nieprzestrzeganie RODO

Nieprzestrzeganie RODO to przetwarzanie danych osobowych bez podstawy prawnej lub wbrew obowiązkom informacyjnym.

Jak nieprzestrzeganie RODO ujawnia się w systemie komputerowym

Nieprzestrzeganie RODO w środowisku laptopa lub komputera biurowego może mieć techniczny wymiar wtedy, gdy dane osobowe są zapisywane, kopiowane, przesyłane albo udostępniane bez właściwie zaprojektowanych zabezpieczeń i procedur. Przykładem jest przechowywanie imion, nazwisk, adresów, numerów telefonów lub korespondencji klientów w zwykłym pliku tekstowym dostępnym dla wszystkich kont użytkowników. Problemem może być również pozostawienie takich danych w folderze współdzielonym, do którego dostęp uzyskują osoby nieuczestniczące w danym procesie.

Na komputerze naruszenie może wynikać z niewłaściwej konfiguracji uprawnień systemu plików, braku blokady ekranu, używania wspólnego konta administratora albo zapisywania danych na prywatnych nośnikach bez kontroli. Sam fakt zastosowania komputera nie oznacza naruszenia, ale sposób konfiguracji urządzenia może doprowadzić do utraty poufności, nieuprawnionej modyfikacji dokumentów lub braku możliwości ustalenia, kto korzystał z określonych danych.

Uprawnienia, konta i ślad dostępu do danych

Jednym z podstawowych obszarów kontroli jest rozdzielenie kont użytkowników oraz nadanie im uprawnień odpowiadających rzeczywistym obowiązkom. Konto pracownika, który tylko odczytuje dokumenty, nie powinno automatycznie umożliwiać ich usuwania, zmiany ani kopiowania do dowolnej lokalizacji. W systemie Windows można analizować między innymi członkostwo kont w grupach, uprawnienia NTFS do folderów oraz dziedziczenie praw z katalogów nadrzędnych. Istotne jest także ograniczenie codziennej pracy na koncie administratora.

Ważnym źródłem informacji są logi systemowe i rejestry dostępu, o ile zostały wcześniej skonfigurowane. Dzienniki zdarzeń mogą wskazywać logowania, nieudane próby uwierzytelnienia, zmiany uprawnień lub uruchomienie określonych procesów. Brak logowania dostępu do szczególnie istotnych lokalizacji utrudnia późniejsze ustalenie zakresu zdarzenia. Nie oznacza to jednak, że każdy plik powinien być otwierany bez ograniczeń i rejestrowany w identyczny sposób. Zakres monitorowania musi odpowiadać celowi, zasadom bezpieczeństwa oraz możliwościom technicznym używanego systemu.

Ryzyko zwiększa również przechowywanie danych w przeglądarce, klientach pocztowych, komunikatorach i folderach pobierania. Załącznik zapisany lokalnie może pozostać na dysku mimo usunięcia wiadomości z aplikacji. Podobnie kopie plików mogą znajdować się w katalogach tymczasowych, koszu systemowym, pamięci podręcznej albo na automatycznie synchronizowanym dysku sieciowym.

Szyfrowanie, kopie zapasowe i usuwanie informacji

Szyfrowanie ogranicza możliwość odczytu danych po uzyskaniu dostępu do nośnika przez osobę nieuprawnioną. W laptopach z systemem Windows stosuje się między innymi szyfrowanie całego dysku dostępne w funkcjach systemowych, zależnie od edycji systemu i konfiguracji urządzenia. Należy rozróżnić szyfrowanie nośnika od szyfrowania pojedynczego pliku oraz od szyfrowania transmisji sieciowej. Każdy z tych mechanizmów chroni inny etap przetwarzania informacji.

Poprawna konfiguracja szyfrowania nie zastępuje kontroli kluczy odzyskiwania, haseł i kont użytkowników. Utrata klucza może uniemożliwić dostęp do danych, natomiast pozostawienie go w łatwo dostępnym pliku tekstowym osłabia sens całego zabezpieczenia. Przy zmianie dysku, reinstalacji systemu lub naprawie urządzenia trzeba ustalić, czy nośnik jest zaszyfrowany i czy istnieje bezpieczna możliwość odtworzenia danych.

Kopie zapasowe również mogą zawierać dane osobowe, dlatego powinny być objęte podobną kontrolą jak komputer podstawowy. Dotyczy to kopii na zewnętrznym dysku, serwerze plików, urządzeniu NAS oraz w usłudze synchronizacji. Samo usunięcie pliku z komputera nie musi oznaczać usunięcia jego kopii z archiwum. Z kolei zwykłe opróżnienie kosza nie daje podstaw do uznania, że dane zostały technicznie usunięte ze wszystkich lokalizacji. Przy wycofaniu nośnika z użycia należy uwzględnić jego typ, możliwość odzyskiwania danych oraz sposób dalszego przechowywania lub zniszczenia.

Ocena komputera po incydencie i dalsze działania

Po podejrzeniu nieuprawnionego dostępu warto zabezpieczyć stan urządzenia przed przypadkowym nadpisaniem informacji. Należy odnotować użytkownika, datę, objawy, używane aplikacje i lokalizacje plików, a następnie ograniczyć dalszą pracę na komputerze, jeżeli może ona zmienić istotne ślady. Przed usuwaniem plików, czyszczeniem historii lub reinstalacją systemu trzeba ustalić, czy dane mogą być potrzebne do analizy zdarzenia.

Diagnostyka techniczna może obejmować sprawdzenie kont lokalnych, uprawnień do katalogów, harmonogramu synchronizacji, programów uruchamianych przy starcie, aktualizacji systemu, zabezpieczeń antywirusowych oraz podstawowych logów. W przypadku podejrzenia złośliwego oprogramowania potrzebna jest ostrożność, ponieważ uruchamianie przypadkowych narzędzi i wielokrotne logowanie może zmieniać stan systemu. Ocena techniczna nie rozstrzyga sama, czy doszło do naruszenia obowiązków prawnych; pozwala natomiast ustalić, jakie dane znajdowały się na urządzeniu, jakie mechanizmy dostępu działały i jakie ślady pozostały.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów. W przypadku urządzenia używanego do przetwarzania danych osobowych zakres prac technicznych powinien być wcześniej jasno ustalony, a przekazywane pliki i nośniki należy zabezpieczyć przed dostępem osób nieupoważnionych. Naprawa sprzętu nie zastępuje analizy prawnej ani organizacyjnej, ale może pomóc przy przywróceniu sprawności komputera, ocenie stanu nośnika i przygotowaniu urządzenia do dalszej, bezpieczniejszej konfiguracji.