EspoCRM E-mail Automation

EspoCRM E-mail Automation to funkcja tego systemu automatyzująca wysyłkę wiadomości na podstawie zdarzeń w module sprzedaży.

Rola automatyzacji wiadomości w EspoCRM

EspoCRM E-mail Automation oznacza mechanizmy, które pozwalają powiązać wysyłkę wiadomości e-mail ze zdarzeniami oraz warunkami zapisanymi w systemie CRM. Nie jest to pojedynczy przycisk wysyłający tę samą wiadomość do wszystkich odbiorców. Automatyzacja korzysta z danych znajdujących się w rekordach, takich jak Lead, Contact, Account, Opportunity lub Case, i może uruchomić określone działanie po utworzeniu albo zmianie rekordu.

W praktyce automatyczna wiadomość może być elementem procesu sprzedażowego. Przykładowo, zmiana statusu szansy sprzedaży może spełnić warunek zdefiniowany w regule Workflow, a następnie uruchomić wysłanie wiadomości z odpowiednim szablonem. O tym, czy wiadomość zostanie wysłana, decydują skonfigurowany typ wyzwalacza, warunki oraz akcje. Dzięki temu treść i odbiorca mogą zależeć od konkretnego rekordu, a nie tylko od ręcznego wyboru adresu.

Wyzwalacze, warunki i akcja Send Email

Najważniejszym narzędziem automatyzacji w EspoCRM są Workflows dostępne w Advanced Pack. Reguła Workflow otrzymuje typ encji, typ wyzwalacza, warunki oraz jedną lub większą liczbę akcji. Dostępne wyzwalacze obejmują między innymi utworzenie rekordu, aktualizację rekordu, utworzenie lub aktualizację rekordu, ręczne uruchomienie, harmonogram, sekwencję oraz sygnał systemowy.

Akcja Send Email wykorzystuje wskazany Email Template. Adres odbiorcy może pochodzić z rekordu docelowego, rekordu powiązanego, bieżącego użytkownika, obserwujących, zespołu albo może zostać podany jawnie. Wiadomość może zostać wysłana od razu lub po określonym opóźnieniu. Przy konfigurowaniu warunku po aktualizacji trzeba uwzględnić możliwość wielokrotnego uruchomienia reguły. Dokumentacja EspoCRM zwraca uwagę na ryzyko pętli, zwłaszcza gdy sama automatyzacja modyfikuje rekord i ponownie spełnia warunek wyzwalacza.

Szablony, dane rekordów i harmonogram wysyłki

Treść automatycznej wiadomości jest tworzona w Email Template. Szablon może zawierać pola rekordu, na przykład nazwę konta lub dane osoby, zapisane w postaci placeholderów takich jak {Account.name} albo {Person.emailAddress}. W określonych sytuacjach EspoCRM obsługuje również składnię Handlebars z podwójnymi nawiasami klamrowymi, między innymi {{name}}. Wartości są podstawiane na podstawie rekordu nadrzędnego wskazanego dla wiadomości.

Automatyzacja harmonogramowa działa inaczej niż wyzwalacz reagujący na pojedynczą zmianę. Najpierw tworzy się List Report zwracający rekordy spełniające określone kryteria, a następnie regułę Workflow typu Scheduled korzystającą z tego raportu. Przy każdym uruchomieniu system pobiera aktualny wynik raportu i wykonuje akcję dla każdego zwróconego rekordu. Harmonogram jest określany za pomocą zapisu crontab. Wymaga to poprawnie skonfigurowanego zadania cron oraz aktywnych zadań cyklicznych odpowiedzialnych za pracę w tle.

Kontrola działania na komputerze użytkownika

Jeżeli automatyzacja została skonfigurowana, lecz wiadomości nie docierają, diagnostykę należy rozpocząć od rozdzielenia problemu aplikacyjnego od problemu komputera. W EspoCRM trzeba sprawdzić aktywność reguły Workflow, typ encji, warunki, wybrany szablon, adres odbiorcy oraz historię wykonania zadania. Następnie należy zweryfikować ustawienia poczty wychodzącej, w szczególności konto SMTP, adres nadawcy i możliwość wykonania wysyłki testowej. Samo utworzenie reguły nie gwarantuje wysłania wiadomości, jeśli mechanizm zadań w tle lub konfiguracja SMTP nie działa.

Na laptopie albo komputerze PC można dodatkowo sprawdzić działanie przeglądarki, dostęp do adresu EspoCRM, błędy połączenia, nieprawidłową datę i godzinę systemową oraz blokowanie interfejsu przez rozszerzenia przeglądarki. Takie czynności pomagają ustalić, czy problem dotyczy wyświetlania i obsługi panelu, czy samego przetwarzania wiadomości po stronie aplikacji. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, dlatego może sprawdzić komputer, na którym występują lokalne problemy z dostępem do systemu.