Który program fakturowy wybrać do JDG?

Do jednoosobowej działalności zwykle wystarcza program fakturowy w modelu chmurowym, np. InsERT ERP XT, iFirma lub wFirma.

Od czego zacząć wybór programu fakturowego dla JDG

W jednoosobowej działalności gospodarczej program fakturowy powinien przede wszystkim obsługiwać rzeczywisty sposób wystawiania dokumentów. Przed wyborem warto określić, czy faktury będą przygotowywane wyłącznie na komputerze, czy także na laptopie poza siedzibą firmy. Istotne jest również to, czy dokumenty mają być wystawiane ręcznie, na podstawie zapisanych kontrahentów i produktów, czy generowane z innego systemu, na przykład sklepu internetowego albo aplikacji do obsługi zamówień.

Dla wielu jednoosobowych firm wystarczający jest program działający w chmurze, taki jak InsERT ERP XT, iFirma lub wFirma. W tym modelu aplikacja jest uruchamiana przez przeglądarkę internetową albo aplikację producenta, a dane są przechowywane po stronie dostawcy usługi. Nie trzeba instalować pełnego serwera bazodanowego na własnym komputerze. Trzeba natomiast sprawdzić wymagania przeglądarki, sposób logowania, dostępność eksportu dokumentów oraz zasady działania programu przy braku połączenia z internetem.

Funkcje, które mają znaczenie w codziennej pracy

Podstawą jest poprawne tworzenie faktur sprzedaży, korekt, faktur zaliczkowych i innych dokumentów wymaganych w konkretnym modelu rozliczeń. Program powinien umożliwiać zapis danych kontrahenta, numerowanie dokumentów według ustalonego schematu, wybór stawek podatku, określenie terminu płatności oraz wysłanie dokumentu w formacie PDF. Przydatna jest także wyszukiwarka pozwalająca odnaleźć faktury po numerze, nazwie kontrahenta, dacie lub kwocie.

Ważną funkcją techniczną jest import i eksport danych. Eksport do pliku PDF pozwala przekazać fakturę odbiorcy, natomiast eksport danych tabelarycznych lub księgowych ułatwia przeniesienie dokumentów do innego systemu. Przed zakupem należy sprawdzić, jakie formaty są obsługiwane, czy można pobrać komplet dokumentów za wskazany okres oraz czy eksport obejmuje również pozycje faktur, dane kontrahentów i informacje o płatnościach. Samo zapewnienie dostępu do historii w panelu nie jest tym samym co możliwość utworzenia lokalnej kopii.

Jeżeli działalność wystawia niewiele dokumentów, rozbudowane moduły mogą nie przynieść praktycznej korzyści. Przy większej liczbie faktur znaczenie zyskują automatyczne przypomnienia o płatnościach, cykliczne fakturowanie, katalog usług, filtrowanie dokumentów i integracje z płatnościami. Każdą funkcję należy oceniać pod kątem rzeczywistego procesu pracy, ponieważ dodatkowy moduł może oznaczać osobną opłatę, dodatkową konfigurację albo konieczność utrzymywania kolejnych danych.

Chmura, bezpieczeństwo konta i dostęp do dokumentów

Program chmurowy zmniejsza zakres czynności wykonywanych lokalnie, ale nie usuwa potrzeby dbania o dostęp do konta. Hasło powinno być unikalne i przechowywane w bezpieczny sposób. Jeżeli producent oferuje uwierzytelnianie wieloskładnikowe, warto je włączyć, ponieważ samo hasło nie jest jedynym elementem kontroli dostępu. Należy także sprawdzić, czy konto pozwala zarządzać użytkownikami, wylogowywać aktywne sesje oraz odzyskać dostęp po zmianie telefonu lub utracie urządzenia.

Przed rozpoczęciem pracy trzeba ustalić, gdzie znajdują się kopie dokumentów i w jakiej postaci można je pobrać. Dobrą praktyką techniczną jest okresowy eksport faktur oraz zapisanie go na nośniku, do którego dostęp nie zależy wyłącznie od działania jednej przeglądarki lub jednego konta. Warto też zweryfikować, czy pliki PDF otwierają się poprawnie na innym komputerze oraz czy nazwy plików pozwalają szybko ustalić okres i numer dokumentu.

Wybór programu powinien uwzględniać także kompatybilność sprzętową. Aplikacja uruchamiana w przeglądarce wymaga aktualnego systemu operacyjnego, działającej przeglądarki i stabilnego połączenia z internetem. Problemy z datą i godziną systemową, uszkodzonym profilem przeglądarki, dodatkami blokującymi skrypty albo nieaktualnym certyfikatem mogą utrudniać logowanie i generowanie dokumentów. Z tego powodu przed zmianą komputera warto upewnić się, że dane dostępowe oraz procedura odzyskiwania konta są znane osobie prowadzącej działalność.

Jak porównać InsERT ERP XT, iFirmę i wFirmę

Porównanie tych usług powinno opierać się na scenariuszu testowym, a nie wyłącznie na liście funkcji. W każdym programie można sprawdzić utworzenie kontrahenta, wystawienie faktury z kilkoma pozycjami, przygotowanie korekty, pobranie dokumentu PDF, wyszukanie faktury po numerze oraz wykonanie eksportu danych. Taki test pokazuje, czy interfejs jest zrozumiały, jak dużo pól trzeba uzupełniać i czy program pasuje do sposobu pracy konkretnej firmy.

Trzeba również przeczytać aktualne warunki planu, ponieważ zakres funkcji może zależeć od wybranego wariantu. Szczególnej uwagi wymagają limity liczby dokumentów, dostęp do archiwalnych faktur, integracje, liczba użytkowników, możliwość wystawiania dokumentów cyklicznych oraz sposób rezygnacji z usługi. Nie należy zakładać, że nazwa programu oznacza identyczny zestaw funkcji w każdym planie. Ostateczny wybór powinien wynikać z liczby dokumentów, wymaganych integracji, sposobu archiwizacji i tego, czy praca odbywa się głównie na laptopie lub komputerze stacjonarnym.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje profesjonalną naprawę laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, dlatego w razie problemów sprzętowych z urządzeniem używanym do obsługi programu fakturowego można zlecić diagnostykę komputera. Sama konfiguracja księgowa, wybór planu abonamentowego i interpretacja przepisów pozostają kwestią właściwego dostawcy programu oraz księgowości.