e-mail nieformalny

E-mail nieformalny to wiadomość napisana w luźnym, przyjaznym tonie, odbiegającym od konwencji korespondencji biznesowej.

Charakterystyka e-maila nieformalnego

E-mail nieformalny jest wiadomością elektroniczną przeznaczoną do swobodnej komunikacji, najczęściej między osobami, które znają się prywatnie albo utrzymują bezpośredni, mniej oficjalny kontakt. O jego charakterze decyduje przede wszystkim sposób formułowania treści, a nie specjalny format pliku, rozszerzenie ani odrębny protokół sieciowy. Taka wiadomość może zostać wysłana z telefonu, laptopa, komputera stacjonarnego lub przez przeglądarkę internetową, ponieważ serwer pocztowy obsługuje ją tak samo jak inną wiadomość e-mail.

Wiadomość nieformalna zwykle zaczyna się od krótkiego powitania, na przykład „Cześć” albo „Dzień dobry”, jeśli relacja wymaga nieco większego dystansu. W dalszej części można stosować prostsze zdania, skróty językowe i bezpośrednie zwroty. Nie oznacza to jednak dowolności technicznej. Nadal należy podać właściwy adres odbiorcy, temat wiadomości oraz treść, a przed wysłaniem sprawdzić, czy załączniki zostały dodane i czy wiadomość trafiła do właściwej osoby.

Budowa wiadomości w kliencie pocztowym

Od strony technicznej e-mail nieformalny ma taką samą podstawową strukturę jak każda inna wiadomość internetowa. Składa się z nagłówków oraz treści. Nagłówki zawierają między innymi adres nadawcy, adres odbiorcy, temat, datę utworzenia i informacje potrzebne do przekazania wiadomości między serwerami. Treść może być zapisana jako zwykły tekst albo jako HTML. Wersja tekstowa jest pozbawiona formatowania, natomiast HTML pozwala użyć między innymi pogrubienia, odnośników, list i innych elementów prezentacyjnych.

Załączniki, takie jak zdjęcia lub dokumenty, są przekazywane razem z wiadomością w strukturze MIME. Mechanizm MIME pozwala połączyć w jednym komunikacie tekst oraz dane binarne, które nie są bezpośrednio zwykłym tekstem. Klient pocztowy może wyświetlić załącznik jako osobny plik, ale jego obecność zwiększa rozmiar wiadomości. Z tego powodu przy wysyłaniu fotografii warto zwrócić uwagę na ich rozdzielczość i wielkość, zwłaszcza gdy konto pocztowe lub serwer odbiorcy mają ograniczenia dotyczące rozmiaru wiadomości.

Adresowanie, temat i czytelność korespondencji

Nieformalny ton nie zwalnia z prawidłowego adresowania wiadomości. Pole „Do” powinno zawierać głównego odbiorcę, pole „DW” może służyć do poinformowania dodatkowych osób, a „UDW” ukrywa adresy odbiorców przed pozostałymi adresatami. Przy korespondencji prywatnej najczęściej wystarcza bezpośrednie wskazanie odbiorcy, jednak przed wysłaniem trzeba sprawdzić autouzupełnianie adresu. Program pocztowy może podstawić podobny kontakt, dlatego pomyłka w tym miejscu może skierować prywatną treść do niewłaściwej osoby.

Temat wiadomości powinien krótko wskazywać jej zawartość, nawet jeśli rozmowa ma swobodny charakter. Zwroty takie jak „Hej” lub „Ważne” nie informują, czego dotyczy korespondencja, i utrudniają późniejsze wyszukiwanie. Lepszy temat opisuje konkretną sprawę, na przykład „Zdjęcia z wyjazdu” albo „Spotkanie w sobotę”. W treści warto rozdzielać poszczególne wątki akapitami, ponieważ długi blok tekstu jest mniej czytelny na ekranie telefonu i komputera. Przed wysłaniem należy również sprawdzić, czy żart, skrót lub emotikon nie mogą zostać odebrane inaczej, niż zamierzono.

Wysyłanie i odbieranie e-maili nieformalnych

Do wysłania wiadomości klient pocztowy korzysta zwykle z protokołu SMTP, natomiast odbieranie może odbywać się przez POP3 albo IMAP. SMTP służy do przekazywania poczty wychodzącej, a IMAP umożliwia synchronizowanie wiadomości i folderów między serwerem a wieloma urządzeniami. POP3 pobiera wiadomości do programu pocztowego w sposób bardziej lokalny i nie zapewnia takiego samego modelu synchronizacji folderów jak IMAP. Sam nieformalny styl wiadomości nie zmienia działania tych protokołów.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, dlatego przy problemach z wysyłaniem lub odbieraniem poczty można rozpocząć od sprawdzenia połączenia z internetem, ustawień klienta pocztowego, poprawności adresu serwera SMTP lub IMAP oraz komunikatów wyświetlanych przez program. Warto odróżnić problem aplikacji od problemu konta pocztowego: jeśli poczta działa w przeglądarce, a nie działa w zainstalowanym programie, przyczyną może być konfiguracja klienta, zapisane hasło albo lokalny profil użytkownika. Jeżeli nie działa również dostęp przez przeglądarkę, trzeba sprawdzić konto, usługę pocztową i połączenie sieciowe.