LEWY

LEWY to funkcja arkusza kalkulacyjnego zwracająca zadaną liczbę znaków z początku tekstu.

LEWY w arkuszu kalkulacyjnym – pobieranie początku tekstu

LEWY jest funkcją arkusza kalkulacyjnego przeznaczoną do wydzielania fragmentu znajdującego się na początku tekstu. Przy jej użyciu można wskazać komórkę zawierającą napis oraz określić, ile pierwszych znaków ma zostać zwróconych w wyniku. Funkcja przydaje się wszędzie tam, gdzie dane mają powtarzalną budowę, a potrzebny jest tylko ich początkowy element, na przykład skrót, kod działu, oznaczenie dokumentu, prefiks identyfikatora albo pierwsze litery nazwy.

Podstawowa postać zapisu wygląda następująco: =LEWY(tekst; liczba_znaków). Argument tekst może być wpisanym bezpośrednio ciągiem znaków, odwołaniem do komórki lub wynikiem innej funkcji. Argument liczba_znaków określa długość zwracanego fragmentu. Jeżeli w komórce A2 znajduje się wartość „KRA-2026-015”, formuła =LEWY(A2;3) zwróci „KRA”. W ten sposób można oddzielić początkowy segment bez ręcznego przepisywania danych.

Warto pamiętać, że wynik funkcji jest tekstem, nawet gdy pobierany fragment składa się wyłącznie z cyfr. Jeżeli z kodu „007842” zostaną pobrane trzy pierwsze znaki, rezultatem będzie tekst „007”, a nie liczba 7. Ma to znaczenie przy kodach pocztowych, numerach ewidencyjnych, oznaczeniach produktów i innych wartościach, w których zera znajdujące się na początku są istotne.

LEW jako narzędzie do porządkowania i porównywania danych

Funkcja LEWY jest szczególnie użyteczna podczas porządkowania arkuszy zawierających wiele rekordów. Często pełna wartość w komórce łączy kilka informacji, na przykład symbol jednostki, numer okresu, oznaczenie kategorii oraz numer kolejny. Jeżeli pierwsze dwa lub trzy znaki określają grupę, można utworzyć dodatkową kolumnę pomocniczą i wyodrębnić właśnie ten fragment. Później taka kolumna może służyć do filtrowania, sortowania, tworzenia zestawień albo sprawdzania zgodności oznaczeń.

Przykładowo wartości „MAG-001”, „MAG-014” i „BIU-003” mogą zostać rozdzielone według początkowych znaków. Formuła =LEWY(A2;3) zwróci odpowiednio „MAG”, „MAG” oraz „BIU”. Następnie filtr pozwoli wyświetlić tylko wiersze należące do wybranej grupy. Takie rozwiązanie jest bardziej odporne na pomyłki niż ręczne zaznaczanie rekordów, szczególnie gdy lista jest długa lub regularnie uzupełniana.

LEWY można także łączyć z innymi funkcjami. Z funkcją JEŻELI da się przypisać opis na podstawie prefiksu, z DŁ można kontrolować długość tekstu, a z USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY przygotować dane, w których mogły pojawić się przypadkowe spacje. Przy porównywaniu fragmentów pomocna bywa również funkcja PORÓWNAJ. Przykładowa formuła =JEŻELI(LEWY(A2;2)="PL";"krajowe";"pozostałe") sprawdza dwa pierwsze znaki i zwraca odpowiednią etykietę.

W arkuszach używanych przez różne osoby należy zwrócić uwagę na separator argumentów. W polskiej wersji programu najczęściej stosuje się średnik, natomiast w innych ustawieniach językowych może być używany przecinek. Sama zasada działania pozostaje taka sama, ale nieprawidłowy separator może spowodować komunikat o błędzie składni.

LEWY i typowe problemy z wynikiem formuły

Jedną z częstych przyczyn nieoczekiwanego wyniku są spacje znajdujące się przed właściwym tekstem. Dla wartości „ Warszawa” formuła pobierająca pierwsze trzy znaki zwróci dwa znaki odstępu oraz literę „W”. Danych nie widać wtedy jako błędnych na pierwszy rzut oka, dlatego przed zastosowaniem funkcji warto oczyścić je za pomocą USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY lub sprawdzić długość zawartości.

Inny problem pojawia się wtedy, gdy liczba znaków jest większa niż długość tekstu. W takiej sytuacji LEWY zwraca cały dostępny tekst, bez dopisywania dodatkowych symboli. Nie jest to błąd, ale może utrudnić kontrolę jakości danych, jeżeli oczekiwano identyfikatora o stałej długości. W takim przypadku można dodać osobną kolumnę sprawdzającą, czy długość źródłowej wartości odpowiada założeniom.

Jeżeli drugi argument zostanie pominięty, funkcja standardowo zwraca jeden znak. Dla komórki zawierającej „ABC123” zapis =LEWY(A2) da wynik „A”. Taki zapis bywa przydatny przy analizie pierwszej litery, ale przy wydzielaniu prefiksów łatwo przeoczyć brak liczby znaków. Warto więc stosować pełną postać formuły, nawet gdy aktualnie pobierany jest tylko jeden znak.

Problemy mogą także wynikać z niewidocznych znaków, takich jak tabulatory, przejścia do nowego wiersza lub znaki kopiowane z zewnętrznych dokumentów. LEWY traktuje je jako część tekstu. W efekcie początkowy fragment może wyglądać inaczej, niż zakładano. Przy imporcie danych pomocne może być wcześniejsze oczyszczenie zawartości, usunięcie znaków niedrukowalnych oraz sprawdzenie kilku przykładowych komórek przed skopiowaniem formuły na całą kolumnę.

Trzeba też odróżnić znaki od bajtów i od elementów znaczeniowych. Funkcja liczy znaki tekstu zgodnie z zasadami programu, nie rozpoznaje jednak, że pewne symbole tworzą razem kod, nazwę lub skrót. Jeżeli dane zawierają łączniki, ukośniki albo nawiasy, należy uwzględnić je w określonej liczbie znaków. Pobranie pierwszych pięciu znaków z wartości „AB-12-X” zwróci „AB-12”, ponieważ łącznik również zajmuje pozycję w tekście.

LEWY w praktyce – formuły, scenariusze i dobre przygotowanie danych

Przed zbudowaniem formuły warto ustalić, czy interesujący fragment ma stałą długość. Gdy każdy kod zaczyna się od trzech znaków, proste odwołanie do LEWY będzie wystarczające. Jeżeli długość prefiksu zmienia się zależnie od separatora, lepiej połączyć funkcję z wyszukiwaniem pozycji określonego znaku. Dla wartości „DZIAL/SPRZET” można pobrać fragment przed ukośnikiem, ustalając jego położenie za pomocą funkcji wyszukującej. Takie podejście ogranicza ryzyko obcięcia nazwy w niewłaściwym miejscu.

Przydatny schemat może wyglądać następująco: najpierw należy oczyścić tekst, następnie określić długość fragmentu, a na końcu użyć wyniku w dalszej analizie. Jeżeli w A2 znajduje się wpis z przypadkowymi odstępami, można odwołać się do oczyszczonej wartości i dopiero potem pobrać początek. W bardziej rozbudowanych arkuszach dobrze jest przechowywać formułę w kolumnie pomocniczej, zamiast nadpisywać dane źródłowe. Pozwala to łatwo porównać oryginalny tekst z wydzielonym fragmentem.

LEWY może być stosowany również do kontroli formatowania. Jeżeli wszystkie identyfikatory określonej grupy powinny zaczynać się od „FA”, formuła może sprawdzać zgodność pierwszych dwóch znaków i zwracać komunikat „zgodne” albo „sprawdź”. W ten sposób arkusz nie tylko wydziela dane, lecz także pomaga wykrywać literówki. Warto przy tym rozważyć wielkość liter, ponieważ w zależności od zastosowanej metody porównanie może traktować „ab” i „AB” jako takie same albo różne.

Podczas kopiowania formuły w dół trzeba sprawdzić sposób użycia odwołań. Odwołanie względne, takie jak A2, zmieni się na A3, A4 i kolejne wiersze. Jest to właściwe przy pracy z listą rekordów. Gdy tekst lub liczba znaków są przechowywane w jednej stałej komórce, należy zastosować odwołanie bezwzględne, na przykład $B$1. Dzięki temu parametr nie przesunie się podczas kopiowania formuły.

W większych zestawieniach dobrze jest najpierw wykonać próbę na kilku wierszach. Należy sprawdzić teksty krótkie, długie, puste, zawierające spacje oraz takie, w których pojawiają się znaki specjalne. Dopiero po potwierdzeniu wyników formułę można zastosować w całej tabeli. Takie sprawdzenie jest proste, a pozwala uniknąć późniejszego poprawiania wielu rekordów.

LEWY a moment zgłoszenia problemu z arkuszem

Jeżeli formuła LEWY działa inaczej, niż oczekiwano, warto najpierw sprawdzić adres komórki, liczbę znaków, spacje na początku tekstu oraz separator argumentów. Należy także upewnić się, czy źródłowa komórka zawiera tekst, czy może wynik innej formuły zwracającej pusty ciąg. W przypadku danych importowanych z plików zewnętrznych przyczyną mogą być niewidoczne znaki lub różne ustawienia regionalne.

Do serwisu komputerowego można zgłosić się wtedy, gdy problem z arkuszem powtarza się mimo prawidłowego zapisu formuły, program zamyka się podczas pracy, plik przestaje się otwierać albo dane wyświetlają się nieprawidłowo także w innych dokumentach. Warszawskie Pogotowie Komputerowe 24/7 zajmuje się pomocą przy problemach z komputerami i oprogramowaniem użytkowym, dlatego przed przekazaniem pliku warto przygotować opis objawów, przykładową formułę oraz informację, po jakiej operacji pojawiła się trudność.

Przy zgłoszeniu dobrze jest wskazać, czy problem dotyczy jednego arkusza, całego programu, czy również innych aplikacji. Pomocne bywają zrzuty ekranu bez poufnych danych, kopia testowego pliku oraz informacja o tym, jakie wyniki powinny zostać uzyskane. Tak przygotowany opis ułatwia odróżnienie błędu formuły od problemu z plikiem, ustawieniami programu lub środowiskiem pracy. Sama funkcja LEWY jest prosta, lecz jej poprawne wykorzystanie zależy od jakości danych wejściowych i założeń przyjętych dla całego arkusza.