Jak korzystać z terminarza w Subiekt GT?

Terminarz w Subiekt GT służy do planowania zadań i przypomnień związanych z obsługą kontrahentów i realizacją zamówień.

Do czego służy terminarz w Subiekt GT

Terminarz w Subiekt GT jest narzędziem do zapisywania zadań, spotkań, kontaktów i przypomnień związanych z bieżącą obsługą firmy. Pozwala uporządkować czynności, które nie są samym dokumentem sprzedaży lub zakupu, ale mają znaczenie dla realizacji zamówienia albo dalszego kontaktu z kontrahentem. Można w nim odnotować między innymi konieczność oddzwonienia, przygotowania oferty, sprawdzenia dostępności towaru, przekazania informacji klientowi lub wykonania kolejnego etapu obsługi.

Terminarz nie zastępuje kartoteki towarów, dokumentów handlowych ani rozrachunków. Jego rolą jest przechowywanie informacji o tym, co należy zrobić, kiedy dana czynność ma zostać wykonana i z jaką sprawą lub kontrahentem się wiąże. Dzięki temu zadanie może być traktowane jako element procesu obsługi, a nie jako luźna notatka zapisana poza systemem.

Dodawanie zadania i przypomnienia

Aby skorzystać z terminarza, należy otworzyć moduł lub widok terminarza dostępny w używanej konfiguracji Subiekt GT, a następnie utworzyć nową pozycję. W zadaniu określa się przede wszystkim temat, termin oraz opis czynności. W zależności od ustawień można także wskazać osobę odpowiedzialną, kontrahenta, którego dotyczy kontakt, oraz dodatkowe informacje potrzebne do wykonania zadania. Temat powinien jednoznacznie opisywać czynność, na przykład „potwierdzić termin dostawy”, a opis może zawierać szczegóły rozmowy lub ustalenia.

Przypomnienie warto ustawić wtedy, gdy samo zapisanie terminu nie wystarcza i potrzebne jest wcześniejsze powiadomienie. Termin wykonania zadania oraz moment przypomnienia to dwie różne informacje: pierwsza wskazuje, kiedy czynność ma być zakończona, a druga określa, kiedy użytkownik powinien otrzymać sygnał o zbliżającym się obowiązku. Po zapisaniu pozycji trzeba sprawdzić, czy zadanie pojawiło się w odpowiednim dniu oraz czy przypomnienie jest aktywne. W przypadku pracy kilku osób istotne jest również przypisanie zadania właściwemu użytkownikowi.

Planowanie obsługi kontrahenta i zamówienia

Praktyczne użycie terminarza polega na łączeniu kolejnych czynności w logiczny ciąg. Po przyjęciu zamówienia można zapisać zadanie sprawdzenia jego kompletności, następnie kontakt w sprawie brakującego towaru, potwierdzenie przewidywanego terminu oraz późniejszą kontrolę realizacji. Każda pozycja powinna mieć własny termin i jasny opis, ponieważ ogólne zadanie typu „zająć się zamówieniem” nie wskazuje ani konkretnego działania, ani osoby odpowiedzialnej za jego wykonanie.

Po wykonaniu czynności zadanie należy oznaczyć zgodnie ze stanem dostępnym w danej wersji programu, na przykład jako zrealizowane, albo uzupełnić jego opis o wynik kontaktu. Jeżeli sprawa wymaga dalszego działania, lepiej utworzyć kolejne zadanie z nowym terminem niż pozostawić nieaktualne przypomnienie. Takie rozdzielenie etapów ułatwia odróżnienie czynności zakończonych od tych, które nadal wymagają reakcji. Terminarz jest najbardziej użyteczny wtedy, gdy wpisy są aktualizowane na bieżąco, a nie dopiero po zakończeniu całej obsługi.

Kontrola wpisów i działanie programu na komputerze

Podczas korzystania z terminarza należy zwrócić uwagę na poprawność daty, godziny, statusu oraz powiązania z kontrahentem. Błędna data systemowa, nieprawidłowa strefa czasowa lub ustawienia powiadomień systemu Windows mogą powodować, że przypomnienie pojawi się w niewłaściwym momencie albo nie zostanie zauważone. Jeżeli zadania nie są widoczne, warto sprawdzić zakres wyświetlanego kalendarza, zastosowane filtry, status wpisu oraz konto użytkownika, na którym pracuje operator.

Problemy z terminarzem mogą wynikać także z nieprawidłowej instalacji Subiekt GT, uszkodzenia komponentów programu, błędów profilu użytkownika albo problemów z bazą danych wykorzystywaną przez instalację InsERT GT. Przed zmianą konfiguracji warto ustalić, czy trudność dotyczy jednego stanowiska, jednego użytkownika czy wszystkich komputerów korzystających z tej samej bazy. Należy również zachować kopię bezpieczeństwa danych przed operacjami serwisowymi i nie usuwać wpisów tylko dlatego, że nie są widoczne w bieżącym widoku.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje profesjonalną naprawę laptopów, komputerów PC i podzespołów, a także pomaga w diagnozowaniu problemów z działaniem popularnego oprogramowania biurowego na komputerze użytkownika. Przy zgłoszeniu dotyczącym Subiekt GT przydatne są informacje o wersji programu, rodzaju występującego komunikatu, liczbie stanowisk oraz momencie pojawienia się problemu.