Edytowanie stopki

Edytowanie stopki to funkcja umożliwiająca modyfikację treści wyświetlanej na dole każdej strony dokumentu.

Zakres treści umieszczanej w stopce dokumentu

Edytowanie stopki polega na zmianie obszaru dokumentu wyświetlanego przy dolnej krawędzi strony. Stopka jest częścią układu strony, dlatego jej zawartość może pojawiać się automatycznie na wielu stronach bez ręcznego powtarzania tego samego tekstu. W zależności od używanego edytora dokumentu stopka może zawierać zwykły tekst, numer strony, datę, nazwę pliku, nazwę autora, grafikę, tabelę albo elementy formatowania, takie jak pogrubienie, wyrównanie i zmiana rozmiaru czcionki.

Zmiana stopki nie modyfikuje głównej treści akapitów znajdujących się w dokumencie. Dotyczy osobnego elementu kompozycji strony, który jest zapisany w strukturze pliku dokumentu. Można w niej umieścić na przykład dane kontaktowe, oznaczenie wersji dokumentu, numerację stron lub krótką informację identyfikującą materiał. Przygotowując stopkę, trzeba uwzględnić szerokość obszaru roboczego oraz margines dolny, ponieważ zbyt długa treść może zostać zawinięta, przesunięta albo ograniczyć miejsce przeznaczone na tekst zasadniczy.

Mechanizm powtarzania stopki na kolejnych stronach

Typowa stopka jest powiązana z sekcją dokumentu, a nie z pojedynczym akapitem na konkretnej stronie. Dzięki temu edytor może wyświetlać tę samą zawartość na wszystkich stronach należących do danej sekcji. Jeżeli dokument został podzielony na kilka sekcji, każda z nich może mieć własną stopkę. W wielu programach dostępna jest również opcja łączenia stopki z poprzednią sekcją. Gdy takie powiązanie pozostaje aktywne, zmiana stopki w jednej sekcji może wpłynąć na inne sekcje.

Układ stopki może zależeć od rodzaju strony. Dokument może mieć osobną stopkę dla pierwszej strony, odmienną stopkę dla stron parzystych i nieparzystych albo różne stopki po zmianie orientacji strony. Numer strony jest zwykle wstawiany jako pole dynamiczne, którego wartość edytor oblicza na podstawie położenia strony w dokumencie. Ręczne wpisanie numeru jako zwykłego tekstu nie zapewnia prawidłowej aktualizacji po dodaniu lub usunięciu stron, dlatego przy numeracji należy korzystać z funkcji pól dostępnych w danym programie.

Praktyczna zmiana formatowania i zawartości stopki

Edytowanie rozpoczyna się zwykle od otwarcia obszaru stopki przez dwukrotne kliknięcie dolnej części strony albo użycie polecenia dotyczącego nagłówka i stopki. Po wejściu do tego obszaru można zaznaczyć istniejący tekst, usunąć go i wprowadzić nową treść. Dostępne ustawienia pozwalają zmienić krój i wielkość czcionki, kolor, wyrównanie, odstępy między akapitami oraz położenie elementów względem lewego i prawego marginesu. Jeżeli stopka zawiera kilka informacji, można rozmieścić je za pomocą tabulatorów, tabeli lub osobnych pól tekstowych, zależnie od możliwości edytora.

Po zmianie warto sprawdzić dokument w widoku wydruku lub w podglądzie eksportu do PDF. Kontrola powinna obejmować pierwszą i ostatnią stronę, strony parzyste oraz nieparzyste, a także miejsca, w których rozpoczynają się nowe sekcje. Należy zweryfikować, czy tekst nie nachodzi na numer strony, grafikę albo treść główną, czy elementy dynamiczne pokazują aktualne wartości oraz czy stopka nie znika po zmianie orientacji strony. Przy drukowaniu znaczenie ma również obszar niedrukowalny urządzenia, ponieważ drukarka może nie odwzorować elementów znajdujących się zbyt blisko dolnej krawędzi arkusza.

Stopka w codziennej pracy z dokumentami

Poprawnie skonfigurowana stopka ułatwia identyfikację wydrukowanych lub zapisanych dokumentów. W instrukcji, ofercie, raporcie albo formularzu można umieścić w niej nazwę dokumentu, oznaczenie wersji, numer strony i datę utworzenia. Przy częstych zmianach treści lepiej stosować pola automatyczne oraz style dokumentu niż wielokrotnie kopiować stopkę ręcznie. Ogranicza to ryzyko pozostawienia nieaktualnego numeru strony, starej daty lub błędnego oznaczenia wersji.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, a w ramach diagnostyki może również sprawdzić problemy z edytorem dokumentów, układem wydruku, sterownikiem drukarki lub zapisem pliku. W przypadku nieprawidłowego wyglądu stopki trzeba ustalić, czy przyczyną jest ustawienie sekcji, błędne pole dynamiczne, uszkodzenie dokumentu, niezgodność formatu pliku czy problem występujący dopiero podczas drukowania. Takie rozróżnienie pozwala dobrać właściwe działanie bez przypadkowej zmiany całego układu dokumentu.