Jak Subiekt GT kontroluje terminy płatności?

Tak, Subiekt GT umożliwia śledzenie terminów płatności i należności, co pomaga w kontroli rozliczeń z kontrahentami.

Termin płatności zapisany przy rozrachunku

Subiekt GT kontroluje terminy płatności przede wszystkim na podstawie danych zapisanych w dokumentach sprzedaży i zakupu. Przy wystawianiu faktury, rachunku lub innego dokumentu rozliczeniowego określa się między innymi formę płatności oraz termin, w którym należność powinna zostać uregulowana. Termin może wynikać z ustawień kontrahenta albo zostać wskazany bezpośrednio na konkretnym dokumencie. Dzięki temu każda należność jest powiązana z określoną datą wymagalności, a nie tylko z numerem faktury i kwotą brutto.

W praktyce program rozróżnia dokument wystawiony od faktycznego rozliczenia należności. Samo zapisanie faktury nie oznacza jeszcze, że płatność została wykonana. Do momentu zarejestrowania wpłaty lub skojarzenia dokumentu z odpowiednim rozrachunkiem należność pozostaje otwarta. Pozwala to kontrolować zarówno przyszłe terminy płatności, jak i dokumenty, dla których termin już minął.

Lista należności, rozrachunki i daty wymagalności

Informacje o płatnościach są dostępne w zestawieniach dotyczących rozrachunków i należności. Można analizować między innymi kontrahenta, dokument źródłowy, kwotę pozostałą do zapłaty, formę płatności oraz termin płatności. Takie zestawienie pomaga oddzielić należności całkowicie nierozliczone od tych, które zostały opłacone częściowo. Przy częściowej wpłacie program powinien pozostawić nierozliczoną różnicę jako otwarty rozrachunek związany z danym dokumentem.

Ocena, czy płatność jest opóźniona, zależy od porównania terminu zapisanego w rozrachunku z bieżącą datą oraz od informacji o dokonanych wpłatach. Dokument z terminem przypadającym w przyszłości jest należnością oczekującą. Dokument, którego termin upłynął i który nadal ma nieuregulowaną kwotę, może być traktowany jako należność przeterminowana. W zestawieniach można wtedy porządkować dane według dat oraz filtrować kontrahentów i dokumenty wymagające sprawdzenia.

Rejestrowanie wpłaty a zamknięcie należności

Kontrola terminu płatności jest wiarygodna tylko wtedy, gdy wpłaty są wprowadzane do systemu i prawidłowo kojarzone z dokumentami. W Subiekcie GT rozrachunek może zostać rozliczony za pomocą dokumentu lub operacji potwierdzającej otrzymanie środków, zależnie od przyjętego sposobu ewidencji. Po przypisaniu wpłaty do należności zmniejsza się kwota pozostająca do zapłaty. Gdy cała należność zostanie pokryta, rozrachunek przestaje być otwarty.

Jeżeli wpłata nie zostanie przypisana do właściwego dokumentu, system może nadal wykazywać fakturę jako nierozliczoną, mimo że pieniądze faktycznie wpłynęły. Podobny problem występuje przy błędnej dacie operacji, niepełnej kwocie albo pomyleniu kontrahenta. Dlatego przy wyjaśnianiu rozbieżności należy porównać dokument sprzedaży, zapis płatności i powiązanie rozrachunkowe. Sama obecność operacji bankowej lub kasowej nie zawsze wystarcza do zamknięcia konkretnej należności.

Praktyczna kontrola płatności w Subiekcie GT

Regularna kontrola polega na sprawdzaniu listy należności według terminu oraz na weryfikacji pozycji, których kwota pozostała do zapłaty. Warto zwrócić uwagę na dokumenty z odległym terminem, należności przeterminowane, wpłaty częściowe i rozrachunki przypisane do niewłaściwych dokumentów. Przydatne jest również sprawdzenie ustawień form płatności oraz danych kontrahenta, ponieważ błędnie zdefiniowany termin może wpływać na późniejsze zestawienia.

Subiekt GT nie zastępuje kontroli księgowej ani uzgodnienia zapisów z rzeczywistymi wpływami. Program prezentuje stan wynikający z wprowadzonych dokumentów i operacji. Jeżeli dane są kompletne, zestawienia ułatwiają planowanie kontaktu z kontrahentami oraz wychwycenie opóźnień. Jeżeli problem wynika z komputera, bazy danych lub nieprawidłowego działania aplikacji, Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów i komputerów PC oraz diagnostyką podzespołów, na których działa oprogramowanie biurowe.