Który program szybciej przetwarza dokumenty seryjne?

Dokumenty seryjne najsprawniej przetwarzają systemy z operacjami zbiorczymi, np. Comarch ERP Optima i Subiekt nexo PRO.

Od czego zależy szybkość przetwarzania dokumentów seryjnych

Nie ma jednej, uniwersalnej odpowiedzi, że zawsze szybciej działa Comarch ERP Optima albo zawsze szybciej działa Subiekt nexo PRO. Szybkość przetwarzania dokumentów seryjnych zależy od rodzaju operacji, liczby dokumentów, zakresu danych, konfiguracji kartotek oraz sposobu pracy użytkowników. Inaczej należy oceniać seryjne wystawianie faktur, inaczej generowanie dokumentów magazynowych, a jeszcze inaczej zmianę cen, stawek podatku lub parametrów wielu kartotek. Program może wykonywać pojedynczą operację szybko, ale całe zadanie potrwa dłużej, jeżeli przed zapisem wykonuje dodatkowe kontrole, aktualizuje stany magazynowe, przelicza ceny albo zapisuje informacje potrzebne do późniejszych rozliczeń.

W praktyce ważne jest rozróżnienie między operacją zbiorczą a ręcznym powtarzaniem tej samej czynności. Operacja zbiorcza pozwala zaznaczyć większą liczbę pozycji lub dokumentów i uruchomić jedno polecenie dla całego zestawu. Ogranicza to liczbę działań wykonywanych w interfejsie oraz zmniejsza ryzyko, że użytkownik pominie dokument albo wprowadzi różne wartości w podobnych rekordach. Nie oznacza to jednak, że każda operacja seryjna jest natychmiastowa. Jeżeli program musi sprawdzić poprawność danych, dostępność towarów, powiązania z kontrahentami lub skutki księgowe, czas wykonania będzie zależał również od złożoności tych kontroli.

Comarch ERP Optima przy pracy z powtarzalnymi dokumentami

Comarch ERP Optima jest systemem przeznaczonym do obsługi procesów handlowych, magazynowych, księgowych i kadrowo-płacowych, dlatego szybkość pracy z dokumentami zależy od używanego modułu oraz od tego, czy dokument powstaje bezpośrednio, czy jest tworzony na podstawie innego zapisu. Przy większej liczbie podobnych operacji znaczenie ma możliwość wykorzystania dokumentu źródłowego, powielania ustawień oraz zbiorczego przetwarzania danych dostępnego w konkretnym obszarze programu. Takie podejście ogranicza ręczne przepisywanie kontrahentów, towarów, cen i terminów płatności.

W Comarch ERP Optima wynik czasowy może zmienić się po włączeniu dodatkowych mechanizmów kontroli lub integracji. Znaczenie ma między innymi liczba pozycji na dokumencie, sposób naliczania cen i rabatów, liczba użytkowników pracujących równocześnie oraz wielkość bazy danych. Przy ocenie szybkości nie należy więc mierzyć wyłącznie czasu otwarcia formularza. Trzeba sprawdzić pełny przebieg: wybór dokumentów, wykonanie operacji seryjnej, zapis, aktualizację stanów oraz możliwość dalszego filtrowania i raportowania danych. Dopiero taki pomiar pokazuje, czy program sprawnie obsługuje rzeczywisty proces.

Subiekt nexo PRO i operacje wykonywane na większej liczbie zapisów

Subiekt nexo PRO koncentruje się na obsłudze sprzedaży, zakupów, magazynu, kartotek towarowych i dokumentów handlowych. W zadaniach seryjnych znaczenie ma przede wszystkim to, czy dana czynność jest dostępna jako operacja dla wielu zaznaczonych elementów, czy wymaga otwierania i zapisywania każdego dokumentu osobno. Przy pracy z powtarzalnymi dokumentami pomocne są również szablony, kopiowanie danych oraz tworzenie kolejnych zapisów na podstawie wcześniej przygotowanych dokumentów, o ile konkretny proces i konfiguracja programu na to pozwalają.

Także w Subiekcie nexo PRO czas wykonania operacji zależy od danych wejściowych i reguł, które program musi zastosować. Seryjna zmiana kartotek może być prostsza niż masowe przetworzenie dokumentów wpływających na stany magazynowe lub rozrachunki. Różnicę może powodować także sposób pracy na stanowisku, szybkość dysku, dostęp do bazy danych, obciążenie systemu oraz liczba jednocześnie wykonywanych operacji. Dlatego uczciwe porównanie powinno używać tej samej kopii danych, identycznego zestawu dokumentów i takich samych ustawień. Sam fakt, że jeden program ma funkcję zbiorczą, nie wystarcza do określenia, który system będzie szybszy w każdym przedsiębiorstwie.

Jak przeprowadzić miarodajne porównanie obu programów

Najbardziej praktyczny test powinien obejmować typowe zadanie wykonywane w konkretnej firmie. Można przygotować osobne scenariusze dla seryjnego wystawiania dokumentów sprzedaży, aktualizacji cen, tworzenia dokumentów magazynowych oraz eksportu lub wydruku większej liczby zapisów. Dla obu programów należy użyć porównywalnej liczby dokumentów, podobnych kartotek i tych samych reguł biznesowych. Warto zmierzyć nie tylko czas rozpoczęcia operacji i pojawienia się komunikatu końcowego, lecz także czas potrzebny na odświeżenie listy, sprawdzenie poprawności zapisów oraz wygenerowanie wymaganych wydruków.

Przy problemach z wolnym przetwarzaniem trzeba sprawdzić, czy przyczyną jest sam program, czy środowisko pracy. Diagnostyka może obejmować stan dysku, ilość dostępnej pamięci, obciążenie procesora, połączenie z bazą danych, aktualność instalacji oraz błędy pojawiające się w trakcie zapisu. Należy również zweryfikować, czy użytkownik nie uruchamia wielu ciężkich raportów jednocześnie i czy operacja nie obejmuje przypadkowo całej bazy zamiast wybranego zakresu. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, dlatego może sprawdzić komputer oraz środowisko pracy, gdy opóźnienia dokumentów seryjnych wynikają z problemu technicznego urządzenia.