Komentarze do wersji

Komentarze do wersji to opis zmian dołączany przy zapisie kolejnej wersji dokumentu.

Po co dokumentowi opis zmiany

Komentarz do wersji to krótki tekst zapisywany razem z nową rewizją pliku i przechowywany w metadanych, a nie w treści dokumentu. Jego zadaniem jest odpowiedzieć na pytanie, czym ta wersja różni się od poprzedniej, w sposób zrozumiały dla kogoś, kto nie widział wcześniejszej. Dobry komentarz mówi o zakresie zmiany, na przykład o poprawionej tabeli stawek albo o dopisanym rozdziale o odpowiedzialności, a nie o samej czynności typu poprawki. Zła praktyka to wpisy w rodzaju aktualizacja albo wersja końcowa, powtórzone dwadzieścia razy w historii jednego pliku.

Gdzie system w ogóle prowadzi historię

W bibliotekach dokumentów SharePoint i OneDrive dla firm wersjonowanie jest domyślnie włączone, a administrator biblioteki może wymusić podawanie komentarza przy ewidencjonowaniu pliku, czyli operacji zwolnienia go z wyłącznej edycji. Historia dostępna jest z menu kontekstowego pliku i pozwala otworzyć oraz przywrócić dowolną wcześniejszą rewizję. Word i Excel pokazują tę samą historię z poziomu informacji o dokumencie. Zupełnie inaczej wygląda to przy plikach leżących na zwykłym dysku sieciowym: tam żadnej historii nie ma, a jedynym zabezpieczeniem są kopie zapasowe i mechanizm poprzednich wersji oparty na migawkach woluminu.

Co idzie nie tak w codziennej pracy

Najbardziej kosztowna pułapka to praca na kopii pobranej na pulpit zamiast na pliku w bibliotece — historia zostaje w chmurze, a ostateczne zmiany lądują w pliku o nazwie z dopiskiem ostateczna poprawiona. Druga: wyłączone limitowanie liczby wersji, przez co biblioteka z dużymi prezentacjami zjada limit miejsca, bo każda rewizja to pełna kopia pliku, nie sama różnica. Trzecia: komentarz opisujący zmianę, której w danej wersji nie ma, bo autor zapisał plik dwukrotnie i opis trafił do niewłaściwej rewizji. Przy dokumentach negocjowanych z kontrahentem warto dodatkowo włączyć śledzenie zmian, bo komentarz do wersji nie pokazuje, które zdanie zostało przeredagowane.

Kiedy historia dokumentów staje się sprawą serwisu

Zgłoszenia zaczynają się zwykle od zdania, że plik wrócił do starej treści albo że zniknęły zmiany z całego dnia. Sprawdzamy wtedy stan synchronizacji klienta OneDrive, konflikty zapisu między dwoma komputerami, a przy plikach lokalnych sięgamy po migawki woluminu i po kopie zapasowe. Przy stanowiskach firmowych porządkujemy też sam sposób pracy: przenosimy dokumenty z pulpitów na zasoby objęte wersjonowaniem i ustawiamy sensowne limity liczby rewizji. Obsługujemy firmy i osoby prywatne, pracując przez całą dobę, siedem dni w tygodniu.