filtrowanie danych wrażliwych

Filtrowanie danych wrażliwych to proces wykrywania i ograniczania przesyłania poufnych informacji za pośrednictwem poczty.

Jak działa filtrowanie danych wrażliwych w poczcie elektronicznej

Filtrowanie danych wrażliwych, określane także jako kontrola wycieku informacji, polega na analizowaniu wiadomości e-mail oraz załączników przed ich dostarczeniem do odbiorcy. Mechanizm może działać na serwerze pocztowym, w bramie pocztowej albo w programie zabezpieczającym zintegrowanym z usługą poczty. Jego zadaniem jest rozpoznanie treści, które odpowiadają ustalonym regułom, a następnie zastosowanie określonej czynności. Wiadomość może zostać przepuszczona, oznaczona ostrzeżeniem, skierowana do dodatkowej kontroli, zaszyfrowana albo zatrzymana. W praktyce analizie podlega nie tylko temat i treść wiadomości, lecz także nazwy plików, typy załączników, zawartość dokumentów oraz dane ukryte w formatach takich jak PDF, arkusz kalkulacyjny czy plik tekstowy.

Reguły filtrowania mogą wykrywać konkretne wzorce, na przykład ciągi cyfr przypominające numery kart płatniczych, numery rachunków, identyfikatory dokumentów albo wewnętrzne oznaczenia projektów. Stosuje się również słowniki słów kluczowych, klasyfikację dokumentów, rozpoznawanie etykiet poufności oraz analizę kontekstu wiadomości. Samo wystąpienie określonego słowa nie zawsze oznacza naruszenie, dlatego bardziej zaawansowane systemy łączą kilka warunków: rodzaj informacji, adresata, domenę odbiorcy, typ załącznika i sposób wysyłki. Pozwala to ograniczyć liczbę fałszywych alarmów, czyli sytuacji, w których zwykła wiadomość zostaje błędnie uznana za próbę przesłania informacji poufnych.

Reguły, wzorce i klasyfikacja załączników

Skuteczność filtrowania zależy od jakości reguł oraz od tego, czy system potrafi analizować różne reprezentacje tej samej informacji. Dane wrażliwe mogą znajdować się w zwykłym tekście, tabeli, obrazie osadzonym w dokumencie lub zeskanowanym załączniku. W tym ostatnim przypadku potrzebne jest optyczne rozpoznawanie znaków, czyli OCR, które zamienia obraz pisma na tekst możliwy do dalszego przeszukania. Bez tej funkcji filtr może nie wykryć informacji zapisanych jako skan. Znaczenie ma także dekompresja archiwów, ponieważ poufne dane mogą zostać umieszczone w pliku ZIP lub w innym kontenerze plikowym, jeżeli system dopuszcza analizę takiej zawartości.

Reguła może zostać zbudowana na podstawie wyrażenia regularnego, czyli formalnego wzorca opisującego układ znaków. Sam wzorzec powinien być dostosowany do rzeczywistego formatu danych, ponieważ zbyt prosty filtr generuje liczne błędne dopasowania. Przykładowo ciąg cyfr występujący w numerze telefonu może przypominać numer dokumentu albo identyfikator transakcji. Dlatego mechanizmy kontroli często sprawdzają również sumy kontrolne, separatory, sąsiednie słowa i kontekst dokumentu. W regułach można określić wyjątki, dozwolone domeny, grupy odbiorców oraz wymóg zatwierdzenia wysyłki przez użytkownika lub administratora systemu.

Reakcja na wykrycie poufnej treści i ślad audytowy

Po wykryciu dopasowania system wykonuje akcję ustaloną w polityce filtrowania. Najłagodniejszą reakcją może być ostrzeżenie wyświetlone osobie wysyłającej wiadomość. Bardziej restrykcyjna polityka zatrzymuje pocztę w kwarantannie, gdzie oczekuje ona na przegląd. Możliwe jest również automatyczne usunięcie załącznika, zablokowanie wysyłki do domeny zewnętrznej albo wymuszenie szyfrowania. Wybór działania powinien uwzględniać charakter informacji i ryzyko błędnego zatrzymania legalnej korespondencji. Inaczej traktuje się wiadomość wysłaną do zaufanej domeny organizacji, a inaczej identyczną treść kierowaną na prywatny adres pocztowy.

Ważnym elementem jest rejestrowanie zdarzeń. Log powinien wskazywać czas analizy, identyfikator wiadomości, zastosowaną regułę, rodzaj reakcji oraz status dalszego przetwarzania. Zwykle nie ma potrzeby zapisywania całej poufnej treści w raporcie, ponieważ samo logowanie może zwiększyć zakres ujawnienia informacji. Przy diagnozowaniu problemu sprawdza się, czy wiadomość została zatrzymana przed dostarczeniem, czy została opóźniona przez kwarantannę, czy też filtr zadziałał dopiero po stronie programu pocztowego. Należy także odróżnić blokadę wynikającą z polityki danych od problemu transportowego, błędu uwierzytelniania, limitu rozmiaru załącznika albo nieprawidłowej konfiguracji DNS dla poczty.

Filtrowanie a codzienna praca na laptopie i komputerze PC

Na komputerze użytkownika działanie filtrowania może być widoczne jako komunikat ostrzegawczy przy próbie wysłania wiadomości, opóźnienie dostarczenia albo brak załącznika po stronie odbiorcy. W pierwszej kolejności warto ustalić, czy problem dotyczy jednej wiadomości, konkretnego typu pliku, wszystkich odbiorców zewnętrznych czy całej skrzynki. Pomocne jest ponowne wysłanie testowej wiadomości bez załącznika, z inną nazwą pliku i z plikiem o niewielkim rozmiarze, o ile jest to zgodne z zasadami obowiązującymi w danym środowisku. Nie należy wyłączać ochrony poczty tylko po to, aby ominąć blokadę, ponieważ może to usunąć kontrolę nad przesyłaniem informacji.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje profesjonalną naprawę laptopów, komputerów PC i podzespołów, w tym diagnostykę problemów z systemem, aplikacjami pocztowymi, przeglądarkami, sterownikami oraz połączeniem sieciowym. Przy zgłoszeniu związanym z filtrowaniem danych wrażliwych istotne jest przekazanie komunikatu błędu, czasu wystąpienia oraz informacji, czy wiadomość została zatrzymana, odrzucona czy dostarczona bez załącznika. Nie powinno się przekazywać serwisantowi rzeczywistych poufnych dokumentów; do testów należy użyć danych przykładowych. Takie postępowanie ułatwia rozdzielenie awarii laptopa lub programu pocztowego od reguły działającej po stronie usługi pocztowej.