Formatowanie spisu treści

Formatowanie spisu treści to ustawienia kontrolujące wygląd automatycznie generowanej listy rozdziałów.

Elementy wpływające na wygląd spisu treści

Formatowanie spisu treści obejmuje ustawienie wyglądu automatycznie utworzonej listy nagłówków, a nie ręczne zmienianie pojedynczych wierszy tekstu. Program analizuje strukturę dokumentu i pobiera do spisu treści nagłówki oznaczone odpowiednimi poziomami. W edytorze Microsoft Word służą do tego przede wszystkim style „Nagłówek 1”, „Nagłówek 2” i kolejne poziomy, natomiast w LibreOffice Writer wykorzystywane są style nagłówków o podobnej funkcji. Po zmianie tytułu rozdziału lub jego położenia spis można zaktualizować, aby ponownie pobrał nazwę i numer strony.

Najczęściej formatowanie określa krój pisma, jego rozmiar, pogrubienie, interlinię, odstępy przed i po akapicie oraz wcięcia dla poszczególnych poziomów. Osobno można ustawić sposób oddzielania tytułu od numeru strony. Stosuje się do tego tabulatory z prawym wyrównaniem oraz znaki wiodące, na przykład kropki, które tworzą ciąg pomiędzy nazwą rozdziału a numerem strony. W ten sposób numery stron pozostają wyrównane w jednej kolumnie, nawet gdy tytuły mają różną długość.

Style poziomów i hierarchia nagłówków

Automatyczny spis treści zachowuje hierarchię wynikającą z poziomów konspektu. Rozdział oznaczony jako poziom pierwszy jest nadrzędny wobec podrozdziałów poziomu drugiego, a te mogą zawierać dalsze elementy poziomu trzeciego. Formatowanie powinno wizualnie odzwierciedlać tę zależność, na przykład przez większe wcięcie i mniejszy rozmiar tekstu dla podrozdziałów. Sama zmiana wyglądu nagłówka w treści dokumentu nie zawsze zmienia wygląd jego wpisu w spisie, ponieważ spis może korzystać z oddzielnych stylów przeznaczonych dla poszczególnych poziomów.

W Microsoft Word wygląd wpisów można modyfikować przez style „TOC 1”, „TOC 2” i następne, zależnie od języka oraz wersji programu. W LibreOffice Writer ustawienia znajdują się w konfiguracji spisu treści, gdzie można przypisać poziomy do stylów znakowych i akapitowych. Ważne jest rozróżnienie między stylem nagłówka źródłowego a stylem wpisu w spisie. Pierwszy decyduje o tym, czy tekst zostanie wykryty i na jakim poziomie się pojawi, a drugi określa jego prezentację na stronie spisu.

Numery stron, hiperłącza i aktualizacja zawartości

Spis treści może wyświetlać numery stron albo działać jako lista odsyłaczy do miejsc w dokumencie. W dokumentach elektronicznych wpisy często zawierają hiperłącza prowadzące do nagłówków, zakładek lub kotwic generowanych przez edytor. W Wordzie podczas tworzenia spisu można włączyć opcję używania hiperłączy zamiast samych numerów stron, a w Writerze podobną funkcję uzyskuje się przez ustawienia pól i odsyłaczy spisu. Po eksporcie do PDF działanie odsyłaczy zależy również od ustawień eksportu oraz użytego programu.

Po zmianie treści należy odświeżyć spis, ponieważ jego wpisy nie muszą zmieniać się automatycznie w chwili edycji dokumentu. Aktualizacja może dotyczyć wyłącznie numerów stron albo całej tabeli, w tym nazw, poziomów i kolejności nagłówków. Wybranie aktualizacji całej tabeli jest potrzebne wtedy, gdy rozdział został dodany, usunięty, przemianowany lub przeniesiony. Przed zapisaniem dokumentu warto sprawdzić, czy nie pozostały stare numery stron, puste wpisy, niezamierzone poziomy ani nagłówki techniczne, które przypadkowo otrzymały styl uwzględniany w spisie.

Kontrola spisu w dokumentach użytkowych

Praktyczna kontrola formatowania polega na przejściu przez cały spis i porównaniu go z nagłówkami znajdującymi się w dokumencie. Należy sprawdzić, czy każdy wpis ma właściwy poziom, czy wcięcia tworzą czytelną strukturę oraz czy numery stron są wyrównane przy prawym marginesie. Warto również zweryfikować dokument po zmianie orientacji strony, rozmiaru czcionki, marginesów lub podziału na sekcje, ponieważ takie operacje mogą przesunąć rozdziały i zmienić numerację. Ręczne dopisywanie tekstu do automatycznego spisu utrudnia późniejszą aktualizację i może zostać nadpisane przez program.

Problemy ze spisem treści często wynikają z używania pogrubienia lub większej czcionki zamiast prawidłowego stylu nagłówka, z przypadkowego przypisania niewłaściwego poziomu albo z wklejenia treści zawierającej obce style. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, a przy problemach z dokumentami może także pomóc w ustaleniu, czy nieprawidłowy spis wynika z ustawień edytora, uszkodzonego szablonu lub błędnej struktury pliku.