Eksport danych do Power BI

Eksport danych do Power BI to proces przesyłania informacji z dokumentu do tego narzędzia analitycznego.

Zakres eksportu danych do Power BI

Eksport danych do Power BI oznacza przygotowanie informacji znajdujących się w dokumencie lub aplikacji i przekazanie ich do środowiska analitycznego Microsoft Power BI. Dane mogą pochodzić między innymi z arkusza kalkulacyjnego, pliku tekstowego CSV, pliku JSON, bazy danych, usługi internetowej albo innego źródła obsługiwanego przez konektor Power BI. Sam eksport nie jest zwykłym skopiowaniem tekstu. Zwykle obejmuje odczyt tabel, rozpoznanie kolumn, ustalenie typów danych oraz załadowanie rekordów do modelu danych raportu.

Power BI rozdziela kilka etapów pracy z informacją. Power Query służy do pobrania i przekształcenia danych, model danych przechowuje tabele oraz relacje, a raport przedstawia wyniki na wykresach, kartach i tabelach. Przy imporcie dokumentu trzeba sprawdzić, czy zawiera on rzeczywistą tabelę danych, czy tylko formatowany wydruk, obraz albo zestaw pól rozmieszczonych nieregularnie. Dokument z połączonymi komórkami, wieloma nagłówkami lub pustymi wierszami może zostać wczytany, ale wymaga dodatkowego uporządkowania przed wykorzystaniem w raporcie.

Przygotowanie dokumentu przed wczytaniem

Najbardziej przewidywalny eksport powstaje wtedy, gdy źródłowa tabela ma jeden wiersz nagłówków, a każdy kolejny wiersz zawiera jeden rekord. Nazwy kolumn powinny być jednoznaczne i niepowtarzalne, natomiast w jednej kolumnie powinny znajdować się wartości tego samego rodzaju. Daty, liczby, wartości procentowe i tekst nie powinny być mieszane w jednej kolumnie, ponieważ Power BI może wtedy przypisać kolumnie typ tekstowy albo zgłosić błędy podczas konwersji. Warto również usunąć całkowicie puste wiersze i kolumny, pomocnicze sumy umieszczone pomiędzy rekordami oraz ręcznie wpisane nagłówki kolejnych sekcji.

W przypadku arkusza programu Excel dane można pobrać jako tabelę albo jako zakres arkusza. Tabela z ustalonym nagłówkiem jest zazwyczaj stabilniejszym źródłem, ponieważ nowe wiersze mogą zostać objęte zakresem tabeli. Przy pliku CSV znaczenie mają kodowanie znaków, separator kolumn oraz separator dziesiętny. Nieprawidłowe rozpoznanie tych ustawień może spowodować połączenie kilku kolumn w jedną, rozbicie wartości na niewłaściwe pola albo wyświetlanie polskich znaków jako nieczytelnych symboli. Przed publikacją raportu należy porównać liczbę wierszy, sumy kontrolne i przykładowe wartości z dokumentem źródłowym.

Transformacja, typy danych i odświeżanie

Po zaimportowaniu danych Power Query pozwala wykonywać operacje takie jak zmiana nazw kolumn, usuwanie niepotrzebnych pól, filtrowanie rekordów, dzielenie kolumn, łączenie tabel oraz konwersja typów danych. Kroki transformacji są zapisywane w zapytaniu i mogą zostać ponownie wykonane podczas odświeżania. Wewnętrznym językiem tych operacji jest M. Nie należy jednak traktować transformacji jako naprawy błędnego źródła bez kontroli wyniku: automatyczne usunięcie błędów lub zastąpienie nieprawidłowych wartości pustymi może zmienić późniejsze obliczenia.

Typ kolumny wpływa na sortowanie, filtrowanie i działanie miar języka DAX. Kolumna zawierająca daty powinna być rozpoznana jako data lub data i godzina, wartości ilościowe jako liczby, a identyfikatory oraz kody pocztowe często powinny pozostać tekstem, nawet jeśli składają się wyłącznie z cyfr. Przy większych źródłach trzeba ustalić, czy raport korzysta z importu danych, czy z połączenia bezpośredniego. Import tworzy kopię danych w modelu Power BI i wymaga odświeżania, natomiast połączenie bezpośrednie pobiera wyniki z podłączonego źródła zgodnie z jego obsługą przez konkretny konektor.

Kontrola raportu na komputerze i w serwisie

Po eksporcie warto sprawdzić nie tylko to, czy raport się otwiera, lecz także czy przedstawia właściwe wyniki. Kontrola powinna obejmować liczbę załadowanych rekordów, wartości skrajne, datę najstarszego i najnowszego wpisu, sumy kluczowych kolumn oraz działanie filtrów. Należy zweryfikować relacje między tabelami, ponieważ błędny klucz może powodować zwielokrotnienie wartości albo brak wyników na wizualizacjach. Jeżeli dokument jest regularnie aktualizowany, trzeba również przetestować odświeżenie po dodaniu nowych wierszy i po zmianie nazwy pliku lub lokalizacji źródła.

Problemy z eksportem mogą wynikać zarówno z dokumentu, jak i z komputera używanego do przygotowania raportu. Uszkodzony profil programu, nieaktualna aplikacja Power BI Desktop, brak dostępu do pliku, nieprawidłowe kodowanie lub błędy dysku mogą przerwać import albo powodować niepełne odświeżanie. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, dlatego w przypadku problemów ze stabilnością stanowiska można sprawdzić pamięć masową, pamięć operacyjną, system oraz działanie aplikacji potrzebnych do pracy z dokumentami i raportami.