Czy Subiekt GT umożliwia zbiorcze generowanie faktur?

Subiekt GT umożliwia zbiorcze generowanie faktur, przyspieszając obsługę dużej liczby zamówień jednocześnie.

Zakres zbiorczego fakturowania w Subiekcie GT

Tak, Subiekt GT umożliwia zbiorcze wystawianie faktur, ale sposób działania zależy od dokumentów, które mają stać się podstawą fakturowania. Program obsługuje między innymi tworzenie jednej faktury sprzedaży na podstawie wielu dokumentów WZ. W takim wariancie kilka wydań zewnętrznych może zostać połączonych na jednym dokumencie handlowym, o ile dotyczą tego samego kontrahenta i spełniają wymagania programu dotyczące przekształcenia dokumentów.

Subiekt GT pozwala również na seryjne tworzenie wielu faktur, gdy każda faktura ma powstać dla innego dokumentu źródłowego albo dla innego odbiorcy. Nie należy jednak utożsamiać tych dwóch operacji. Faktura zbiorcza konsoliduje dane z kilku dokumentów w jeden dokument sprzedaży, natomiast wystawianie seryjne tworzy większą liczbę oddzielnych faktur. Różnica ma znaczenie dla numeracji, rozliczeń, kontroli dokumentów i późniejszego przekazania danych do systemu księgowego.

Dokumenty źródłowe i wybór właściwej operacji

Przed rozpoczęciem pracy trzeba ustalić, czy zamówienia zostały już zrealizowane dokumentami magazynowymi, na przykład WZ, czy nadal są tylko zapisami handlowymi oczekującymi na realizację. Zbiorcza faktura sprzedaży może być wystawiana na podstawie dokumentów, które zawierają towary lub usługi przeznaczone do rozliczenia. Samo istnienie wielu zamówień nie oznacza automatycznie, że wszystkie można jednym działaniem zamienić na faktury. Konieczne jest sprawdzenie ich statusu, kontrahenta, dat oraz powiązań z dokumentami sprzedaży.

W przypadku fakturowania na podstawie wielu wydań zewnętrznych użytkownik zaznacza dokumenty przeznaczone do połączenia, a następnie uruchamia operację wypisania faktury zbiorczej. Program przenosi na fakturę pozycje z dokumentów źródłowych, zachowując informacje potrzebne do rozliczenia sprzedaży. Jeżeli na wydruku ma pojawić się wykaz wykorzystanych WZ, należy użyć odpowiednio skonfigurowanego wzorca wydruku. Bez takiej konfiguracji faktura może zawierać pozycje sprzedażowe, ale nie musi prezentować pełnej listy dokumentów, z których je pobrano.

Osobno należy traktować faktury zakupu. Subiekt GT przewiduje możliwość wystawienia jednej faktury zakupu na podstawie kilku przyjęć zewnętrznych, jednak działanie tej funkcji zależy od rodzaju i sposobu utworzenia dokumentów PZ. Dlatego przed wykonaniem operacji warto sprawdzić, czy przyjęcia zostały utworzone w sposób obsługiwany przez konkretną funkcję programu. Zastosowanie niewłaściwej ścieżki może spowodować konieczność ręcznego wprowadzenia dokumentu albo korekty powiązań.

Kontrola danych przed zapisaniem faktur

Zbiorcze generowanie dokumentów przyspiesza pracę, lecz nie zastępuje kontroli danych. Przed zapisaniem faktury trzeba zweryfikować przede wszystkim kontrahenta, płatnika, formę płatności, termin zapłaty, datę sprzedaży, stawki VAT, ceny oraz ilości. Warto także sprawdzić, czy dokumenty źródłowe nie zostały wcześniej zafakturowane. Ponowne użycie tego samego WZ lub innego dokumentu może prowadzić do podwójnego rozliczenia albo odrzucenia operacji przez program.

Znaczenie ma również sposób numeracji i ustawienia wzorca dokumentu. Przy wielu fakturach należy upewnić się, że numeracja jest zgodna z konfiguracją firmy, a seria dokumentów została dobrana do danego rodzaju sprzedaży. Po wystawieniu dokumentów warto przejrzeć listę faktur, sprawdzić ich status oraz porównać sumy z raportem dokumentów źródłowych. Jeżeli faktury są drukowane seryjnie, Subiekt GT pozwala zaznaczyć wybrane dokumenty na liście i uruchomić drukowanie dla wskazanych pozycji. Drukowanie wielu faktur nie jest jednak tym samym co ich wystawienie.

W większych instalacjach zakres automatyzacji może zostać rozszerzony przez Sferę dla Subiekta GT. Jest to osobny mechanizm programistyczny, który pozwala tworzyć dodatkowe rozwiązania wykonujące operacje na wielu dokumentach. Samo posiadanie Subiekta GT nie oznacza jednak, że dowolny scenariusz automatycznego fakturowania będzie dostępny bez konfiguracji lub przygotowania dedykowanego rozszerzenia.

Obsługa Subiekta GT na komputerze firmowym

Przy problemach ze zbiorczym fakturowaniem należy sprawdzić konfigurację programu, dostęp do bazy danych, uprawnienia użytkownika, poprawność dokumentów źródłowych oraz ustawienia wzorców wydruku. Objaw taki jak brak dostępnych dokumentów do fakturowania może wynikać z nieprawidłowego statusu WZ, braku powiązania z kontrahentem, wcześniejszego przekształcenia dokumentu albo ograniczenia widoku listy. Z kolei błędne kwoty lub stawki VAT wymagają porównania kartotek towarów, cenników i danych zapisanych na dokumentach.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC oraz podzespołów, a w ramach diagnostyki może pomóc także w sprawdzeniu środowiska komputerowego wykorzystywanego do pracy z programem Subiekt GT, w tym jego instalacji, dostępu do danych i poprawności działania systemu Windows.