lista kontaktów

Lista kontaktów to zbiór zapisanych adresów wraz z powiązanymi danymi odbiorców.

Co składa się na listę kontaktów

Lista kontaktów to zbiór rekordów, z których każdy ma pola nazwy wyświetlanej, adresu podstawowego, adresów dodatkowych, numerów telefonów, firmy i stanowiska oraz notatek. W ekosystemie Microsoft mieszka w folderze Kontakty skrzynki Exchange i synchronizuje się z każdym urządzeniem podpiętym do tego samego konta. W Google Workspace odpowiednikiem są Kontakty Google powiązane z kontem, dodatkowo uzupełnione o katalog organizacji widoczny automatycznie dla wszystkich pracowników domeny.

Osobną kategorią są listy dystrybucyjne, czyli grupy kontaktów. W Outlooku tworzy się je jako Grupę kontaktów, która przy wysyłce rozwija się do pojedynczych adresów. To co innego niż grupa na serwerze pocztowym, mająca własny adres i istniejąca niezależnie od komputera nadawcy.

Formaty wymiany i ich pułapki

Standardem przenoszenia jest vCard, czyli pliki VCF w wersji 2.1, 3.0 lub 4.0, oraz eksport do CSV. Różnice między wersjami vCard mają realne skutki: kodowanie polskich znaków w wersji 2.1 opiera się na quoted-printable, przez co po imporcie do nowszego programu nazwiska bywają zniekształcone. Przy CSV problem jest jeszcze prostszy i jeszcze częstszy: plik zapisany w Windows-1250 otwarty jako UTF-8 zamienia ogonki w krzaki, a przecinek jako separator rozbija adres zawierający przecinek na dwie kolumny.

Przy migracjach z telefonu warto pamiętać, że kontakty potrafią być zapisane w trzech różnych miejscach naraz: w pamięci telefonu, na karcie SIM i na koncie chmurowym. Eksport tylko jednego z tych źródeł daje wrażenie utraty połowy bazy.

Duplikaty, znikające wpisy i zdjęcia

Najczęstsza awaria to lawinowe duplikowanie kontaktów po dodaniu tego samego konta w dwóch aplikacjach synchronizujących. Objaw: każdy wpis w trzech egzemplarzach, przy czym scalanie w telefonie nie pomaga, bo źródło duplikacji siedzi po stronie serwera. Drugi problem to autouzupełnianie w Outlooku podpowiadające adres nieistniejący od lat, ponieważ pochodzi ono z pliku pamięci podręcznej, a nie z książki adresowej; czyści się je w opcjach poczty przyciskiem opróżniania listy autouzupełniania. Trzeci to zdjęcia kontaktów rozdmuchujące rozmiar skrzynki, gdy każdy rekord niesie kilkusetkilobajtową grafikę.

Utrata kontaktów po awarii dysku bywa dotkliwsza niż utrata dokumentów, bo baza telefonów budowana latami nie ma odpowiednika w papierze.

Migracje i ratowanie baz adresowych

Przenosimy kontakty przy wymianie komputera lub zmianie dostawcy poczty, scalając duplikaty i naprawiając kodowanie znaków, tak by po imporcie nazwiska były czytelne. Odzyskujemy też książki adresowe z uszkodzonych plików PST i z dysków, które przestały się uruchamiać. Sprzęt przywozimy i odwozimy sami, własnymi kierowcami, bez korzystania z kurierów, a wstępna diagnoza laptopa nic nie kosztuje. Dla firm korzystających z Subiekta czy WAPRO scalamy przy okazji bazę kontrahentów z książką adresową poczty, żeby dane klienta nie żyły w dwóch niezgodnych wersjach.