niewłaściwe oznaczenie odbiorcy

Niewłaściwe oznaczenie odbiorcy to np. użycie pola DW zamiast UDW, ujawniające adresy wszystkim adresatom.

DW i UDW w wiadomości e-mail

Niewłaściwe oznaczenie odbiorcy występuje wtedy, gdy adresy osób mających otrzymać kopię wiadomości zostaną wpisane w polu DW zamiast UDW. Pole DW, nazywane także Cc, jest przeznaczone do jawnego przekazania kopii innym adresatom. Program pocztowy umieszcza te adresy w nagłówku wiadomości, dlatego każdy odbiorca może zobaczyć, kto jeszcze otrzymał daną korespondencję. Dotyczy to zarówno pojedynczych adresów, jak i całych list adresowych zapisanych w polu DW.

Pole UDW, odpowiadające polu Bcc, służy do wysłania kopii bez ujawniania listy pozostałych odbiorców. W typowej wiadomości odbiorca widzi własny adres w polu Do albo adres wskazany przez nadawcę, natomiast nie otrzymuje kompletnej listy osób dodanych do UDW. Trzeba odróżnić widoczne nagłówki wiadomości od koperty SMTP, czyli informacji używanych przez serwer pocztowy do dostarczenia wiadomości. Adresy z pola UDW mogą być wykorzystane podczas dostarczania, ale zwykle nie są przekazywane odbiorcom jako jawna zawartość nagłówka Bcc.

Jak błędne pole zmienia widoczność adresów

Wiadomość e-mail składa się między innymi z nagłówków takich jak From, To, Cc, Subject i Date oraz z treści wiadomości. Nagłówki To i Cc są częścią przekazywanej wiadomości, więc klient pocztowy może je wyświetlić wszystkim adresatom. Jeżeli nadawca wpisze kilka osób w DW, każdy z tych adresów będzie dostępny dla wszystkich odbiorców, którzy otrzymają tę samą kopię. Nie ma znaczenia, czy adresy są zapisane w jednej linii, czy zostały dodane kolejno za pomocą przycisku wyboru kontaktów.

Błąd może stać się większy po użyciu funkcji Odpowiedz wszystkim. Klient pocztowy odczytuje adres nadawcy oraz adresy z pól Do i DW, a następnie proponuje ich ponowne użycie. Osoba odpowiadająca może w ten sposób przesłać dalszą treść całej grupie, nawet jeśli pierwotny nadawca nie zamierzał kontynuować jawnej korespondencji. Podobny efekt występuje przy przekazywaniu wiadomości: pierwotne nagłówki mogą pozostać w cytowanej treści, dlatego samo przeniesienie adresów do UDW w nowej wiadomości nie usuwa informacji znajdujących się w historii korespondencji.

Kontrola adresatów przed wysłaniem wiadomości

Najprostszym sposobem uniknięcia niewłaściwego oznaczenia odbiorcy jest rozdzielenie ról pól adresowych. W polu Do należy umieścić głównego adresata lub adres grupy, która ma być bezpośrednio związana z wiadomością. W polu DW powinny znaleźć się osoby, które muszą znać treść korespondencji, ale nie są jej głównymi adresatami i nie muszą wykonywać działania. Pole UDW należy stosować wtedy, gdy adresy wielu odbiorców nie powinny być widoczne dla pozostałych osób.

Przed kliknięciem Wyślij warto rozwinąć wszystkie pola adresowe i sprawdzić każdy wpis, zwłaszcza adresy dodane z autouzupełniania. Popularny problem polega na wybraniu podobnie nazwanej listy kontaktów albo niewłaściwego adresu po naciśnięciu klawisza Enter. W przypadku wiadomości rozsyłanej do wielu osób można najpierw wysłać test do własnego dodatkowego konta i obejrzeć otrzymane nagłówki. W aplikacjach pocztowych należy także sprawdzić ustawienia automatycznego dodawania odbiorców do DW, reguły przekazywania oraz podpisy i szablony, ponieważ gotowy szablon może zawierać wcześniej zapisane adresy.

Sprawdzenie konfiguracji klienta pocztowego na komputerze

Na laptopie lub komputerze PC weryfikacja problemu obejmuje zarówno sam formularz tworzenia wiadomości, jak i zachowanie konkretnego programu pocztowego. Należy sprawdzić, czy przycisk UDW jest widoczny, czy adresy przenoszą się do właściwego pola po wybraniu kontaktu oraz czy aplikacja nie dopisuje odbiorców podczas używania funkcji Odpowiedz wszystkim. Warto również otworzyć wysłaną wiadomość w widoku źródła lub szczegółów i przeanalizować nagłówki To oraz Cc. Ich obecność potwierdza, że adresy zostały przekazane jako jawne dane wiadomości. Nie należy natomiast wyciągać wniosków wyłącznie na podstawie widoku folderu Wysłane, ponieważ różne programy mogą inaczej prezentować pole UDW.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, a przy problemach z aplikacją pocztową można sprawdzić lokalną konfigurację klienta, aktualność programu, działanie profilu użytkownika oraz ustawienia zapisanych kontaktów. Diagnostyka powinna ustalić, czy błąd wynika z pomyłki operatora, nieczytelnego interfejsu, uszkodzonego profilu, dodatku do programu czy automatycznej reguły zmieniającej adresatów. Sama naprawa komputera nie cofnie wiadomości już dostarczonej do skrzynek, dlatego kontrolę pól Do, DW i UDW trzeba wykonać przed wysłaniem każdej wiadomości kierowanej do wielu odbiorców.