Który program łatwiej zintegrować z zewnętrznymi aplikacjami – Subiekt GT czy Subiekt nexo?

Subiekt nexo jest łatwiejszy do integracji dzięki Sferze i nowocześniejszemu API; Subiekt GT udostępnia starszy mechanizm Sfery o węższych możliwościach.

Subiekt GT i Subiekt nexo jako programy do integracji

Wybór między Subiektem GT a Subiektem nexo ma znaczenie wtedy, gdy dane handlowe, magazynowe, kontrahenci, dokumenty sprzedaży lub statusy zamówień mają być wymieniane z inną aplikacją. Może chodzić między innymi o sklep internetowy, platformę sprzedażową, system obsługi zamówień, aplikację mobilną, program księgowy albo własne rozwiązanie przygotowane na potrzeby konkretnej firmy. Integracja nie polega wyłącznie na przesyłaniu plików. W zależności od sposobu wykonania może obejmować odczyt i zapis danych, wywoływanie operacji w programie, kontrolę uprawnień, obsługę błędów oraz pilnowanie, aby po obu stronach nie powstawały duplikaty.

Subiekt GT i Subiekt nexo udostępniają mechanizmy pozwalające rozszerzać ich działanie, lecz różnią się sposobem organizacji interfejsów oraz zakresem możliwości dostępnych dla dodatkowych aplikacji. W praktyce łatwość integracji zależy również od wersji programu, używanego modułu, rodzaju danych oraz tego, czy potrzebna jest prosta synchronizacja, czy stała komunikacja wykonywana przez dedykowany komponent.

Dlaczego Subiekt nexo zwykle łatwiej połączyć z inną aplikacją

Subiekt nexo jest zazwyczaj wygodniejszym wyborem przy nowych projektach integracyjnych. Jego środowisko rozszerzeń zostało przygotowane z myślą o bardziej uporządkowanej współpracy z zewnętrznym oprogramowaniem, a dostępne interfejsy lepiej odpowiadają współczesnym sposobom wymiany danych. Dzięki temu łatwiej zaplanować przepływ informacji między bazą towarów, kartoteką kontrahentów, dokumentami handlowymi i systemem, który ma z tych danych korzystać.

Znaczenie ma także Sfera dla Subiekta nexo, która pozwala wykonywać operacje na danych programu z poziomu dodatkowego rozwiązania. Przy prawidłowo zaprojektowanej integracji można ograniczyć ręczne przepisywanie informacji, ustalić kolejność synchronizacji i kontrolować reakcję na sytuacje takie jak brak produktu, niezgodny identyfikator kontrahenta czy zamówienie zawierające pozycję niedostępną w kartotece. Nowsze podejście do API ułatwia również rozdzielenie części odpowiedzialnej za komunikację z Subiektem od części obsługującej sklep, aplikację lub panel użytkownika.

Subiekt GT także może współpracować z dodatkowymi programami, szczególnie za pośrednictwem Sfery oraz rozwiązań przygotowanych dla tego systemu. Trzeba jednak liczyć się z tym, że przy bardziej rozbudowanych scenariuszach mogą pojawić się ograniczenia wynikające ze starszej architektury, sposobu udostępniania danych albo konieczności dostosowania integracji do konkretnego modelu pracy. Nie oznacza to, że każde połączenie z Subiektem GT będzie problematyczne. Dla prostego zakresu funkcji gotowy dodatek może działać sprawnie, natomiast przy nietypowych wymaganiach nakład projektowy bywa większy niż w przypadku nexo.

Najbezpieczniejszym kryterium nie jest więc sama nazwa programu, lecz lista operacji, które mają być wykonywane automatycznie. Przed rozpoczęciem prac warto ustalić, które dane są źródłowe, jak rozpoznawane są rekordy, kiedy następuje wysyłka zmian, jak obsługiwane są korekty oraz co ma się wydarzyć po przerwaniu synchronizacji.

Problemy pojawiające się podczas integracji

Jednym z częstszych błędów jest utożsamianie importu i eksportu plików z pełną integracją. Plik może wystarczyć do jednorazowego przeniesienia kartotek, ale przy codziennej pracy trzeba jeszcze rozwiązać kwestię aktualizacji, zmian cen, stanów magazynowych, anulowania dokumentów i ponownego przetwarzania nieudanych operacji. W przeciwnym razie dane w Subiekcie i aplikacji zewnętrznej mogą szybko przestać być zgodne.

Trudności może powodować także niejednoznaczne mapowanie pól. Ten sam produkt może mieć inny symbol w sklepie, inny kod w Subiekcie i jeszcze inny identyfikator w systemie magazynowym. Podobny problem dotyczy kontrahentów, jednostek miary, stawek podatku, sposobu prezentacji rabatów oraz numeracji dokumentów. Przed wdrożeniem powinno się określić, który identyfikator pozostaje nadrzędny i czy zmiana danych w jednym programie ma być automatycznie przenoszona do pozostałych.

W integracjach opartych na Sferze należy uwzględnić również sposób uruchamiania operacji, dostęp do bazy, uprawnienia użytkownika oraz zachowanie programu przy jednoczesnej pracy kilku osób. Nie każda funkcja dostępna z poziomu interfejsu użytkownika musi być wywoływana w identyczny sposób przez dodatek. Wymagane może być sprawdzenie dokumentacji, przygotowanie testowego środowiska oraz wykonanie prób na kopii danych.

Problematyczne bywają również korekty i operacje częściowo wykonane. Jeżeli dokument został utworzony w Subiekcie, lecz odpowiedź nie wróciła do systemu sklepowego, ponowienie zadania nie powinno automatycznie tworzyć drugiego dokumentu. Potrzebny jest mechanizm rozpoznawania stanu operacji, rejestrowania błędów i bezpiecznego powtarzania czynności. Warto też przewidzieć przerwy w działaniu aplikacji, zmianę hasła, aktualizację programu oraz sytuację, w której użytkownik ręcznie zmieni dane już przesłane do systemu zewnętrznego.

Kiedy zgłosić integrację do serwisu

Do konsultacji warto zgłosić się przed zakupem dodatku, gdy nie jest jasne, czy wybrany system obsłuży wymagany zakres danych. Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których potrzebne są automatyczne zamówienia, synchronizacja stanów, tworzenie dokumentów, przekazywanie płatności, obsługa wielu magazynów albo połączenie kilku aplikacji jednocześnie. Wcześniejsza analiza pozwala oddzielić funkcje rzeczywiście wymagane od tych, które tylko pozornie ułatwiają pracę.

Wsparcie może być potrzebne również wtedy, gdy integracja działa niestabilnie, synchronizacja zatrzymuje się na wybranych rekordach, dokumenty są tworzone podwójnie albo dane kontrahentów i towarów nie zgadzają się między programami. W takich przypadkach przydatne jest zebranie komunikatów błędów, informacji o momencie wystąpienia problemu oraz przykładowych rekordów, których dotyczy nieprawidłowość. Ułatwia to rozdzielenie problemu z konfiguracją od ograniczenia samego dodatku lub programu.

W Warszawie analizę konfiguracji, działania dodatków oraz współpracy Subiekta GT lub nexo z innymi aplikacjami można powierzyć firmie Warszawskie Pogotowie Komputerowe 24/7. Przed rozpoczęciem prac powinno się ustalić zakres integracji, sposób zabezpieczenia danych, możliwość wykonania kopii zapasowej oraz kryteria poprawnego zakończenia testów.