Czyszczenie danych ukrytych

Czyszczenie danych ukrytych to funkcja usuwająca z dokumentu metadane i informacje niewidoczne bezpośrednio w treści.

Jakie informacje obejmują dane ukryte w dokumencie

Czyszczenie danych ukrytych polega na usunięciu z pliku informacji, które nie są widoczne podczas zwykłego czytania dokumentu. Mogą to być metadane opisujące autora, nazwę firmy, używany program, datę utworzenia, datę ostatniej modyfikacji albo ścieżkę do folderu, w którym plik był zapisany. W zależności od formatu dokumentu ukryte informacje mogą również obejmować komentarze, śledzone zmiany, właściwości pliku, wersje robocze, niewidoczne arkusze, ukryte wiersze i kolumny, osadzone obiekty oraz dodatkowe elementy zapisane poza główną treścią.

Zakres czyszczenia zależy od rodzaju pliku i programu, w którym został utworzony. Dokument tekstowy może zawierać komentarze i historię edycji, arkusz kalkulacyjny może przechowywać ukryte formuły lub dodatkowe zakładki, a prezentacja może mieć niewidoczne slajdy, notatki prowadzącego i osadzone pliki. W pliku PDF mogą występować między innymi właściwości dokumentu, załączniki, komentarze, warstwy, formularze oraz informacje zapisane w strukturze pliku. Samo usunięcie tekstu widocznego na stronie nie oznacza więc automatycznie usunięcia wszystkich danych zapisanych w dokumencie.

Metadane, komentarze i śledzenie zmian

Najczęściej czyszczenie obejmuje właściwości dokumentu oraz elementy powstałe podczas pracy kilku osób. Właściwości mogą wskazywać autora, tytuł, temat, kategorię, słowa kluczowe, nazwę organizacji i daty związane z plikiem. Komentarze są przechowywane jako osobne obiekty, dlatego ich niewidoczność w podstawowym widoku dokumentu nie oznacza, że zostały usunięte. Podobnie działa śledzenie zmian: zaakceptowanie lub odrzucenie zmian usuwa część informacji z widoku, ale przed przekazaniem pliku warto jeszcze sprawdzić, czy w dokumencie nie pozostały komentarze, wersje robocze albo dane współautorów.

W arkuszach kalkulacyjnych kontrola wymaga sprawdzenia nie tylko aktywnej zakładki. Ukryty arkusz może zawierać obliczenia pomocnicze, dane źródłowe lub stare warianty tabel. Ukryte wiersze i kolumny mogą pozostawać w pliku mimo ich niewidoczności na ekranie, a formuły mogą ujawniać nazwy plików, folderów, adresy sieciowe albo zakresy danych niewidoczne w wydrukowanym zestawieniu. Istotne jest także sprawdzenie nazwanych zakresów, połączeń zewnętrznych, osadzonych obiektów i właściwości skoroszytu. Czyszczenie nie powinno polegać na przypadkowym kasowaniu elementów, ponieważ może to zmienić obliczenia albo uszkodzić zależności między arkuszami.

Bezpieczne czyszczenie bez zmiany treści dokumentu

Przed usunięciem danych ukrytych należy utworzyć kopię oryginalnego pliku i określić, które elementy mają zostać zachowane. W praktyce można rozdzielić czyszczenie techniczne od redakcyjnego. Czyszczenie techniczne dotyczy właściwości pliku, komentarzy, śledzenia zmian, ukrytych obiektów i dodatkowych struktur. Czyszczenie redakcyjne polega na sprawdzeniu, czy w treści nie pozostały informacje, które były wcześniej zasłonięte kolorem, białą czcionką, przycięciem obrazu albo warstwą wizualną. Taki element może nadal istnieć w pliku i być możliwy do odzyskania lub ujawnienia po zmianie formatowania.

Po wykonaniu operacji trzeba zapisać dokument w kontrolowanym formacie, zamknąć program i ponownie otworzyć wynikowy plik. Następnie warto sprawdzić właściwości dokumentu, listę komentarzy, historię zmian, zawartość ukrytych arkuszy i możliwość zaznaczenia niewidocznych obiektów. W przypadku plików przeznaczonych do publikacji pomocne jest również utworzenie wersji testowej pozbawionej elementów edytowalnych, na przykład przez eksport do PDF, a następnie sprawdzenie, czy wynik nie zawiera komentarzy, załączników ani pól formularza. Sam eksport nie daje jednak gwarancji pełnego usunięcia informacji, jeśli program zachowuje dodatkowe dane w strukturze dokumentu.

Sprawdzenie pliku przed przekazaniem go dalej

Czyszczenie danych ukrytych ma znaczenie wtedy, gdy dokument jest wysyłany do innej osoby, publikowany w internecie, przekazywany do druku albo archiwizowany jako wersja końcowa. Przed przekazaniem pliku należy zweryfikować nazwę i format dokumentu, przejrzeć jego właściwości oraz sprawdzić, czy nie zawiera komentarzy, śledzonych zmian, ukrytych części i niepotrzebnych załączników. Warto również sprawdzić, czy dokument nie odwołuje się do lokalnych ścieżek, niedostępnych plików zewnętrznych lub zasobów sieciowych. Takie odwołania mogą ujawnić sposób organizacji plików albo powodować komunikaty o brakujących danych u odbiorcy.

Jeżeli po czyszczeniu dokument zachowuje się inaczej, trzeba porównać go z kopią źródłową i ustalić, czy zmiana wynikała z usunięcia danych ukrytych, czy z przypadkowej modyfikacji treści. Problemy mogą obejmować zniknięcie formuł, zmianę układu tabeli, brak czcionek, usunięcie elementu graficznego albo utratę możliwości dalszej edycji. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, a w ramach diagnostyki można sprawdzić również problemy z otwieraniem, zapisem, konwersją lub nieprawidłowym działaniem plików dokumentów na komputerze.