Czy Subiekt GT skraca czas obsługi klienta?

Subiekt GT może skracać czas obsługi klienta dzięki szybkiemu dostępowi do danych sprzedażowych i magazynowych.

Szybki dostęp do kartotek i historii sprzedaży

Subiekt GT może skracać czas obsługi klienta, ponieważ informacje potrzebne przy sprzedaży są gromadzone w kartotekach programu. Sprzedawca może wyszukać kartotekę kontrahenta, sprawdzić podstawowe dane nabywcy oraz przejść do dokumentów wystawionych wcześniej. Pozwala to ograniczyć ręczne przepisywanie informacji i zmniejsza ryzyko pomyłki przy ponownym wystawianiu dokumentu. Znaczenie ma szczególnie sytuacja, w której klient regularnie kupuje te same towary albo oczekuje sprawdzenia wcześniejszej transakcji.

W kartotece towaru można przechowywać między innymi nazwę, symbol, jednostkę miary, ceny oraz informacje wykorzystywane przy dokumentach sprzedaży. Wyszukiwanie pozycji po nazwie lub symbolu jest szybsze niż sprawdzanie papierowych wykazów albo osobnych arkuszy. Po wybraniu towaru na dokumencie sprzedaży program może wykorzystać dane zapisane wcześniej w kartotece. Ostateczny czas operacji zależy jednak od jakości przygotowania kartotek, sposobu pracy personelu i liczby pozycji, które trzeba dodać do dokumentu.

Weryfikacja stanów magazynowych przed sprzedażą

Drugim źródłem oszczędności czasu jest dostęp do danych magazynowych powiązanych z dokumentami. Przed przyjęciem zamówienia można sprawdzić, czy dany towar znajduje się w ewidencji oraz jaki stan został zapisany w programie. Dzięki temu sprzedawca nie musi każdorazowo przerywać obsługi i szukać informacji w kilku niezależnych miejscach. W przypadku sprzedaży stacjonarnej takie sprawdzenie pomaga szybciej odpowiedzieć na pytanie, czy określony produkt można wydać od razu, czy trzeba ustalić inną formę realizacji.

Subiekt GT nie zastępuje fizycznej kontroli towaru. Stan widoczny w programie może być nieaktualny, jeżeli wcześniejsze przyjęcia, wydania, korekty lub przesunięcia nie zostały prawidłowo zarejestrowane. Przyczyną rozbieżności może być także błędny symbol towaru, podwójna kartoteka albo pominięcie dokumentu. Dlatego skrócenie obsługi wynika z połączenia szybkiego dostępu do ewidencji z poprawnym wprowadzaniem danych. Samo uruchomienie programu nie gwarantuje poprawnej informacji o dostępności.

Tworzenie dokumentu bez powtarzania tych samych danych

Program może przyspieszyć obsługę również podczas wystawiania dokumentów sprzedaży. Po wskazaniu kontrahenta i towarów dane zapisane w kartotekach mogą zostać użyte na odpowiednim dokumencie, zamiast być wpisywane od początku przy każdej transakcji. Dotyczy to zwłaszcza powtarzalnych operacji: sprzedaży tych samych produktów, obsługi stałych klientów oraz przygotowywania kolejnych dokumentów na podstawie istniejących zapisów. Ograniczenie liczby ręcznych czynności ułatwia zachowanie jednolitego sposobu opisywania towarów i kontrahentów.

Rzeczywista korzyść zależy od organizacji pracy. Jeżeli każda osoba tworzy osobne kartoteki, wpisuje różne nazwy tego samego towaru albo pozostawia nieuzupełnione dane, wyszukiwanie może stać się trudniejsze. Warto ustalić zasady nadawania symboli, nazewnictwa i aktualizowania cen, a następnie stosować je konsekwentnie. Należy też sprawdzać dokument przed zatwierdzeniem, ponieważ automatyczne pobranie danych z kartoteki nie wyklucza błędu w cenie, ilości, wybranym kontrahencie lub rodzaju operacji.

Gdy szybkość obsługi zależy także od konfiguracji

Subiekt GT skraca obsługę klienta przede wszystkim wtedy, gdy kartoteki są uporządkowane, ewidencja jest na bieżąco aktualizowana, a pracownicy znają przyjęty sposób wyszukiwania i wystawiania dokumentów. W takim środowisku program pełni funkcję wspólnego źródła danych sprzedażowych i magazynowych. Pozwala szybciej odtworzyć historię transakcji, znaleźć właściwy towar i przygotować dokument bez wielokrotnego przepisywania informacji. Jeżeli występują opóźnienia, trzeba sprawdzić nie tylko działanie aplikacji, lecz także konfigurację, bazę danych, uprawnienia użytkownika i poprawność zapisów.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów stacjonarnych PC i ich podzespołów, dlatego może przeprowadzić diagnostykę komputera wykorzystywanego do pracy z Subiektem GT. Sprawdzenie może obejmować stabilność systemu, działanie dysku, pamięci operacyjnej, połączeń sieciowych oraz objawy powodujące zawieszanie lub wolne reagowanie programu. Sama diagnoza sprzętu nie zmienia danych handlowych w Subiekcie GT; przed czynnościami serwisowymi należy zadbać o aktualną kopię danych programu i ustalić zakres wykonywanych prac.