się z wydaniem towaru z magazynu. Usługa może zostać wprowadzona na fakturę jako osobna pozycja, z nazwą, jednostką miary, ceną netto lub brutto oraz właściwą stawką podatku VAT. W takim przypadku program rejestruje sprzedaż, ale nie musi zmniejszać ilości żadnego produktu w ewidencji magazynowej.

W praktyce oznacza to możliwość wystawienia faktury za czynność wykonywaną przez firmę, na przykład instalację oprogramowania, konfigurację stanowiska komputerowego, szkolenie albo usługę serwisową. Sposób ujęcia pozycji zależy od tego, jak została zdefiniowana kartoteka oraz jakie dane mają znaleźć się na dokumencie. Sama usługa nie jest traktowana tak samo jak towar fizyczny, ponieważ jej sprzedaż nie wymaga prowadzenia stanów ilościowych na magazynie.

Kartoteka usługi a ewidencja magazynowa

W Subiekcie GT usługę można zdefiniować w kartotece towarów i usług jako pozycję przeznaczoną do sprzedaży. Taka kartoteka może zawierać nazwę usługi, symbol, jednostkę miary, ceny oraz informacje potrzebne do prawidłowego wystawiania dokumentów. Najważniejszą różnicą względem towaru jest brak konieczności przypisywania usłudze fizycznego zapasu dostępnego w magazynie.

Po wybraniu usługi podczas wystawiania faktury program dodaje ją do dokumentu sprzedaży, lecz nie prowadzi dla niej klasycznego rozchodu magazynowego. Nie oznacza to jednak, że sprzedaż pozostaje poza ewidencją programu. Dokument nadal może wpływać na rejestry sprzedaży, zestawienia, rozrachunki oraz inne raporty dostępne w systemie. Magazyn służy do kontrolowania towarów, natomiast kartoteka usług porządkuje pozycje niematerialne sprzedawane klientom.

Jak wygląda usługa na dokumencie sprzedaży

Podczas tworzenia faktury użytkownik wybiera kontrahenta, dodaje pozycję usługi i określa jej ilość oraz cenę. W przypadku usługi jedną jednostką może być na przykład sztuka, godzina, zlecenie albo inna jednostka przyjęta w kartotece. Program wykorzystuje dane zapisane przy pozycji, dzięki czemu nazwa i sposób rozliczenia mogą być powtarzalne na kolejnych dokumentach.

Jeżeli na jednej fakturze znajdują się zarówno usługi, jak i towary, Subiekt GT może rozliczać je jako odrębne pozycje. Towar może powodować zmianę stanu magazynowego, natomiast usługa pozostaje pozycją sprzedażową bez takiego mechanizmu. Przed zapisaniem dokumentu warto sprawdzić opis pozycji, jednostkę, cenę, stawkę VAT oraz dane nabywcy. Błędna konfiguracja kartoteki może skutkować nieprawidłową nazwą na fakturze albo niezgodnym sposobem prezentacji ceny.

Praktyczne zastosowanie w pracy z Subiektem GT

Fakturowanie usług w Subiekcie GT jest przydatne wszędzie tam, gdzie podstawą sprzedaży jest wykonana czynność, a nie przekazanie konkretnego produktu. Program umożliwia zachowanie jednolitego nazewnictwa usług, wyszukiwanie wcześniej zdefiniowanych pozycji oraz wykorzystanie ich na dokumentach sprzedaży. Dzięki temu faktury mogą być tworzone szybciej, a późniejsze zestawienia sprzedaży są bardziej uporządkowane.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, dlatego przy problemach z komputerem używanym do wystawiania dokumentów można zlecić diagnostykę sprzętu lub usunięcie usterki. W przypadku nieprawidłowego działania samego Subiekta GT należy dodatkowo sprawdzić konfigurację programu, uprawnienia użytkownika, dane kartotek oraz sposób zdefiniowania dokumentu, ponieważ problem z fakturowaniem usługi może wynikać z ustawień aplikacji, a nie z awarii komputera.