Inspektor dokumentów

Inspektor dokumentów to narzędzie wyszukujące i usuwające z pliku ukryte metadane i informacje osobiste.

Jak działa Inspektor dokumentów w Microsoft Office

Inspektor dokumentów to funkcja pakietu Microsoft Office służąca do sprawdzania pliku pod kątem treści, które nie zawsze są widoczne podczas zwykłej edycji. W zależności od programu i typu dokumentu może analizować między innymi komentarze, śledzone zmiany, właściwości pliku, informacje o autorze, ukryty tekst, niewidoczne elementy, nagłówki i stopki, niestandardowe dane XML oraz inne składniki osadzone w dokumencie. Zakres kontroli nie jest identyczny w Wordzie, Excelu i PowerPoincie, ponieważ każdy z tych programów przechowuje inne rodzaje danych.

Narzędzie nie jest skanerem całego komputera ani programem antywirusowym. Działa na otwartym pliku dokumentu i sprawdza określone kategorie informacji obsługiwane przez dany program Office. Po zakończeniu analizy wyświetla wyniki według kategorii oraz wskazuje, czy wykryto elementy możliwe do usunięcia. Samo znalezienie metadanych nie oznacza uszkodzenia pliku. Są to często informacje zapisane automatycznie przez program, takie jak nazwa autora, data utworzenia, historia edycji albo właściwości dokumentu.

Uruchamianie kontroli i interpretacja wyników

W typowych wersjach aplikacji Office Inspektor dokumentów można uruchomić przez polecenie dotyczące sprawdzania dokumentu, dostępne w obszarze informacji o pliku. W praktyce użytkownik wybiera opcję sprawdzenia pliku pod kątem problemów, a następnie uruchamia inspekcję dokumentu. Przed rozpoczęciem warto zapisać kopię roboczą, ponieważ usunięcie niektórych elementów może zmienić zawartość dokumentu, a operacja nie zawsze pozwala wygodnie odtworzyć wszystkie usunięte dane.

Wynik należy czytać osobno dla każdej kategorii. Komentarze i śledzone zmiany mogą ujawnić przebieg wcześniejszej pracy nad tekstem, arkuszem lub prezentacją. Właściwości dokumentu mogą zawierać nazwę autora, nazwę organizacji, temat, słowa kluczowe i inne pola zapisane w pliku. W arkuszu kalkulacyjnym kontrola może zwrócić uwagę na ukryte arkusze, a w prezentacji na niewidoczne slajdy lub elementy. Jeżeli Inspektor dokumentów oferuje przy danej kategorii przycisk usunięcia, odnosi się to do wykrytych danych tej kategorii, a nie do wszystkich możliwych informacji występujących w pliku.

Po usunięciu elementów trzeba sprawdzić dokument ręcznie. Usunięcie komentarzy, zmian lub ukrytych składników może wpłynąć na sposób prezentacji treści, formuły, odwołania albo układ stron. W przypadku plików zawierających makra, obiekty osadzone, połączenia z zewnętrznymi źródłami lub zaawansowane elementy arkusza należy dodatkowo skontrolować, czy dokument nadal działa zgodnie z przeznaczeniem. Inspektor dokumentów pomaga wskazać typowe dane ukryte, ale nie zastępuje pełnego przeglądu zawartości i struktury pliku.

Metadane, wersje robocze i elementy niewidoczne

Dokument Office może zawierać więcej informacji niż wynika z tekstu widocznego na ekranie. Właściwości pliku są przechowywane razem z dokumentem i mogą być odczytane przez programy obsługujące format Office. Historia zmian oraz komentarze mogą zachowywać fragmenty wcześniejszej pracy, nawet jeżeli końcowa wersja tekstu wygląda poprawnie. Ukryty tekst, ukryte wiersze, kolumny, arkusze i slajdy również mogą pozostać częścią pliku, mimo że nie są wyświetlane podczas standardowego przeglądania.

Ważnym ograniczeniem jest zależność wyniku od formatu i programu. Plik zapisany jako dokument programu Word, skoroszyt programu Excel oraz prezentacja programu PowerPoint mają różne mechanizmy przechowywania danych, dlatego lista sprawdzanych kategorii może się różnić. Zmiana formatu pliku nie powinna być traktowana jako gwarantowane usunięcie metadanych. Konwersja może usunąć część właściwości, ale może też zmienić układ, formuły, czcionki, obiekty lub funkcje dokumentu. Bezpieczniejsza procedura polega na wykonaniu kopii, przeprowadzeniu inspekcji, zapisaniu oczyszczonej wersji pod nową nazwą i ponownym otwarciu jej w odpowiedniej aplikacji.

Jeżeli plik zawiera dane pobierane z zewnętrznych źródeł, odwołania, osadzone obiekty albo załączniki, należy sprawdzić je niezależnie. Inspektor dokumentów może wykryć niektóre składniki, lecz zakres wykrywania i możliwości usuwania zależą od konkretnego typu elementu. Również nazwa pliku, jego lokalizacja, kopie zapasowe i wersje przechowywane w usługach synchronizujących są odrębnymi nośnikami informacji i nie są automatycznie czyszczone przez inspekcję bieżącego dokumentu.

Sprawdzenie pliku przed przekazaniem do serwisu

Podczas problemów z dokumentem warto najpierw ustalić, czy trudność dotyczy samego pliku, aplikacji Office, dodatku czy systemu operacyjnego. Objawami wymagającymi dalszej diagnostyki mogą być komunikaty o uszkodzeniu dokumentu, nieprawidłowe wyświetlanie ukrytej zawartości, znikające komentarze, błędy podczas zapisywania albo różnice między plikiem otwieranym na dwóch komputerach. Kopia oryginału powinna pozostać niezmieniona, a czynności czyszczenia najlepiej wykonywać na kopii roboczej. Po zapisaniu nowej wersji należy sprawdzić tekst, obrazy, tabele, formuły, makra i drukowanie.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, a w ramach diagnostyki może pomóc ustalić, czy problem z dokumentem wynika z działania programu, uszkodzenia systemu plików, błędów nośnika danych lub konfiguracji komputera. Przy przekazywaniu pliku do analizy warto wskazać używaną aplikację, format dokumentu, wersję programu oraz dokładny komunikat błędu. Takie informacje ułatwiają odtworzenie problemu bez przypadkowego nadpisania oryginalnych danych.