dane osobowe

Dane osobowe to informacje umożliwiające zidentyfikowanie konkretnej osoby fizycznej, podlegające ochronie na mocy RODO.

Jak komputer rozpoznaje dane osobowe

Dane osobowe w środowisku komputerowym nie są osobnym typem pliku ani specjalnym formatem zapisu. Mogą znajdować się w dokumentach tekstowych, arkuszach kalkulacyjnych, bazach danych, wiadomościach e-mail, zdjęciach, nagraniach, formularzach internetowych oraz kopiach zapasowych. O tym, że informacja ma charakter osobowy, decyduje możliwość powiązania jej z konkretną osobą, a nie rozszerzenie pliku. Imię i nazwisko zapisane w pliku DOCX, adres e-mail w książce kontaktów i identyfikator użytkownika w bazie danych są przykładami informacji przechowywanych w różnych strukturach, ale technicznie mogą pełnić podobną funkcję identyfikacyjną.

Identyfikacja może być bezpośrednia albo pośrednia. Bezpośrednio wskazuje osobę na przykład imię, nazwisko, numer telefonu lub adres zamieszkania. Pośrednio mogą ją wskazywać zestawione ze sobą dane, takie jak adres e-mail, identyfikator konta, adres IP, nazwa urządzenia, czas logowania lub numer klienta. Pojedyncza informacja może nie wystarczać do rozpoznania osoby, lecz po połączeniu z innym zbiorem danych staje się użyteczna identyfikacyjnie. Z tego powodu podczas analizy komputera trzeba brać pod uwagę nie tylko treść dokumentów, ale również nazwy plików, katalogi, historię przeglądarki, właściwości dokumentów i dane zapisane przez aplikacje.

Miejsca zapisu na laptopie i komputerze PC

Na laptopie lub komputerze stacjonarnym dane osobowe mogą być zapisane na dysku SSD, dysku twardym HDD, nośniku USB, karcie pamięci albo w pamięci urządzeń współpracujących z komputerem. System operacyjny przechowuje je nie tylko w folderach użytkownika, lecz także w plikach tymczasowych, pamięci podręcznej aplikacji, bazach danych programów i mechanizmach synchronizacji. Przykładowo, program pocztowy może przechowywać lokalną kopię wiadomości, przeglądarka może zapisywać historię odwiedzanych stron, a edytor dokumentów może pozostawiać pliki odzyskiwania po awarii.

Znaczenie mają także kopie zapasowe i synchronizowane katalogi. Dokument usunięty z głównego folderu może nadal znajdować się w koszu systemowym, migawce, kopii zapasowej, katalogu synchronizowanym z innym urządzeniem lub na zewnętrznym dysku. Właściwości pliku mogą zawierać autora, nazwę konta systemowego, datę utworzenia, datę modyfikacji, lokalizację zapisu albo informacje o programie, w którym plik powstał. Zdjęcia często zawierają metadane EXIF, takie jak data wykonania, model aparatu i niekiedy współrzędne geograficzne. Te informacje również powinny być uwzględniane przy ocenie zawartości nośnika.

Identyfikacja, dostęp i bezpieczne przetwarzanie plików

Ocena danych osobowych na komputerze wymaga rozróżnienia treści od sposobu dostępu. Plik może być czytelny dla użytkownika, ale jednocześnie chroniony uprawnieniami systemu plików, hasłem aplikacji, szyfrowaniem całego dysku lub szyfrowaniem pojedynczego archiwum. W systemach Windows informacje o uprawnieniach są powiązane między innymi z kontami użytkowników i identyfikatorami zabezpieczeń. Samo skopiowanie pliku nie zawsze zachowuje wszystkie ustawienia uprawnień, a zmiana właściciela lub uprawnień może zmienić zakres osób mogących odczytać dane.

Przy diagnostyce sprzętu istotne jest ograniczenie niepotrzebnego otwierania dokumentów zawierających dane identyfikacyjne. Najpierw można sprawdzić stan nośnika, połączenia, system plików, błędy odczytu i strukturę katalogów, bez analizowania całej zawartości plików. W przypadku uszkodzonego dysku wielokrotne uruchamianie systemu może pogorszyć stan nośnika albo nadpisać część informacji. Dlatego przed operacjami naprawczymi należy ustalić, czy priorytetem jest przywrócenie działania komputera, wykonanie kopii danych, czy zachowanie istniejącej struktury plików. Instalacja systemu, formatowanie i usuwanie partycji są działaniami, które mogą doprowadzić do utraty danych osobowych.

Co sprawdzić przed naprawą lub przekazaniem urządzenia

Przed przekazaniem laptopa albo komputera do diagnostyki warto uporządkować dostęp do zapisanych informacji. Należy zamknąć aplikacje, wylogować się z poczty i innych programów, odłączyć niepotrzebne nośniki zewnętrzne oraz wykonać kopię ważnych plików, jeżeli urządzenie jeszcze działa. Jeżeli problem dotyczy dysku, kopię trzeba wykonać możliwie szybko i na sprawny nośnik. Nie powinno się jednak samodzielnie uruchamiać wielu narzędzi naprawczych na nośniku wydającym nietypowe dźwięki, znikającym z systemu albo zgłaszającym błędy odczytu.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, dlatego zakres diagnostyki może obejmować także ocenę dysku, systemu operacyjnego oraz przyczyn problemów z dostępem do plików. Informacja o obecności danych osobowych pomaga dobrać sposób postępowania z urządzeniem, zwłaszcza gdy potrzebne jest kopiowanie danych, wymiana nośnika albo ponowna instalacja systemu. Przy takich czynnościach trzeba jasno ustalić, które pliki mają zostać zachowane, czy użytkownik posiada kopię zapasową oraz czy urządzenie może zostać uruchomione bez dostępu do całego profilu użytkownika.