Licencja non-profit

Licencja non-profit to uprawnienie na preferencyjnych warunkach dla organizacji nienastawionych na zysk.

Na czym polega licencja non-profit

Licencja non-profit to warunkowe uprawnienie do korzystania z programu, usługi albo zasobu cyfrowego przez organizację, która nie prowadzi działalności w celu podziału zysku między właścicieli lub udziałowców. Sama nazwa nie oznacza jednego, powszechnie obowiązującego standardu technicznego. Zakres takiej licencji wynika zawsze z regulaminu producenta, umowy licencyjnej albo warunków konkretnego programu. Licencjodawca może udostępnić oprogramowanie bez opłat, obniżyć cenę, ograniczyć liczbę stanowisk lub wymagać potwierdzenia statusu organizacji.

Uprawnienie non-profit nie jest tym samym co licencja open source, freeware ani licencja edukacyjna. Licencja open source określa między innymi dostęp do kodu źródłowego oraz prawa do jego używania, modyfikowania i rozpowszechniania zgodnie z wybranymi warunkami. Licencja non-profit może natomiast dotyczyć programu zamkniętego, którego kod źródłowy pozostaje niedostępny. Z kolei bezpłatne używanie programu nie przesądza jeszcze o tym, że wolno wykorzystywać go w każdej działalności organizacji. Istotne są zapisy dotyczące celu użycia, użytkowników, stanowisk, czasu trwania i sposobu dystrybucji.

Warunki, które trzeba sprawdzić przed instalacją

Przed instalacją należy ustalić, kto formalnie może skorzystać z preferencyjnej licencji. Producent może wymagać, aby odbiorca był fundacją, stowarzyszeniem, organizacją pożytku publicznego albo inną jednostką działającą bez wypłacania zysku właścicielom. Niektóre regulaminy dopuszczają również szkoły, biblioteki lub grupy społeczne, ale nie wynika to automatycznie z określenia non-profit. Organizacja może zostać poproszona o podanie danych rejestrowych, adresu strony internetowej, opisu działalności lub dokumentu potwierdzającego jej status.

Ważne jest rozróżnienie między statusem organizacji a sposobem wykorzystania programu. Jeżeli fundacja używa aplikacji do działań statutowych, może spełniać warunki licencji. Jeżeli jednak ten sam program służy do odpłatnych usług, sprzedaży produktów, obsługi klienta komercyjnego albo działalności prowadzonej przez odrębny podmiot gospodarczy, licencjodawca może wymagać zwykłej licencji komercyjnej. Należy także sprawdzić, czy licencja obejmuje pracowników, wolontariuszy, komputery domowe, dostęp zdalny, instalację na kilku systemach oraz kopie zapasowe. Brak opłaty nie zwalnia z obowiązku przestrzegania ograniczeń technicznych i umownych.

Instalacja, aktywacja i kontrola zgodności

Licencja non-profit może być realizowana przez osobny klucz produktu, kod aktywacyjny, konto organizacji albo specjalny kanał pobierania. W niektórych systemach użytkownik wybiera właściwy plan podczas rejestracji, a uprawnienie jest przypisane do domeny internetowej lub konta administratora. W innych przypadkach producent wystawia dokument potwierdzający prawo do używania programu, a aktywacja odbywa się tak samo jak przy licencji komercyjnej. Sposób aktywacji nie zmienia zakresu praw wynikających z umowy.

Podczas audytu warto prowadzić prostą ewidencję: nazwa programu, wersja, numer licencji lub identyfikator konta, liczba stanowisk, użytkownik odpowiedzialny za instalację oraz data wygaśnięcia. Należy przechowywać zaakceptowane warunki i potwierdzenie kwalifikacji organizacji, ponieważ sam plik instalacyjny nie jest dowodem legalnego użycia. Po zmianie formy prawnej, połączeniu z inną jednostką, rozpoczęciu działalności odpłatnej albo wygaśnięciu programu grantowego trzeba ponownie sprawdzić uprawnienia. Aktualizacja programu może także zmienić warunki licencyjne, dlatego przy większych zmianach wersji należy zapoznać się z nową umową.

Znaczenie licencji non-profit przy pracy serwisowej

W komputerze używanym przez organizację licencja non-profit może dotyczyć systemu operacyjnego, pakietu biurowego, programu graficznego, narzędzia do zarządzania dokumentami albo aplikacji zabezpieczającej. Podczas wymiany dysku, reinstalacji systemu lub przenoszenia programu trzeba ustalić, czy licencja pozwala na ponowną aktywację i zmianę urządzenia. Samo skopiowanie folderu programu nie zawsze przenosi aktywację, a usunięcie starej instalacji może być wymagane przez warunki licencji. Warto również sprawdzić, czy organizacja posiada dane logowania do konta administracyjnego oraz kopię dokumentów licencyjnych.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, dlatego przy pracach obejmujących reinstalację lub konfigurację oprogramowania użytkownik powinien przekazać informację o posiadanej licencji non-profit. Pozwala to odtworzyć środowisko zgodnie z uprawnieniami, bez zakładania, że bezpłatny program może zostać użyty w dowolnym celu. Serwisant może technicznie zainstalować aplikację i sprawdzić jej uruchamianie, natomiast organizacja pozostaje odpowiedzialna za spełnienie warunków licencyjnych, prawidłową rejestrację oraz przechowywanie dowodów uprawnienia.