Integracja z usługami e-podpisu

Integracja z usługami e-podpisu umożliwia elektroniczne podpisywanie dokumentów bez opuszczania aplikacji biurowej.

Jak działa integracja e-podpisu w aplikacji biurowej

Integracja z usługą e-podpisu łączy aplikację biurową z zewnętrznym systemem, który wykonuje operację podpisania dokumentu elektronicznego. Użytkownik wybiera plik w edytorze dokumentów, systemie obiegu dokumentów albo aplikacji do faktur, a następnie przekazuje go do usługi podpisującej. Przekazanie może odbywać się przez interfejs programistyczny API, dodatek do programu, moduł przeglądarkowy lub protokół używany przez konkretną platformę. Po zakończeniu operacji aplikacja otrzymuje podpisany plik albo dokument z dołączonym podpisem i zapisuje go w wybranej lokalizacji.

W praktyce integracja nie polega wyłącznie na dodaniu przycisku „Podpisz”. Konieczne jest określenie formatu pliku, sposobu uwierzytelnienia użytkownika, zakresu przekazywanych danych oraz miejsca przechowywania wyniku. Usługa może wymagać zalogowania, potwierdzenia operacji kodem jednorazowym, użycia aplikacji mobilnej albo podłączenia urządzenia zawierającego klucz prywatny. Aplikacja biurowa powinna również obsługiwać odpowiedzi błędne, przerwanie podpisywania, wygaśnięcie sesji i ponowne pobranie gotowego dokumentu.

Format dokumentu a rodzaj podpisu elektronicznego

Znaczenie ma sposób, w jaki podpis zostaje związany z dokumentem. W przypadku plików PDF często stosuje się format PAdES, czyli profil podpisu elektronicznego przeznaczony dla dokumentów PDF. Podpis jest wtedy umieszczany w strukturze pliku PDF, a jego obecność można sprawdzić w programie obsługującym walidację podpisów. Dla dokumentów XML stosowany jest format XAdES, w którym informacje podpisu są powiązane z dokumentem XML. Format CAdES dotyczy podpisu opartego na danych binarnych, na przykład pliku przesyłanego jako osobny dokument podpisu.

Nie każda usługa e-podpisu obsługuje wszystkie formaty. Przed konfiguracją należy ustalić, czy podpisywany będzie oryginalny plik PDF, dokument XML, paczka dokumentów czy podpis odłączony od danych. Trzeba też sprawdzić, czy po podpisaniu dokument pozostaje czytelny dla odbiorcy i czy kolejne podpisy mogą być dodawane bez unieważnienia wcześniejszych. Zmiana treści dokumentu po podpisaniu, nawet pozornie niewielka, może spowodować niezgodność skrótu kryptograficznego i negatywny wynik weryfikacji.

Uwierzytelnienie, klucze i weryfikacja wyniku

Podpis elektroniczny wykorzystuje kryptografię asymetryczną. Klucz prywatny służy do złożenia podpisu i powinien pozostawać pod kontrolą osoby podpisującej, natomiast klucz publiczny oraz certyfikat pozwalają sprawdzić, czy podpis pochodzi od właściwego podpisującego i czy dokument nie został zmieniony. W zależności od modelu usługi klucz prywatny może znajdować się na karcie kryptograficznej, tokenie USB, urządzeniu mobilnym albo w zdalnym środowisku podpisującym. Sama integracja nie powinna przechowywać klucza prywatnego w pliku konfiguracyjnym ani przekazywać go aplikacji biurowej jako zwykłego hasła.

Po otrzymaniu podpisanego dokumentu należy zweryfikować nie tylko obecność podpisu, lecz także jego status. Walidacja sprawdza między innymi zgodność podpisanych danych, ważność certyfikatu, łańcuch zaufania oraz informacje o unieważnieniu certyfikatu, jeśli usługa je udostępnia. W niektórych rozwiązaniach stosuje się znacznik czasu, który potwierdza moment istnienia podpisu i określonych danych. Problem z certyfikatem, brak dostępu do usługi walidacyjnej, nieobsługiwany format albo modyfikacja pliku po podpisaniu mogą sprawić, że dokument zostanie wyświetlony jako podpisany, ale nie przejdzie pełnej weryfikacji.

Konfiguracja integracji na laptopie lub komputerze PC

Problemy z integracją mogą wynikać z nieaktualnego dodatku, blokady wyskakujących okien, błędnej obsługi przekierowania do strony uwierzytelnienia, niezgodności przeglądarki albo braku sterownika urządzenia kryptograficznego. Przy diagnozie warto sprawdzić, czy aplikacja prawidłowo otwiera dokument, czy po autoryzacji wraca do procesu podpisywania oraz czy pobrany plik ma właściwe rozszerzenie i rozmiar. Jeżeli używany jest token lub karta, należy zweryfikować wykrywanie urządzenia przez system, instalację odpowiedniego oprogramowania oraz poprawne działanie czytnika. Ważne jest także rozróżnienie awarii samej aplikacji biurowej od niedostępności zewnętrznej usługi e-podpisu.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, w tym diagnostyką problemów z aplikacjami biurowymi, dodatkami oraz urządzeniami potrzebnymi do podpisywania dokumentów. Podczas sprawdzania analizuje się działanie systemu, połączenie między aplikacją a usługą, komunikaty błędów oraz poprawność instalacji wymaganych składników. Sama ważność certyfikatu, uprawnienia konta w usłudze e-podpisu i zasady wydane przez dostawcę podpisu wymagają potwierdzenia po stronie użytkownika lub operatora usługi.