Integracja z innymi aplikacjami Office

Integracja z innymi aplikacjami Office umożliwia przenoszenie i osadzanie danych między programami tego pakietu biurowego.

Współdzielenie danych między programami pakietu Office

Integracja z innymi aplikacjami Office oznacza możliwość przekazywania danych między programami takimi jak Word, Excel, PowerPoint i Outlook. Informacje mogą być kopiowane jako zwykły tekst, tabela, obraz albo obiekt powiązany z dokumentem źródłowym. Sposób wstawienia danych decyduje o tym, czy późniejsze zmiany w pliku źródłowym będą widoczne również w dokumencie docelowym. Zwykłe wklejenie tworzy niezależną kopię, natomiast wklejenie jako łącze zachowuje odwołanie do pierwotnego pliku.

Przykładem jest umieszczenie zakresu komórek z programu Excel w dokumencie Word. Zakres może zostać wstawiony jako sformatowana tabela, obraz lub osadzony arkusz, który można później otworzyć z poziomu dokumentu. Podobnie wykres utworzony w Excelu można wykorzystać w prezentacji PowerPoint. Przy kopiowaniu należy zwrócić uwagę na format docelowy, ponieważ część funkcji arkusza, takich jak formuły, filtry lub formatowanie warunkowe, może nie działać po wklejeniu jako obraz albo zwykły tekst.

Osadzanie obiektów i łącza do plików źródłowych

Osadzanie obiektu polega na zapisaniu jego zawartości wewnątrz dokumentu, prezentacji lub innego pliku Office. Dzięki temu dokument docelowy może zawierać na przykład arkusz kalkulacyjny albo wykres bez konieczności dołączania osobnego pliku źródłowego. Zwiększa to jednak rozmiar pliku i sprawia, że aktualizacja danych wymaga edycji osadzonego obiektu. Osadzony arkusz zachowuje część właściwości programu, w którym został utworzony, ale nie zawsze prezentuje wszystkie elementy identycznie jak plik otwarty bezpośrednio.

Łącze do obiektu działa inaczej. Dokument przechowuje odwołanie do lokalizacji pliku źródłowego, a dane mogą być odświeżane po zmianie tego pliku. Taki mechanizm zależy od poprawności ścieżki, dostępności pliku oraz uprawnień systemu. Przeniesienie dokumentów do innego folderu, zmiana nazwy pliku albo otwarcie dokumentu na innym komputerze może spowodować komunikat o braku źródła. Jeżeli aktualizacja łącza nie jest potrzebna, bezpieczniejszym rozwiązaniem bywa wklejenie statycznej kopii danych.

Automatyzacja przepływu informacji w Office

Programy Office mogą wymieniać dane także za pomocą formatów plików i mechanizmów automatyzacji. Excel zapisuje arkusze między innymi w formacie XLSX, Word używa formatu DOCX, a PowerPoint formatu PPTX. Są to formaty oparte na standardzie Office Open XML, w którym dokument jest pakietem plików XML oraz zasobów dodatkowych. Zgodność nie oznacza jednak pełnej zamienności wszystkich funkcji, ponieważ każdy program interpretuje dane zgodnie ze swoim przeznaczeniem.

Integracja obejmuje również przekazywanie danych z Outlooka do innych aplikacji. Wiadomość, załącznik, termin lub kontakt może zostać użyty jako źródło informacji w dalszej pracy, na przykład przy tworzeniu dokumentu albo przygotowywaniu prezentacji. Przy kopiowaniu załączników i elementów wiadomości znaczenie mają ich format, lokalizacja oraz sposób udostępnienia. Problemy mogą pojawić się wtedy, gdy plik jest otwierany w innej wersji programu, z wyłączonymi dodatkami lub bez wymaganych składników obsługi obiektu. Warto również rozróżniać dane zapisane w treści dokumentu od odwołań do zewnętrznych plików, ponieważ awaria łącza dotyczy tylko drugiego przypadku.

Sprawdzanie działania integracji w środowisku biurowym

Diagnostyka problemu z integracją powinna rozpocząć się od ustalenia, jaki rodzaj wymiany danych został zastosowany: kopiowanie, osadzanie czy łączenie z plikiem źródłowym. Następnie sprawdza się, czy dokument otwiera się bez komunikatów o uszkodzeniu, czy wskazany plik źródłowy istnieje oraz czy jego ścieżka nie została zmieniona. Istotne jest także przetestowanie operacji na lokalnej kopii dokumentu, aby odróżnić problem z samym plikiem od problemu z dostępem do lokalizacji sieciowej lub nośnika danych.

Jeśli tabela, wykres albo obiekt nie wyświetla się prawidłowo, należy sprawdzić format wklejenia i spróbować otworzyć element w aplikacji źródłowej. Pomocne może być zapisanie dokumentu w aktualnym formacie Office, wyłączenie problematycznego dodatku oraz sprawdzenie, czy wszystkie programy mają dostęp do wymaganych plików. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, a w ramach diagnostyki można ustalić, czy źródłem problemu jest aplikacja Office, uszkodzony dokument, brak dostępu do pliku czy nieprawidłowa konfiguracja systemu.