Dzielenie kolumn

Dzielenie kolumn to funkcja arkusza kalkulacyjnego umożliwiająca rozdzielenie zawartości jednej kolumny na kilka odrębnych.

Na czym polega dzielenie kolumn w arkuszu kalkulacyjnym

Dzielenie kolumn to operacja polegająca na rozdzieleniu danych zapisanych w jednej kolumnie na kilka osobnych kolumn. Stosuje się ją wtedy, gdy pojedyncza komórka zawiera kilka informacji połączonych wspólnym separatorem albo ułożonych według stałego schematu. Przykładem może być lista, w której w jednej kolumnie zapisano imię i nazwisko, adres składający się z ulicy i numeru albo dane rozdzielone przecinkami. Po wykonaniu operacji każda część trafia do oddzielnej komórki, dzięki czemu można ją niezależnie sortować, filtrować i analizować.

Arkusze kalkulacyjne zwykle udostępniają funkcję dzielenia tekstu według separatora lub według stałej szerokości. Separator może być pojedynczym znakiem, takim jak przecinek, średnik, tabulator, spacja albo dwukropek. Przy stałej szerokości podział jest wyznaczany na podstawie pozycji znaków, a nie konkretnego symbolu. Wynik zależy od budowy danych wejściowych: jeżeli liczba elementów w wierszach jest różna albo separator występuje także wewnątrz tekstu, automatyczny podział może wymagać dodatkowej kontroli.

Separatory, szerokość pola i rozpoznawanie danych

Przed podzieleniem kolumny należy ustalić, według jakiej reguły zapisano wartości. W plikach CSV często spotyka się przecinek, ale w polskich ustawieniach arkuszy oraz programów biurowych często używany jest średnik, ponieważ przecinek może pełnić funkcję separatora dziesiętnego. Tabulator jest typowy dla danych kopiowanych z tabel tekstowych, natomiast spacja sprawdza się tylko wtedy, gdy pojedyncze elementy nie zawierają spacji. Jeżeli wiersz ma postać „Kowalski Jan”, podział według spacji rozdzieli nazwisko i imię, ale w przypadku „Jan Nowak Warszawa” utworzy już trzy pola, co może być niepożądane.

Ważne jest również określenie, czy puste pola między separatorami mają zostać zachowane. W zapisie „A;;C” środkowa wartość jest pusta, dlatego poprawny import powinien umieścić „A” w pierwszej kolumnie, pustą komórkę w drugiej i „C” w trzeciej. Program może także próbować automatycznie rozpoznać typ danych. Ciąg cyfr może zostać potraktowany jako liczba, data może zostać zamieniona na wartość daty, a kod pocztowy lub numer seryjny może utracić początkowe zero. Przy imporcie warto więc wskazać format kolumny jako tekstowy, gdy zachowanie dokładnego zapisu jest ważniejsze niż wykonywanie obliczeń.

Kontrola wyniku po rozdzieleniu zawartości

Dzielenie kolumn zmienia układ danych, ale nie naprawia błędów w samym tekście. Po operacji należy sprawdzić kilka pierwszych i kilka ostatnich wierszy, zwracając uwagę na przesunięcia wartości, nieoczekiwane puste pola oraz fragmenty, które pozostały po niewłaściwej stronie podziału. Należy także upewnić się, że sąsiednie kolumny nie zawierały danych, które zostałyby nadpisane. W wielu arkuszach wynik pojawia się od wskazanej komórki początkowej, dlatego bezpieczniej jest pozostawić wolne miejsce albo wykonać kopię danych przed rozpoczęciem pracy.

Problemy mogą wynikać z cudzysłowów, znaków nowej linii i separatorów występujących wewnątrz wartości. W pliku CSV tekst zawierający przecinek bywa ujmowany w cudzysłowy, na przykład „Warszawa, centrum”. Parser obsługujący reguły CSV powinien potraktować taki zapis jako jedną wartość, a nie jako dwa pola. Należy również uważać na spacje umieszczone przed separatorem lub po nim, ponieważ mogą pozostać w komórkach i powodować różnice podczas wyszukiwania. Po podziale przydatne jest oczyszczenie tekstu z nadmiarowych spacji oraz sprawdzenie, czy formuły odwołujące się do pierwotnej kolumny nadal wskazują właściwe zakresy.

Dzielenie kolumn w codziennej pracy z arkuszem

Rozdzielone dane można wykorzystać do sortowania według wybranej części, tworzenia filtrów, budowania zestawień i sprawdzania powtarzających się wartości. Jeżeli operacja ma być wykonywana regularnie, lepszym rozwiązaniem może być użycie formuły lub narzędzia importu danych, ponieważ ręczne dzielenie wymaga powtarzania tych samych czynności. Formuły tekstowe mogą pobierać fragment przed separatorem, fragment po separatorze albo element o określonej pozycji. Wybór metody zależy od tego, czy dane są jednorazowe, czy będą cyklicznie odświeżane.

Błędne działanie funkcji dzielenia kolumn może być skutkiem niejednoznacznego separatora, niezgodnego kodowania pliku, uszkodzonego importu albo problemów z samym arkuszem kalkulacyjnym. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, dlatego w razie problemów z działaniem programu biurowego można zlecić diagnostykę urządzenia i środowiska pracy. Przed przekazaniem komputera warto zachować kopię pliku źródłowego, aby możliwe było porównanie danych przed i po podziale.