Czy Subiekt GT umożliwia tworzenie indywidualnych raportów łatwiej niż Taxon?

Porównanie tworzenia indywidualnych raportów w Subiekt GT i Taxon zależy od dostępnych narzędzi raportujących w obu systemach.

Indywidualne raporty w Subiekt GT a Taxon – czym różnią się te rozwiązania

Pytanie, czy Subiekt GT umożliwia tworzenie indywidualnych raportów łatwiej niż Taxon, nie ma jednej odpowiedzi pasującej do każdego stanowiska pracy. Łatwość przygotowania zestawienia zależy od tego, jakie dane mają zostać pokazane, jak często raport ma być odświeżany oraz czy użytkownik korzysta wyłącznie z funkcji dostępnych w programie, czy także z dodatkowych narzędzi bazodanowych. W obu przypadkach możliwe jest uzyskanie informacji wykraczających poza podstawowe wydruki, jednak sposób dojścia do wyniku może być odmienny.

Subiekt GT jest systemem wykorzystywanym między innymi do obsługi sprzedaży, magazynu, kartotek towarów, kontrahentów i dokumentów handlowych. Wbudowane zestawienia są powiązane z tymi obszarami, dlatego przy typowych potrzebach raportowych można rozpocząć pracę od gotowych widoków, filtrów i parametrów. Jeżeli potrzebne jest zestawienie sprzedaży według asortymentu, kontrahenta, okresu albo rodzaju dokumentu, część pracy może ograniczać się do wybrania właściwych kryteriów i zapisania konfiguracji.

Taxon może być oceniany według innych kryteriów, ponieważ znaczenie ma jego konkretna wersja, sposób wdrożenia oraz zakres udostępnionych modułów. W jednym środowisku raportowanie może opierać się na gotowych analizach, w innym na formularzach definiowanych przez administratora lub zapytaniach do bazy danych. Z tego powodu samo porównanie nazw programów nie wystarcza. Konieczne jest sprawdzenie, jakie pola są dostępne, jak zbudowano bazę danych i jakie uprawnienia ma osoba przygotowująca raport.

Czy Subiekt GT umożliwia tworzenie indywidualnych raportów łatwiej niż Taxon – kontekst techniczny

W Subiekt GT stopień trudności rośnie wraz z odległością raportu od standardowego modelu danych. Proste zestawienia zwykle wykorzystują pola już przewidziane przez program. Bardziej rozbudowane raporty mogą wymagać połączenia kilku źródeł, zdefiniowania relacji między dokumentami i pozycjami dokumentów, uwzględnienia korekt oraz ustalenia, czy analiza ma dotyczyć daty wystawienia, sprzedaży, płatności czy przyjęcia towaru. Różnica między raportem poprawnym a pozornie poprawnym często wynika właśnie z przyjęcia niewłaściwej daty lub pominięcia dokumentów korygujących.

W przypadku Taxon podobne znaczenie ma sposób organizacji danych i dostępne mechanizmy filtrowania. Jeżeli system udostępnia kreator raportów, osoba znająca strukturę programu może szybciej przygotować zestawienie bez ręcznego budowania zapytań. Jeżeli jednak wymagany jest raport łączący wiele tabel, dane historyczne i niestandardowe reguły, potrzebna może być znajomość języka zapytań, zasad agregacji oraz ograniczeń wynikających z uprawnień. Łatwość obsługi dla użytkownika końcowego nie zawsze oznacza łatwość przygotowania raportu od strony technicznej.

Przy porównaniu warto rozdzielić trzy poziomy pracy. Pierwszy obejmuje zmianę parametrów gotowego zestawienia. Drugi dotyczy zapisania własnego widoku, kolejności kolumn, filtrów i sortowania. Trzeci polega na utworzeniu zupełnie nowego raportu, który pobiera dane z kilku obszarów i przedstawia je w ustalonym układzie. Subiekt GT może być wygodniejszy przy raportach blisko związanych ze sprzedażą i magazynem, natomiast Taxon może oferować inne możliwości w zakresie analiz właściwych dla jego konstrukcji. Ostateczna ocena wymaga wykonania tego samego zadania w obu środowiskach.

Typowe problemy przy raportach Subiekt GT i Taxon

Najczęściej pojawiającym się problemem jest nieprecyzyjne określenie celu raportu. Sformułowanie „raport sprzedaży” może oznaczać obrót brutto, obrót netto, wartość po rabatach, liczbę sprzedanych sztuk, marżę, należności albo udział poszczególnych grup towarowych. Bez ustalenia definicji wyniku nawet prawidłowo działający raport może prowadzić do błędnych wniosków.

Drugą trudnością jest łączenie danych z różnych dokumentów. Towar może występować na fakturze, korekcie, paragonie, dokumencie magazynowym i dokumencie płatności. Każdy z tych dokumentów ma własną datę, status i relacje z innymi zapisami. W raporcie indywidualnym trzeba określić, czy korekta ma pomniejszać wynik w okresie pierwotnej sprzedaży, czy w okresie jej wystawienia. Należy też uważać na wielokrotne zliczanie tych samych pozycji po połączeniu tabel.

Istotne są również uprawnienia. Użytkownik może widzieć określone dokumenty w codziennej pracy, ale nie mieć dostępu do wszystkich danych wymaganych przez raport. Bywa też, że raport działa dla administratora, a po zalogowaniu na konto pracownika zwraca niepełny wynik. W takiej sytuacji konieczne jest rozdzielenie problemu z konstrukcją zestawienia od problemu z zakresem dostępu.

W praktyce zdarzają się także kłopoty z eksportem do arkusza, formatem dat, znakami diakrytycznymi, zaokrągleniami i pustymi wartościami. Raport może wyglądać poprawnie na ekranie, lecz po eksporcie wymagać dodatkowej obróbki. Warto ustalić, czy wynik ma służyć wyłącznie do podglądu, czy również do dalszych obliczeń, cyklicznego przekazywania oraz archiwizacji.

Praktyczne wskazówki dotyczące indywidualnych raportów w Subiekt GT i Taxon

Przed rozpoczęciem konfiguracji dobrze przygotować krótki opis oczekiwanego wyniku. Powinny zostać wskazane kolumny, zakres dat, sposób grupowania, wymagane filtry oraz reguły dotyczące korekt i anulowanych dokumentów. Pomocne jest także podanie jednego przykładowego wyniku, który będzie można porównać z raportem wygenerowanym przez system.

Następnie warto sprawdzić, czy gotowe zestawienie nie zawiera już większości potrzebnych informacji. Zmiana filtrów i układu kolumn bywa bezpieczniejsza niż tworzenie nowego raportu od podstaw. Jeżeli wymagane jest własne zapytanie, powinno zostać opisane w sposób możliwy do późniejszej konserwacji: z nazwą celu, zakresem danych, założeniami oraz informacją, które pola są używane do obliczeń.

Przy porównywaniu Subiekt GT i Taxon najlepiej zastosować identyczny scenariusz testowy. Należy użyć tego samego przedziału czasu, tych samych kontrahentów i towarów oraz podobnych przypadków obejmujących sprzedaż, zwroty i korekty. Dopiero wtedy można ocenić, który system wymaga mniej czynności, daje czytelniejszy wynik i łatwiej pozwala go później zmienić.

Warto również wykonać kopię konfiguracji przed wprowadzeniem modyfikacji oraz przetestować raport na danych kontrolnych. Szczególną uwagę należy zwrócić na przypadki graniczne: pierwszy i ostatni dzień okresu, dokumenty wystawione z opóźnieniem, towary wycofane z oferty oraz kontrahentów o podobnych nazwach. Przy raportach cyklicznych przydatne jest ustalenie stałego nazewnictwa plików i parametrów, aby kolejne wyniki dało się łatwo porównywać.

Kiedy zgłosić się do serwisu w sprawie raportów Subiekt GT i Taxon

Do serwisu warto zgłosić się wtedy, gdy gotowe zestawienia nie odpowiadają potrzebom, raport pokazuje różne wyniki w zależności od konta użytkownika albo pojawiają się rozbieżności między raportem a dokumentami. Wsparcie może być potrzebne także po zmianie komputera, przy problemach z bazą danych, eksporcie wyników lub konieczności przeniesienia konfiguracji na inne stanowisko. Przed przekazaniem sprawy dobrze przygotować opis oczekiwanego rezultatu, przykładowe dokumenty oraz informację, w którym miejscu wynik przestaje być zgodny z założeniami.

W przypadku problemów ze sprzętem używanym do obsługi Subiekt GT lub Taxon można skorzystać z pomocy Warszawskiego Pogotowia Komputerowego 24/7, gdzie dostępna jest darmowa diagnoza laptopa. Takie rozdzielenie pozwala ustalić, czy źródłem trudności jest konfiguracja programu, baza danych, system operacyjny, urządzenie czy sposób przygotowania samego raportu.

Najbardziej miarodajna odpowiedź na pytanie, czy Subiekt GT umożliwia tworzenie indywidualnych raportów łatwiej niż Taxon, powstaje po porównaniu konkretnego zadania, a nie po ogólnej deklaracji. Przy prostych analizach powiązanych z dokumentami handlowymi wygodę może zapewnić zestaw narzędzi dostępnych bezpośrednio w Subiekt GT. Przy bardziej specyficznych potrzebach wynik zależy przede wszystkim od struktury danych, kompetencji osoby konfigurującej raport i jakości przygotowanej definicji.