Czy Subiekt GT wspiera sprzedaż ratalną?

Subiekt GT wspiera sprzedaż ratalną poprzez odpowiednią konfigurację dokumentów sprzedaży i terminów płatności.

Mechanizm sprzedaży ratalnej w Subiekcie GT

Subiekt GT może obsługiwać sprzedaż ratalną przez odpowiednie ustawienie warunków płatności na dokumencie sprzedaży. W praktyce oznacza to rozdzielenie momentu wystawienia dokumentu od momentu zapłaty całej należności. Dokument może zawierać informację, że płatność nie następuje jednorazowo, lecz według ustalonych terminów. System zapisuje wartość sprzedaży, kwotę pozostającą do zapłaty oraz termin albo terminy płatności przypisane do dokumentu.

Sprzedaż ratalna w tym ujęciu jest przede wszystkim sposobem ewidencji należności. Samo ustawienie rat w Subiekcie GT nie oznacza automatycznego udzielenia kredytu, zawarcia umowy z instytucją finansową ani obsługi płatności przez bank. Program pomaga prawidłowo opisać dokument handlowy i kontrolować rozrachunek, natomiast warunki finansowania muszą wynikać z ustaleń pomiędzy sprzedawcą, nabywcą oraz ewentualnym zewnętrznym operatorem finansowym.

Dokument sprzedaży, termin płatności i rozrachunek

Przy wystawianiu dokumentu sprzedaży należy dobrać właściwą formę płatności oraz termin zapłaty. Jeżeli należność ma być regulowana w kilku częściach, konfiguracja powinna odzwierciedlać rzeczywisty harmonogram: liczbę płatności, kwoty przypadające na poszczególne raty i ich terminy. Znaczenie ma również to, czy pierwsza część należności jest płatna od razu, czy wszystkie raty mają przyszłe terminy. Nieprawidłowe ustawienie tych danych może powodować błędne saldo kontrahenta i niezgodność pomiędzy dokumentem a uzgodnieniami handlowymi.

Po zapisaniu dokumentu raty są elementami rozrachunku. Każda wpłata powinna zostać przypisana do właściwej należności, aby można było ustalić, która część zobowiązania została uregulowana, a jaka nadal pozostaje wymagalna. W przypadku opóźnienia istotny jest termin przypisany do konkretnej raty, a nie wyłącznie ogólna data wystawienia faktury. Dzięki temu rozrachunki można analizować według należności przeterminowanych, przyszłych terminów oraz kwot pozostających do zapłaty.

Konfiguracja przed wystawieniem faktury ratalnej

Przed rozpoczęciem takiej sprzedaży warto sprawdzić konfigurację form płatności, terminów oraz sposobu tworzenia rozrachunków. Należy zweryfikować, czy wybrany typ dokumentu sprzedaży pozwala wprowadzić ustalone warunki i czy prezentacja danych na wydruku jasno pokazuje sposób zapłaty. W szczególności trzeba sprawdzić zgodność sumy rat z kwotą należności. Suma częściowych płatności nie powinna być niższa ani wyższa od wartości, którą nabywca ma uregulować zgodnie z dokumentem.

Przydatna jest także kontrola dokumentu po zapisaniu. Należy sprawdzić kontrahenta, datę sprzedaży, termin płatności, formę zapłaty, kwoty poszczególnych rat oraz powiązany rozrachunek. Jeżeli sprzedaż jest związana z finansowaniem zewnętrznym, trzeba dodatkowo ustalić, kto faktycznie jest zobowiązany do zapłaty wobec sprzedawcy. Inaczej ewidencjonuje się bezpośrednie raty płacone przez klienta, a inaczej transakcję, w której zewnętrzna firma finansująca przekazuje sprzedawcy należność, a następnie rozlicza klienta według własnej umowy.

Warto pamiętać, że możliwości konfiguracji zależą od używanej wersji programu, ustawień firmy oraz przyjętego obiegu dokumentów. Jeżeli na wydruku brakuje harmonogramu albo rozrachunek tworzy jedną należność zamiast kilku terminów, problem może wynikać z ustawień dokumentu, definicji płatności lub sposobu wprowadzania wpłat. W takiej sytuacji sama zmiana opisu faktury nie wystarczy, ponieważ dane rozrachunkowe muszą odpowiadać zapisowi księgowemu i handlowemu.

Sprawdzenie działania sprzedaży ratalnej na komputerze

Przed użyciem konfiguracji w rzeczywistej sprzedaży można wykonać próbny dokument z niewielką wartością i kilkoma terminami płatności. Następnie należy sprawdzić wydruk lub podgląd dokumentu, listę rozrachunków kontrahenta oraz sposób rozliczenia częściowej wpłaty. Taki test pozwala wykryć pomyłki w kolejności terminów, zaokrągleniach i przypisaniu wpłat. Szczególnej uwagi wymagają raty o nierównych kwotach, ponieważ ostatnia część harmonogramu może wymagać korekty wynikającej z podziału wartości do groszy.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje naprawę laptopów i komputerów PC oraz podzespołów, a w ramach diagnostyki można sprawdzić działanie programu Subiekt GT na konkretnym komputerze, jego konfigurację i współpracę z urządzeniami używanymi przy pracy biurowej. W przypadku problemu z uruchamianiem aplikacji, wydrukiem dokumentu albo zapisem danych warto odtworzyć błąd na badanym stanowisku i zabezpieczyć kopię danych przed zmianą ustawień. Sama diagnoza konfiguracji handlowej wymaga natomiast oceny ustawień Subiekta GT oraz przyjętego sposobu prowadzenia rozrachunków.