edytowane PDF-y z fakturą

Edytowane PDF-y z fakturą to zmodyfikowane dokumenty rozliczeniowe, mogące budzić wątpliwości co do ich autentyczności.

Jak powstaje edytowany PDF z fakturą

PDF jest formatem dokumentu, który przechowuje między innymi tekst, czcionki, obrazy, grafiki wektorowe oraz informacje o układzie strony. Dokument może zostać utworzony bezpośrednio w programie do fakturowania, wyeksportowany z edytora tekstu albo powstać przez zeskanowanie papierowego wydruku. Sam fakt zapisania pliku jako PDF nie oznacza, że jego zawartość jest niezmienna. W zależności od zastosowanego programu możliwe jest dodawanie, usuwanie lub przesuwanie elementów tekstowych, podmienianie grafiki, przycinanie stron i zmiana właściwości dokumentu.

Edytowany PDF z fakturą może wyglądać poprawnie podczas zwykłego otwierania w czytniku. Niektóre zmiany dotyczą tylko widocznych elementów, na przykład numeru dokumentu, daty, kwoty albo danych kontrahenta. Inne pozostawiają ślady w strukturze pliku, takie jak dodatkowe obiekty, zmieniona kolejność elementów strony lub zapis aktualizacji dokumentu. Dlatego ocena autentyczności nie powinna opierać się wyłącznie na wyglądzie faktury, ponieważ poprawne wyrównanie tekstu i zachowanie czcionki nie potwierdzają pochodzenia pliku.

Struktura pliku i ślady modyfikacji

W wielu plikach PDF zmiany są zapisywane jako tak zwane aktualizacje przyrostowe. Oryginalna zawartość pozostaje w pliku, a program dopisuje później zmienione obiekty oraz nowe informacje o dokumencie. Taka konstrukcja może pozwolić narzędziom analitycznym na porównanie wcześniejszych i późniejszych wersji wybranych elementów. Nie każdy program zapisuje jednak modyfikacje w ten sam sposób. Niektóre aplikacje przebudowują cały plik od początku, przez co wcześniejsza struktura może zostać usunięta, a analiza ogranicza się do dostępnych metadanych i zawartości.

Podczas technicznego sprawdzania pliku analizuje się między innymi właściwości dokumentu, datę utworzenia, datę ostatniej modyfikacji, nazwę programu zapisującego PDF, liczbę stron, osadzone czcionki oraz obecność obrazów i pól formularza. Metadane są przydatną wskazówką, ale nie stanowią samodzielnego dowodu ingerencji. Można je zmienić lub usunąć, a niezgodna data może wynikać z kopiowania pliku między urządzeniami. Wiarygodniejszy obraz powstaje dopiero po zestawieniu metadanych ze strukturą dokumentu, wersją otrzymaną z innego źródła i informacjami widocznymi na samej fakturze.

Porównanie treści, obrazu i podpisu elektronicznego

Weryfikacja PDF-u z fakturą powinna obejmować sprawdzenie spójności wszystkich pól. Porównuje się numer faktury, datę wystawienia, datę sprzedaży, dane sprzedawcy, dane nabywcy, numery identyfikacyjne, pozycje towarów lub usług, stawki podatku, wartości netto, podatku i brutto. Ważne jest także sprawdzenie, czy suma pozycji odpowiada wartościom podanym w podsumowaniu. Błąd rachunkowy może być zwykłą pomyłką, ale różnice między wersjami dokumentu mogą wskazywać na podmianę wybranych elementów.

Osobnej oceny wymaga rozróżnienie między PDF-em tekstowym a skanem. W dokumencie tekstowym można zazwyczaj zaznaczać i kopiować znaki, natomiast skan jest obrazem strony, nawet jeśli później dodano do niego warstwę OCR, czyli rozpoznanego tekstu. Nierówne znaki, różne poziomy kompresji, odmienne rozmycie lub inne położenie fragmentu obrazu mogą wskazywać, że część informacji została naniesiona później, ale również mogą wynikać z ponownego skanowania. Jeżeli plik zawiera podpis elektroniczny, należy sprawdzić jego ważność, zakres podpisanych danych i to, czy dokument został zmieniony po złożeniu podpisu. Zwykły obraz podpisu, pieczęci lub parafki nie zapewnia takiej kontroli integralności jak podpis kryptograficzny.

Bezpieczne postępowanie z podejrzanym dokumentem

Przed analizą warto zachować oryginalny plik bez zmiany nazwy i nie otwierać go w edytorze, który może automatycznie zapisać nową wersję. Kopię roboczą można wykorzystać do odczytu metadanych, sprawdzenia właściwości dokumentu i porównania zawartości. Przydatne jest również obliczenie sumy kontrolnej, na przykład SHA-256, dla zachowanego pliku. Suma nie potwierdza prawdziwości faktury, ale pozwala później stwierdzić, czy analizowany plik jest dokładnie tym samym plikiem, który został wcześniej zabezpieczony.

Jeżeli dokument otwiera się nieprawidłowo, wyświetla brakujące czcionki, ma niewidoczne elementy albo powoduje błędy programu PDF, przyczyną może być uszkodzenie pliku, niekompletny zapis, brak zasobów lub niezgodność aplikacji, a nie celowa edycja. W takiej sytuacji należy porównać plik w kilku aktualnych czytnikach, sprawdzić go na innym komputerze i uzyskać niezależną kopię dokumentu z systemu, w którym faktura została wystawiona. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, a przy problemach z obsługą plików PDF można rozpocząć od sprawdzenia systemu, programu do odczytu dokumentów oraz nośnika danych.