Czy Subiekt GT ułatwia inwentaryzację?

Subiekt GT ułatwia inwentaryzację dzięki funkcjom porównania stanów rzeczywistych z ewidencją magazynową programu.

Porównanie stanu magazynowego z ewidencją w Subiekcie GT

Subiekt GT ułatwia inwentaryzację przede wszystkim dlatego, że pozwala zestawić stan faktycznie ustalony podczas liczenia towarów ze stanem zapisanym w kartotekach magazynowych. Stan ewidencyjny wynika z dokumentów wystawionych w programie, między innymi przyjęć zewnętrznych, wydań zewnętrznych, przesunięć międzymagazynowych oraz innych operacji zmieniających ilość towaru. Stan rzeczywisty jest natomiast wynikiem fizycznego przeliczenia produktów znajdujących się w magazynie.

Różnica między tymi wartościami może wskazywać na pominięty dokument, błędnie wprowadzoną ilość, pomyłkę przy wydaniu towaru albo rzeczywisty brak. Program porządkuje te informacje według pozycji kartoteki, dzięki czemu osoba wykonująca remanent nie musi porównywać całego magazynu wyłącznie na podstawie ręcznych notatek. Przydatność funkcji zależy jednak od poprawności kartotek, jednostek miary, numerów towarów oraz wcześniejszych dokumentów magazynowych.

Remanent jako zapis wyniku fizycznego liczenia

W praktyce inwentaryzacja w Subiekcie GT opiera się na wprowadzeniu ilości ustalonych podczas spisu. Dla każdej pozycji można określić liczbę faktycznie znalezionych sztuk lub ilość wyrażoną w jednostce używanej w kartotece. Następnie program porównuje wynik spisu z ilością wynikającą z ewidencji. Jeżeli wartości są identyczne, dana pozycja nie powoduje rozbieżności. Jeżeli występuje różnica, można ją przeanalizować przed zatwierdzeniem korekty.

Istotne jest rozróżnienie samego spisu od późniejszego ujęcia różnic w dokumentacji magazynowej. Samo policzenie towaru nie zmienia automatycznie historii wszystkich wcześniejszych operacji. Po zakończeniu kontroli trzeba sprawdzić, czy rozbieżność wynika z błędu ewidencyjnego, czy z rzeczywistego niedoboru albo nadwyżki. Dopiero zaakceptowane czynności korygujące powinny doprowadzić stan programu do wartości ustalonej podczas inwentaryzacji.

Kontrola rozbieżności przed korektą stanów

Największą wartość daje porównanie wtedy, gdy spis jest wykonywany według jednoznacznych kartotek. Ten sam produkt nie powinien występować w programie pod kilkoma nazwami, jeśli w rzeczywistości jest jedną pozycją magazynową. Należy także zwrócić uwagę na warianty towarów, opakowania oraz jednostki miary. Przeliczenie jednej pozycji w sztukach i wpisanie wyniku do kartoteki prowadzonej w opakowaniach może stworzyć pozorną różnicę, mimo że fizyczny stan jest prawidłowy.

Przed zatwierdzeniem wyników warto sprawdzić daty dokumentów i zakres magazynu objęty spisem. Dokument wprowadzony po zakończeniu liczenia może zmienić stan ewidencyjny i utrudnić ocenę różnicy. Podobnie przesunięcie towaru między magazynami albo sprzedaż zrealizowana w czasie spisu może spowodować, że stan zapisany w programie nie będzie odpowiadał stanowi z chwili faktycznego liczenia. Subiekt GT pomaga wykazać takie rozbieżności, ale nie rozstrzyga samodzielnie, dlaczego powstały.

Znaczenie poprawnej konfiguracji komputera i bazy programu

Sprawna inwentaryzacja wymaga również prawidłowego działania samego programu oraz komputera, na którym pracuje użytkownik. Problemy z uruchomieniem Subiekta GT, dostępem do bazy danych, wydrukiem zestawień albo zapisem dokumentu mogą przerwać pracę i utrudnić zachowanie spójnego przebiegu spisu. W takiej sytuacji warto najpierw ustalić, czy błąd dotyczy konkretnego użytkownika, jednej kartoteki, wybranego magazynu, czy całej instalacji programu.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC oraz ich podzespołów, dlatego może przeprowadzić diagnostykę sprzętu wykorzystywanego do pracy z Subiektem GT. W przypadku nieprawidłowego działania programu trzeba jednak rozdzielić awarię komputera od problemu z konfiguracją lub danymi aplikacji. Dopiero takie rozróżnienie pozwala ustalić, czy przyczyną jest sprzęt, system operacyjny, połączenie z bazą, uprawnienia użytkownika czy sama ewidencja magazynowa.