import/eksport wiadomości

Import/eksport wiadomości to zbiorcze określenie procesów przenoszenia korespondencji między systemami pocztowymi.

Na czym polega import i eksport wiadomości

Import/eksport wiadomości oznacza przenoszenie korespondencji między programami pocztowymi, kontami lub usługami wykorzystującymi różne sposoby przechowywania poczty. Eksport polega na zapisaniu wiadomości z dotychczasowego programu albo konta do plików lub innego zasobu, natomiast import jest odczytaniem tych danych przez program docelowy i utworzeniem w nim wiadomości, folderów oraz powiązanych informacji. Operacja może dotyczyć pojedynczych wiadomości, wybranych folderów albo całego lokalnego archiwum.

Nie jest tożsama ze zwykłym przekazaniem wiadomości na inny adres. Przekazanie tworzy nową wiadomość wysłaną ponownie, a import może zachować oryginalnego nadawcę, odbiorców, temat, datę, treść, załączniki i nagłówki techniczne. Zakres zachowanych danych zależy od programu źródłowego, formatu pliku oraz możliwości programu docelowego. Szczególnej uwagi wymagają wiadomości oznaczone jako przeczytane, odpowiedzi i przekazane dalej, foldery niestandardowe oraz elementy zapisane poza główną skrzynką odbiorczą.

Protokoły pocztowe a rzeczywiste przeniesienie archiwum

Wiadomości przechowywane na serwerze są często udostępniane przez IMAP albo POP3. IMAP pozwala programowi pocztowemu przeglądać foldery i synchronizować ich zawartość z serwerem, dlatego przy zmianie aplikacji może wystarczyć ponowne skonfigurowanie tego samego konta. W takim przypadku program odczytuje wiadomości z serwera, ale nie zawsze tworzy niezależną kopię lokalnego archiwum. Usunięcie lub przeniesienie wiadomości podczas synchronizacji może również zmienić stan skrzynki na serwerze.

POP3 działa według innego modelu: program pobiera wiadomości ze skrzynki, zwykle z folderu odpowiadającego poczcie przychodzącej. Ten protokół nie odwzorowuje pełnej struktury folderów tak jak IMAP, dlatego nie jest dobrym opisem kompletnego eksportu rozbudowanego archiwum. SMTP służy do wysyłania nowych wiadomości i nie jest protokołem importu ani eksportu istniejącej korespondencji. Przy migracji trzeba więc odróżnić synchronizację z kontem od przenoszenia wcześniej zapisanych danych oraz sprawdzić, czy program zachowa foldery, flagi i daty.

Formaty plików, załączniki i nagłówki wiadomości

Popularnym formatem pojedynczej wiadomości jest EML, oparty na strukturze MIME. Taki plik może zawierać nagłówki, treść tekstową lub HTML oraz załączniki zakodowane jako części tej samej wiadomości. Nagłówki takie jak From, To, Date, Subject i Message-ID pozwalają odtworzyć podstawowe informacje o korespondencji. Message-ID jest identyfikatorem technicznym wiadomości, ale program docelowy nie zawsze wykorzystuje go do rozpoznawania duplikatów. W efekcie wielokrotny import może utworzyć kilka kopii tej samej wiadomości.

Inne programy używają własnych baz lub kontenerów archiwum, na przykład plików PST w programach Microsoft Outlook. Format programu źródłowego nie musi być bezpośrednio obsługiwany przez aplikację docelową, a sama zmiana rozszerzenia pliku nie konwertuje jego zawartości. Przy imporcie mogą wystąpić różnice w kodowaniu znaków, sposobie zapisu daty, oznaczeniach priorytetu, statusie odpowiedzi oraz lokalizacji załączników. Trzeba także sprawdzić wiadomości z podpisem cyfrowym, treścią HTML i osadzonymi obrazami, ponieważ ich wygląd po konwersji może zależeć od obsługi konkretnych części MIME.

Kontrola poprawności po przeniesieniu korespondencji

Przed rozpoczęciem operacji warto wykonać kopię źródłowego archiwum i ustalić, które foldery oraz zakres dat mają zostać przeniesione. Przydatne jest porównanie liczby wiadomości w folderach, obecności najstarszych i najnowszych elementów, poprawności nazw nadawców oraz dostępności załączników. Należy otworzyć także kilka wiadomości zawierających polskie znaki, długą treść, odpowiedzi w wątku i większe pliki. Sama informacja o zakończeniu importu nie potwierdza, że wszystkie elementy zostały odwzorowane prawidłowo.

Jeżeli po imporcie pojawiają się duplikaty, brakujące foldery albo puste załączniki, trzeba ustalić, czy problem powstał przy eksporcie, konwersji, uprawnieniach do pliku, czy podczas synchronizacji z kontem. Pomocne jest wykonanie próby na małym zbiorze wiadomości przed przeniesieniem całego archiwum. W przypadku lokalnego programu pocztowego diagnostyka może obejmować sprawdzenie ścieżki profilu, dostępnego miejsca na dysku, integralności pliku archiwum oraz ustawień konta. Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje profesjonalną naprawę laptopów i komputerów PC, w tym diagnostykę problemów z lokalnym programem pocztowym oraz przenoszeniem zapisanej korespondencji.