Jakie raporty są dostępne w Subiekt GT?

Tak, Subiekt GT generuje różnego rodzaju zestawienia i raporty sprzedażowe oraz magazynowe — ich zakres i szczegółowość zależą od wersji i skonfigurowanych dodatków.

Jakie raporty można przygotować w Subiekt GT

Subiekt GT udostępnia zestawienia, które pomagają analizować sprzedaż, zakupy, towary, rozrachunki oraz ruch dokumentów. Raport nie jest wyłącznie wydrukiem pojedynczej faktury lub paragonu, lecz wynikiem filtrowania danych zapisanych w programie według określonych kryteriów. W zależności od wybranego modułu można otrzymać między innymi podsumowanie sprzedaży według okresu, kontrahenta, pracownika, towaru, grupy towarowej albo rodzaju dokumentu.

W obszarze sprzedaży dostępne są zestawienia wartości i ilości sprzedanych produktów, rejestry wystawionych dokumentów, raporty dotyczące form płatności oraz analizy sprzedaży przypisanej do konkretnych użytkowników. Przydatne bywa także sprawdzanie obrotu w podziale na towary, usługi, klientów lub symbole dokumentów. Takie dane mogą służyć do oceny popularności asortymentu, kontroli poprawności księgowań oraz przygotowania informacji potrzebnych do dalszej analizy.

Raporty magazynowe pozwalają sprawdzić stany towarów, historię przyjęć i wydań, przesunięcia, korekty oraz dokumenty wpływające na ilość dostępnego asortymentu. W zależności od konfiguracji można analizować towary zalegające, pozycje bez odpowiedniego zapasu, wartość magazynu lub zmiany stanu wybranego produktu. Istotne znaczenie ma przy tym prawidłowe prowadzenie kartotek, jednostek miary, cen, stawek podatku oraz dokumentów magazynowych.

Program umożliwia również korzystanie z zestawień dotyczących należności i zobowiązań. Można w ten sposób kontrolować nierozliczone dokumenty, terminy płatności, wpłaty, wypłaty oraz rozrachunki przypisane do kontrahentów. Zakres widocznych informacji zależy od uprawnień użytkownika, wprowadzonych danych, zastosowanych filtrów oraz aktywnych funkcji systemu.

Jak działają filtry i parametry raportów

Wynik zestawienia w Subiekt GT zależy przede wszystkim od zakresu danych wybranego przed jego wygenerowaniem. Najczęściej określa się przedział dat, typ dokumentów, magazyn, kontrahenta, grupę towarową, osobę wystawiającą dokument lub sposób płatności. Niekiedy można także zawęzić raport do określonych symboli, statusów, kategorii albo cech kartotekowych. Dzięki temu ten sam rodzaj raportu może służyć zarówno do szybkiego sprawdzenia pojedynczego zagadnienia, jak i do przygotowania szerszej analizy.

Przed użyciem zestawienia warto ustalić, czy analizowany jest dzień wystawienia dokumentu, data sprzedaży, data wykonania operacji magazynowej czy termin płatności. Różnica pomiędzy tymi polami może zmienić końcowy wynik, zwłaszcza gdy dokumenty są wystawiane z opóźnieniem, korygowane lub rozliczane w innym okresie. Należy również zwrócić uwagę, czy raport obejmuje dokumenty anulowane, korekty, dokumenty niezatwierdzone oraz operacje wykonane na wszystkich magazynach.

W wielu zestawieniach dostępne są kolumny, sortowanie i grupowanie danych. Pozwala to uporządkować wynik według wartości, liczby dokumentów, nazwy kontrahenta, symbolu towaru lub daty. Po wygenerowaniu raportu można zwykle przejrzeć szczegóły pozycji, wydrukować zestawienie albo przekazać je do dalszej obróbki w obsługiwanym formacie. Przed wykorzystaniem danych w księgowości lub zarządzaniu powinno się sprawdzić, czy raport został przygotowany na właściwym zestawie dokumentów.

Jeżeli potrzebne zestawienie nie występuje w standardowym menu albo wymaga nietypowego połączenia kilku rodzajów danych, konieczne może być zastosowanie dodatku, zestawienia użytkownika lub dodatkowego mechanizmu raportowego. Możliwości zależą od używanej wersji programu, licencji, instalacji dodatków i sposobu przechowywania danych.

Typowe nieścisłości w raportach Subiekt GT

Nieprawidłowy wynik nie zawsze oznacza błąd samego programu. Częstą przyczyną jest ustawienie zbyt wąskiego zakresu dat albo wybranie niewłaściwego magazynu. Pominięcie korekt, zwrotów lub dokumentów rozchodowych może powodować rozbieżność pomiędzy raportem a rzeczywistym stanem towarów. Podobny problem występuje wtedy, gdy część dokumentów pozostaje w innym statusie niż dokumenty uwzględniane w zestawieniu.

Rozbieżności mogą wynikać także z niejednolitych kartotek. Ten sam produkt może zostać wprowadzony pod różnymi nazwami, symbolami lub jednostkami miary, a kontrahent może występować w bazie więcej niż raz. W takiej sytuacji raport rozdziela dane na kilka pozycji, mimo że z punktu widzenia użytkownika dotyczą one tego samego asortymentu lub odbiorcy. Przydatne jest okresowe porządkowanie kartotek, uzupełnianie symboli oraz sprawdzanie powiązań pomiędzy towarami i dokumentami.

Na wyniki sprzedażowe wpływają również ceny, rabaty, korekty wartościowe, sposób ewidencji usług oraz ustawienia podatkowe. W zależności od wybranego raportu analizowana może być wartość netto, brutto, podatek albo ilość, dlatego przed porównaniem dwóch zestawień należy sprawdzić, jakie pole stanowi podstawę obliczeń. Różnice mogą pojawić się także wtedy, gdy jedna osoba analizuje dokumenty sprzedaży, a druga raport oparty na rozrachunkach lub ruchach magazynowych.

Problemy techniczne mogą obejmować brak dostępu do określonych zestawień, błędy podczas eksportu, niepełne dane po aktualizacji, problemy z bazą danych albo niewłaściwe uprawnienia użytkownika. Bezpieczne postępowanie obejmuje wykonanie kopii danych, opisanie oczekiwanego wyniku, wskazanie przykładowych dokumentów oraz porównanie raportu z danymi źródłowymi. Takie informacje ułatwiają odróżnienie błędu konfiguracji od rzeczywistej niezgodności w ewidencji.

Kiedy warto umówić wizytę serwisową - Jakie raporty są dostępne w Subiekt GT

Pomoc serwisowa może być uzasadniona, gdy raporty przestały się otwierać, generują niepełne wyniki, działają wyraźnie wolniej albo pokazują dane różniące się od dokumentów zapisanych w systemie. Zgłoszenie warto rozważyć również wtedy, gdy potrzebne jest skonfigurowanie filtrów, uporządkowanie dostępu użytkowników, przygotowanie bezpiecznej kopii bazy lub sprawdzenie środowiska, w którym działa Subiekt GT.

Przed przekazaniem sprawy dobrze jest zapisać nazwę problematycznego zestawienia, użyte parametry, zakres dat oraz przykład dokumentu, który powinien pojawić się w wyniku. Pomocne bywa także zanotowanie komunikatu błędu, momentu jego wystąpienia i informacji, czy problem dotyczy jednego stanowiska, czy całej instalacji. Nie powinno się samodzielnie usuwać danych ani wykonywać zmian w bazie bez kopii bezpieczeństwa.

W Warszawie takie zgłoszenie może zostać skierowane do firmy Warszawskie Pogotowie Komputerowe 24/7, gdzie można zlecić sprawdzenie komputera, instalacji oraz przyczyn problemów z działaniem oprogramowania. Zakres prac powinien zostać ustalony na podstawie objawów, używanej konfiguracji i oczekiwanego sposobu przygotowania raportów.

Jeżeli zestawienia są potrzebne do rozliczeń lub decyzji zakupowych, przed zakończeniem prac powinno się wykonać próbny raport i porównać go z dokumentami źródłowymi. Pozwala to potwierdzić, że zastosowane filtry, zakres danych i sposób prezentacji odpowiadają rzeczywistym potrzebom użytkownika.