kontakt z konta zewnętrznego

Kontakt z konta zewnętrznego to korespondencja pochodząca spoza domeny organizacji.

Granica organizacji widziana przez system pocztowy

Serwer pocztowy rozróżnia nadawców wewnętrznych, czyli posiadających skrzynkę w domenie organizacji, oraz wszystkich pozostałych. Ten podział ma konsekwencje techniczne: korespondencja z zewnątrz przechodzi przez filtry antyspamowe i reguły transportowe, wewnętrzna zwykle nie. Dlatego w Exchange i w usługach chmurowych stosuje się regułę doklejającą do wiadomości spoza organizacji ostrzeżenie — plakietkę z dopiskiem o zewnętrznym pochodzeniu na początku treści albo znacznik w temacie. Osobnym mechanizmem jest kontakt zewnętrzny zapisany w książce adresowej organizacji: obiekt bez skrzynki, wskazujący na adres w obcej domenie, dzięki któremu współpracownik z innej firmy pojawia się na liście podpowiedzi obok pracowników.

Dlaczego samo oznaczenie nie wystarcza

Plakietka informuje jedynie, że wiadomość przyszła z zewnątrz — nie mówi nic o tym, czy nadawca jest tym, za kogo się podaje. Wiadomość może pochodzić z prawdziwej, ale przejętej skrzynki kontrahenta i wtedy przejdzie wszystkie kontrole uwierzytelnienia bez zastrzeżeń. Przeciwnie, korespondencja od zaufanego partnera doda plakietkę, choć jest w pełni legalna, przez co po kilku tygodniach użytkownicy przestają zwracać na nią uwagę. Skuteczniejsze bywa oznaczanie warunkowe: znacznik pojawia się tylko wtedy, gdy nazwa wyświetlana nadawcy przypomina nazwisko pracownika, a adres jest spoza firmy — to najczęstszy schemat podszywania się pod prezesa z prośbą o pilny przelew.

Sytuacje, w których podział zawodzi

Pierwsza to własna domena wpisana na listę zaufanych nadawców. Wydaje się to naturalne, a w praktyce otwiera drogę wiadomościom podszywającym się pod adres wewnętrzny, bo omijają one filtry. Druga to wiadomości od siebie do siebie z prośbą o pilne działanie, będące klasycznym testem, czy organizacja ma poprawnie ustawioną politykę uwierzytelnienia. Trzecia dotyczy nadmiarowego oznaczania: formularze ze strony internetowej firmy, powiadomienia z systemów zewnętrznych i faktury od operatorów trafiają do skrzynek z ostrzeżeniem, choć są oczekiwane. Do tego dochodzi kwestia odpowiedzi — użytkownik odpisując na oznaczoną wiadomość zostawia plakietkę w cytowanej treści, co po kilku wymianach zamienia wątek w gąszcz ostrzeżeń.

Szkolenie stanowisk i konfiguracja filtrów w firmie

Najsłabszym ogniwem pozostaje ten moment, w którym ktoś klika w załącznik z fałszywej wiadomości. Konfigurujemy w firmach oznaczanie zewnętrznej korespondencji, reguły blokujące niebezpieczne typy plików i ustawienia zabezpieczeń na stanowiskach, a po incydencie sprawdzamy komputery pod kątem tego, co zostało uruchomione. Obsługujemy zarówno biura z własnym serwerem, jak i firmy korzystające z poczty u operatora, a dyżur pełnimy siedem dni w tygodniu.