Konwersja do XLSX

Konwersja do XLSX to zapis skoroszytu w bieżącym formacie Excela opartym na XML.

Co naprawdę kryje się w pliku skoroszytu

Współczesny format skoroszytu Excela to archiwum ZIP z zestawem dokumentów XML w środku. Po zmianie rozszerzenia na zip i rozpakowaniu widać katalog xl z podkatalogiem worksheets, gdzie każdy arkusz jest osobnym plikiem XML, oraz plik opisujący typy zawartości i katalog z relacjami między częściami. Teksty powtarzające się w komórkach trafiają do wspólnej tabeli ciągów znaków, dzięki czemu plik jest znacznie mniejszy niż odpowiadający mu dokument w starym formacie binarnym.

Ta budowa ma praktyczne konsekwencje. Uszkodzony skoroszyt często da się uratować, wypakowując archiwum i usuwając wadliwy fragment, a dane z arkusza można odczytać nawet bez zainstalowanego pakietu biurowego, byle mieć narzędzie do rozpakowania i przeglądarkę XML.

Stary format binarny i jego ograniczenia

Poprzedni format, zapisywany z rozszerzeniem xls, był strukturą binarną o zupełnie innej konstrukcji. Najważniejsza różnica praktyczna to limity arkusza: stary format mieścił nieco ponad sześćdziesiąt pięć tysięcy wierszy i dwieście pięćdziesiąt sześć kolumn, podczas gdy nowy sięga miliona wierszy i szesnastu tysięcy kolumn. Konwersja w tę stronę zawsze jest bezpieczna. Zapis w drugą stronę, z nowego do starego, potrafi obciąć dane, które nie mieszczą się w mniejszej siatce, i o tym ostrzega narzędzie sprawdzania zgodności.

Trzeba też pamiętać o makrach. Zwykły plik z rozszerzeniem xlsx z założenia nie przechowuje kodu, więc skoroszyt z makrami zapisany w tym formacie traci je bezpowrotnie. Do zachowania kodu służy osobny wariant formatu z rozszerzeniem xlsm.

Co idzie nie tak podczas przepisywania plików

Przy masowej konwersji starych archiwów pojawiają się trzy typowe kłopoty. Pierwszy to utrata formatowania warunkowego i niestandardowych stylów zdefiniowanych w starym formacie, które nie mają dokładnego odpowiednika. Drugi to zerwane łącza do innych skoroszytów, jeśli konwersja połączona jest ze zmianą lokalizacji plików. Trzeci to komunikat o nieczytelnej zawartości przy otwarciu, który zwykle wynika z uszkodzonego wykresu albo obiektu OLE osadzonego lata temu.

Warto też sprawdzić hasła. Pliki chronione hasłem ze starego formatu używały słabszego szyfrowania i przy konwersji zabezpieczenie bywa zdejmowane albo przenoszone w formie, której starsze programy już nie odczytają.

Ratowanie firmowych archiwów sprzed lat

Najczęstszy scenariusz w praktyce serwisowej wygląda tak: firma ma katalog z tysiącami arkuszy sprzed kilkunastu lat na dysku, który zaczyna zgłaszać błędy odczytu. Wtedy priorytetem nie jest konwersja formatu, tylko wykonanie kopii sektorowej nośnika, zanim zacznie się cokolwiek przepisywać. Dopiero z bezpiecznej kopii warto uruchamiać przetwarzanie wsadowe. Odzyskiwaniem danych z uszkodzonych dysków, wymianą nośników i przenoszeniem archiwów zajmujemy się na co dzień, a firmowe komputery odbieramy własnym transportem o dowolnej porze, bo pracujemy bez przerwy przez cały tydzień.