ikona błyskawicy i kalendarza w Outlook – spotkanie pilne

Ikona błyskawicy i kalendarza w Outlooku oznacza spotkanie oznaczone jako pilne.

Skąd bierze się ten znacznik przy wiadomości

W Outlooku wykrzyknik oraz ikony przy pozycji listy to wizualizacja właściwości MAPI wiadomości. Za ważność odpowiada PR_IMPORTANCE, przenoszony w nagłówku Importance o wartości High, Normal lub Low. Symbol kalendarza natomiast oznacza, że element nie jest zwykłym mailem, lecz wiadomością typu IPM.Schedule.Meeting.Request, czyli zaproszeniem na spotkanie zawierającym załącznik iCalendar z polami DTSTART, DTEND i ORGANIZER. Połączenie obu znaczników opisuje więc zaproszenie oznaczone jako pilne.

Ważność ustawia się przy tworzeniu wiadomości na karcie Wiadomość w grupie Tagi, a w zaproszeniu na karcie Spotkanie. Odbiorca nie może jej zmienić w cudzej przesyłce, może natomiast filtrować po niej widok.

Czym różni się pilność od flagi i od przypomnienia

Trzy mechanizmy bywają mylone. Ważność to deklaracja nadawcy i nie wywołuje żadnej akcji u odbiorcy. Flaga kontrolna (Flaga do wykonania) to znacznik dodawany przez odbiorcę, który tworzy pozycję na liście zadań. Przypomnienie w zaproszeniu to osobne pole ustawiające alarm przed rozpoczęciem, domyślnie na kwadrans wcześniej. Nadawca może wymusić przypomnienie w spotkaniu, ale nie może wymusić przeczytania maila oznaczonego jako pilny.

Wygląd samego oznaczenia różni się także między klientami. Ten sam nagłówek Importance: high w Outlooku dla Windows daje czerwony wykrzyknik, w Outlook w przeglądarce inny znacznik, a w wielu klientach mobilnych nie pojawia się wcale. Dlatego opieranie pilnej komunikacji wyłącznie na tej ikonie jest zawodne.

Typowe kłopoty z zaproszeniami

Najbardziej uciążliwy objaw to zaproszenie docierające jako plik winmail.dat zamiast czytelnego spotkania. Przyczyną jest wysyłka w formacie RTF wraz z kodowaniem TNEF, którego klient odbiorcy nie rozpoznaje; lekarstwem jest przestawienie formatu wiadomości na HTML. Drugi problem to spotkania pojawiające się o złej godzinie, co niemal zawsze wynika z rozjazdu strefy czasowej między kontami albo z nieaktualnych danych stref w systemie. Trzeci to zniknięcie zaproszenia z Odebranych po odpowiedzi, będące zachowaniem domyślnym, które wyłącza się w Opcjach kalendarza.

Zdarza się też, że ikona pilności nie pokazuje się przez własną regułę użytkownika przenoszącą wiadomości do folderu z uproszczonym widokiem listy.

Porządkowanie Outlooka i kalendarzy w firmie

Naprawiamy sytuacje, w których kalendarz zespołu przestaje się zgadzać: podwojone wpisy po migracji skrzynki, uszkodzony profil Outlooka wymagający odbudowy w Panelu sterowania przez aplet Poczta, przerośnięte pliki OST spowalniające start programu, konflikt reguł usuwających zaproszenia. Naprawiamy zarówno komputery użytkowników indywidualnych, jak i stanowiska firmowe, także w trybie nocnym, gdy przerwa w pracy biura jest najmniej kosztowna. Nie zajmujemy się wyłącznie sprzętem Apple i MacBookami.