Czy Subiekt GT pozwala przesyłać e-faktury?

Subiekt GT pozwala przesyłać e-faktury zgodnie z obowiązującymi standardami elektronicznej wymiany dokumentów.

Subiekt GT a elektroniczna postać faktury

Subiekt GT pozwala przygotować fakturę w postaci elektronicznej i przekazać ją odbiorcy bez drukowania dokumentu. W praktyce oznacza to, że faktura może zostać zapisana w pliku, dołączona do wiadomości e-mail albo przekazana przez mechanizm elektronicznej wymiany dokumentów dostępny w danej konfiguracji programu. Samo wystawienie dokumentu odbywa się w kartotece sprzedaży, z wykorzystaniem danych kontrahenta, pozycji towarowych lub usługowych oraz ustawionych parametrów sprzedaży.

Warto rozróżnić kilka pojęć. Faktura elektroniczna to dokument wystawiony i otrzymany w formie elektronicznej, natomiast plik PDF jest przede wszystkim sposobem prezentacji treści dokumentu. Nie każda faktura PDF jest automatycznie ustrukturyzowaną e-fakturą przeznaczoną do bezpośredniego importu do innego systemu. Subiekt GT może obsługiwać elektroniczne przekazywanie dokumentów, ale konkretny format, kanał wysyłki i sposób odbioru zależą od ustawień, używanej wersji oraz zastosowanego dodatku lub integracji.

Wysyłka dokumentu z programu do odbiorcy

Przed przesłaniem e-faktury trzeba prawidłowo uzupełnić dane kontrahenta, zwłaszcza adres poczty elektronicznej oraz informacje wymagane na dokumencie sprzedaży. Znaczenie ma również wybór właściwego rodzaju dokumentu, rachunku lub faktury, stawki podatku, waluty, terminu płatności i sposobu zapłaty. Jeżeli dane są niekompletne, program może utworzyć dokument z brakującymi informacjami albo wysyłka może trafić do niewłaściwego odbiorcy.

W typowym scenariuszu użytkownik wystawia fakturę w Subiekcie GT, generuje elektroniczną reprezentację dokumentu i przekazuje ją wskazanemu kontrahentowi. Do przesłania może być potrzebny skonfigurowany klient pocztowy, konto pocztowe albo zewnętrzny moduł komunikacyjny. Problemy z wysyłką nie muszą oznaczać błędu samej faktury. Przyczyną bywa nieprawidłowy adres e-mail, blokada połączenia, błędna konfiguracja serwera pocztowego, niedostępny moduł dodatkowy lub brak uprawnień użytkownika.

Format dokumentu i wymiana z innym systemem

Jeżeli odbiorca oczekuje pliku możliwego do automatycznego odczytania, trzeba ustalić wymagany format oraz sposób przekazania. Dokument przeznaczony wyłącznie do odczytu przez człowieka może być przekazany jako PDF, lecz system księgowy odbiorcy może wymagać danych strukturalnych, określonego schematu albo dokumentu obsługiwanego przez konkretną platformę wymiany. Dlatego przed wdrożeniem integracji należy sprawdzić, czy Subiekt GT oraz używany dodatek potrafią wygenerować dokładnie taki format, jaki przyjmuje system odbiorcy.

Osobnym przypadkiem jest przekazywanie dokumentów przez Krajowy System e-Faktur. Możliwość korzystania z KSeF nie wynika wyłącznie z samego faktu posiadania programu. Znaczenie ma wersja Subiekta GT, aktualność stosowanych komponentów, konfiguracja połączenia, sposób uwierzytelnienia oraz zakres funkcji udostępniony przez producenta. Po wysłaniu dokumentu należy rozróżnić fakturę zapisaną lokalnie od dokumentu przyjętego przez zewnętrzny system. Potwierdzenie przekazania, identyfikator dokumentu lub komunikat o odrzuceniu są istotnymi elementami kontroli całego procesu.

Co sprawdzić, gdy e-faktura nie dociera

Diagnostykę warto rozpocząć od ustalenia, czy faktura została poprawnie zapisana w Subiekcie GT i czy ma status pozwalający na wysyłkę. Następnie należy sprawdzić adres odbiorcy, historię operacji, komunikaty programu oraz folder wysłanych wiadomości. Jeżeli dokument jest przekazywany do zewnętrznej platformy, trzeba dodatkowo zweryfikować status transmisji i odpowiedź tej platformy. W przypadku PDF należy sprawdzić, czy plik został rzeczywiście utworzony, czy można go otworzyć i czy zawiera kompletną treść faktury.

Jeżeli problem pojawia się po aktualizacji programu, zmianie systemu Windows, konfiguracji poczty albo wymianie certyfikatu, przydatne jest porównanie ustawień sprzed i po zmianie. Nie powinno się wielokrotnie wysyłać tego samego dokumentu bez sprawdzenia jego statusu, ponieważ może to doprowadzić do duplikatów po stronie odbiorcy lub systemu wymiany. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, a przy problemach z działaniem stanowiska można sprawdzić również konfigurację systemu potrzebną do pracy z Subiektem GT.