Dlaczego Subiekt GT nie widzi kont bankowych kontrahenta?

Subiekt GT może nie widzieć kont bankowych kontrahenta z powodu braku ich uzupełnienia w kartotece lub błędu importu danych.

Gdzie Subiekt GT przechowuje rachunki kontrahenta

Subiekt GT wyświetla rachunki bankowe przypisane do konkretnej kartoteki kontrahenta. Sam fakt, że numer rachunku znajduje się na fakturze, w wiadomości e-mail albo w innym programie, nie oznacza jeszcze, że został zapisany w kartotece Subiekta GT. Rachunek musi być wprowadzony do danych tego kontrahenta, a następnie zapisany razem z kartoteką. Jeżeli numer nie został dodany, lista rachunków pozostanie pusta, mimo że pozostałe dane firmy, takie jak nazwa, adres i numer NIP, są kompletne.

Trzeba również sprawdzić, czy otwierana jest właściwa kartoteka. W bazie mogą występować podobne nazwy kontrahentów, duplikaty albo osobne kartoteki utworzone przed i po imporcie danych. Numer rachunku może być zapisany przy jednej kartotece, podczas gdy dokument sprzedaży lub zakupu został wystawiony dla innej. W takiej sytuacji użytkownik ma wrażenie, że Subiekt GT „zgubił” rachunek, chociaż dane znajdują się przy innym rekordzie. Pomocne jest wyszukanie kontrahenta po numerze NIP oraz porównanie identyfikatora kartoteki użytej na dokumencie.

Brak numeru a nieudany import danych

Drugą częstą przyczyną jest import danych kontrahenta, który przeniósł podstawowe informacje, ale pominął rachunki bankowe. Import może obejmować różny zakres pól, zależnie od źródła danych, formatu pliku i ustawień mapowania. Jeżeli pole zawierające numer rachunku nie zostało powiązane z odpowiednim polem w Subiekcie GT, kontrahent zostanie utworzony bez rachunku. Podobny skutek wystąpi wtedy, gdy plik źródłowy zawiera rachunek w osobnej tabeli, a użyte narzędzie importu obsługuje wyłącznie główne dane kartoteki.

Warto sprawdzić sam plik importu, a nie tylko komunikat końcowy programu. Należy potwierdzić, czy numer rachunku występuje w danych źródłowych, czy jest przypisany do właściwego NIP-u oraz czy nie został zapisany jako zwykły opis lub element adresu. Znaczenie ma także format wartości: rachunek nie powinien być zmieniony przez arkusz kalkulacyjny na zapis wykładniczy, skrócony ciąg cyfr albo liczbę pozbawioną zer znajdujących się na początku. Po imporcie trzeba otworzyć kilka konkretnych kartotek i porównać ich rachunki ze źródłem, ponieważ pomyślne zakończenie importu nie potwierdza poprawności każdej pojedynczej wartości.

Walidacja rachunku i wybór właściwego zapisu

Numer rachunku bankowego w Polsce ma 26 cyfr w krajowym formacie NRB. Może być również prezentowany w formacie IBAN z prefiksem kraju „PL”, ale sposób zapisu w źródle musi być zgodny z tym, czego oczekuje używana funkcja Subiekta GT lub narzędzie importujące dane. Sprawdzenie długości ciągu, usunięcie przypadkowych spacji oraz porównanie cyfr z dokumentem źródłowym pozwala wykryć błędy powstałe podczas ręcznego przepisywania. Sama poprawna długość nie dowodzi jednak, że rachunek należy do danego kontrahenta.

Jeżeli kontrahent ma więcej niż jeden rachunek, należy ustalić, który zapis ma być używany na dokumentach i przelewach. Rachunek może być widoczny na liście, ale nie być wybrany jako właściwy dla bieżącej operacji. Trzeba odróżnić brak danych od problemu z wyborem rachunku na dokumencie: w pierwszym przypadku kartoteka nie zawiera zapisu, w drugim zapis istnieje, lecz dokument korzysta z innej pozycji. Weryfikacja powinna obejmować kartotekę kontrahenta, dokument, na którym ma pojawić się rachunek, oraz ustawienia operacji związanej z płatnością. Jeśli rachunek został dopisany po utworzeniu dokumentu, należy sprawdzić, czy dokument pobiera dane ponownie, czy zachowuje wcześniej zapisany stan.

Postępowanie serwisowe przy niepełnej kartotece Subiekta GT

Bezpieczna diagnostyka powinna rozpocząć się od wykonania kopii zapasowej bazy danych, zapisania informacji o źródle importu i ustalenia, czy problem dotyczy jednego kontrahenta, czy większej grupy kartotek. Masowa niezgodność wskazuje raczej na błąd mapowania, format pliku albo procedurę importu. Pojedynczy brak częściej wynika z nieuzupełnionej kartoteki, duplikatu lub ręcznej pomyłki. Nie należy poprawiać danych bez porównania z wiarygodnym dokumentem, ponieważ zastąpienie prawidłowego rachunku błędnym może skierować płatność do niewłaściwego odbiorcy.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje profesjonalną naprawę laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, a także pomaga w diagnostyce problemów z oprogramowaniem używanym na komputerze. Przy zgłoszeniu dotyczącym Subiekta GT warto przygotować opis operacji, po której rachunki przestały być widoczne, przykładową kartotekę, informację o sposobie importu oraz dokładny komunikat programu. Takie dane ułatwiają rozróżnienie nieuzupełnionej kartoteki, błędnego przypisania kontrahenta i problemu z procesem importowania rachunków.