Jak Subiekt GT obsługuje waluty obce?

Tak, Subiekt GT obsługuje sprzedaż i rozliczenia w walutach obcych, z przeliczeniem po odpowiednich kursach.

Waluta dokumentu sprzedaży w Subiekcie GT

Subiekt GT pozwala wystawiać dokumenty sprzedaży w walucie obcej, dlatego na fakturze można rozdzielić walutę dokumentu od waluty, w której prowadzona jest podstawowa ewidencja firmy. W praktyce użytkownik wybiera walutę na dokumencie, a następnie wprowadza pozycje towarowe lub usługowe z cenami wyrażonymi w tej walucie. Program oblicza wartości pozycji, sumę netto, podatek VAT oraz kwotę brutto zgodnie z ustawieniami dokumentu. Na wydruku można pokazać zarówno symbol waluty, jak i kurs zastosowany dla konkretnego dokumentu.

Kurs nie jest wyłącznie informacją prezentowaną na fakturze. Służy także do przeliczenia wartości dokumentu na złote, gdy wymagane jest zestawienie kwot w walucie podstawowej. Dlatego przed zapisaniem dokumentu trzeba sprawdzić, czy wybrano właściwą walutę, datę kursu oraz sposób wyceny. Błędny kurs może zmienić wartość przeliczoną, mimo że cena wyrażona w euro, dolarach lub innej walucie pozostaje poprawna. W przypadku dokumentów powiązanych z zakupem, wydaniem towaru albo rozliczeniem płatności należy dodatkowo zachować spójność ustawień między dokumentami źródłowymi i dokumentami powstałymi na ich podstawie.

Tabela kursów walut i sposób pobierania danych

Kursy walut są dostępne w module Administracja – Słowniki – Kursy walut. W Subiekcie GT można korzystać z tabel kursów zapisanych w programie, a brakujące wartości można wprowadzić ręcznie. Przy ręcznym dodawaniu tabeli określa się jej symbol, nazwę, bank oraz dzień, którego dotyczą kursy. W tabeli wpisuje się wartości dla poszczególnych walut. Takie rozwiązanie jest przydatne wtedy, gdy kurs nie został pobrany automatycznie, dokument wymaga zastosowania konkretnej wartości albo firma korzysta z danych ustalonych według własnej procedury księgowej.

Programy linii InsERT GT mogą pobierać średnie kursy walut dostępnych w tabeli A Narodowego Banku Polskiego. Aby dodać walutę, należy w słowniku Waluty uzupełnić jej nazwę i poprawny symbol waluty. Prawidłowy symbol ma znaczenie, ponieważ na jego podstawie program rozpoznaje walutę podczas pobierania kursów. Aktualizacja kursów odbywa się z poziomu Pomoc – Aktualizacje biznesowe, w sekcji dotyczącej kursów walut. Do pobierania danych potrzebna jest włączona usługa InsMail. Jeżeli konkretna waluta lub kurs nie występuje w pobranej tabeli, pozostaje ręczne uzupełnienie danych albo zastosowanie innej zapisanej tabeli kursowej.

Dobór kursu, daty i przeliczenia kwot

W parametrach poszczególnych typów dokumentów Subiekt GT może korzystać z kursu zakupu, średniego albo sprzedaży. Dostępne ustawienia zależą od rodzaju dokumentu, dlatego parametry dla faktury sprzedaży, rachunku zakupu, wydania zewnętrznego z VAT czy dokumentu kasowego mogą być konfigurowane osobno. Użytkownik wskazuje również dzień, z którego ma być pobierany kurs z tabeli. Dzięki temu program nie musi za każdym razem wymagać ręcznego wpisywania wartości podczas wystawiania dokumentu.

W konfiguracji można włączyć opcję podpowiadania ostatniego istniejącego kursu, jeżeli dla wskazanego dnia nie ma zapisanej tabeli. Jest to mechanizm ułatwiający pracę, ale nie zwalnia z kontroli daty i wartości kursu. Przed zatwierdzeniem dokumentu warto porównać kurs podpowiedziany przez program z kursem wymaganym dla danego rodzaju operacji. Szczególnej uwagi wymagają dokumenty wystawiane w dni wolne od pracy, dokumenty korygujące oraz dokumenty płatnicze, ponieważ data dokumentu i data zastosowania kursu mogą wynikać z różnych ustawień. Po zapisaniu dokumentu trzeba także sprawdzić, czy kwoty w walucie obcej i ich przeliczenie na złote są zgodne z przyjętą dokumentacją.

Wydruk faktury i kontrola konfiguracji stanowiska

Informacja o walucie i kursie dokumentu może być drukowana na fakturze, ale wymaga odpowiedniego ustawienia wzorca wydruku. W module Administracja – Wzorce wydruków należy wskazać używany wzorzec, powielić go, a następnie w jego właściwościach, na zakładce Inne, zaznaczyć opcję Drukuj walutę i kurs dokumentu. Warto pracować na kopii wzorca, ponieważ pozwala to zachować oryginalny układ i łatwo porównać rezultat po zmianie. Po zapisaniu ustawień należy wykonać wydruk próbny lub podgląd dokumentu i sprawdzić symbol waluty, kurs oraz wartości podsumowania.

Problemy z obsługą walut w Subiekcie GT często wynikają z konfiguracji, a nie z braku samej funkcji. Przy diagnostyce laptopa lub komputera PC warto sprawdzić, czy użytkownik ma dostęp do właściwej bazy danych, czy kurs został zapisany dla odpowiedniego dnia, czy wybrano właściwy typ tabeli oraz czy wzorzec wydruku nie ukrywa informacji o kursie. Należy również zweryfikować ustawienia konkretnego rodzaju dokumentu, ponieważ kurs skonfigurowany dla jednego dokumentu nie musi obowiązywać w innym module. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów i komputerów PC, w tym diagnostyką stanowisk, na których działają programy handlowe oraz urządzenia używane do ich obsługi.