Nine Mail

Nine Mail to usługa pocztowa oferująca obsługę skrzynek dla użytkowników i firm.

Do jakiej kategorii należy taka usługa

Nazwa Nine Mail odsyła do usług poczty elektronicznej udostępnianych w modelu hostowanym, gdzie dostawca utrzymuje serwer, a klient korzysta ze skrzynek we własnej domenie. Nie opisuję tu parametrów planów, cen ani limitów tego konkretnego dostawcy, bo takie dane zmieniają się często i podanie ich z pamięci byłoby zgadywaniem. Sensowniej jest opisać, co w tej kategorii decyduje o działaniu skrzynki, niezależnie od tego, czyj szyld widnieje na panelu.

Każda taka usługa sprowadza się do trzech elementów: serwera przyjmującego pocztę wskazanego rekordem MX w DNS domeny, serwera wysyłkowego SMTP oraz protokołu dostępu, czyli IMAP albo POP3, ewentualnie Exchange ActiveSync w rozwiązaniach nastawionych na urządzenia mobilne.

IMAP, POP3 i konsekwencje wyboru

IMAP trzyma wiadomości na serwerze i synchronizuje stan folderów między urządzeniami, więc przeczytanie maila na telefonie widać na komputerze. POP3 domyślnie pobiera pocztę na jedno urządzenie i, o ile nie zaznaczono pozostawiania kopii, kasuje ją z serwera. Ta pozornie drobna różnica jest źródłem połowy zgłoszeń o zaginionej korespondencji w małych firmach: ktoś dodał konto POP3 na nowym laptopie i wciągnął całą historię z serwera, po czym zniknęła ona z telefonu.

Porty są tu ustalone i warto je znać: IMAP szyfrowany 993, POP3 szyfrowany 995, SMTP z uwierzytelnianiem 587 przy STARTTLS lub 465 przy połączeniu szyfrowanym od początku. Port 25 służy dziś komunikacji między serwerami i u większości operatorów jest dla klientów końcowych zablokowany.

Typowe usterki przy takich skrzynkach

Najczęstszy komunikat brzmi jak informacja o odrzuceniu nazwy użytkownika lub hasła mimo poprawnych danych. Zwykle stoi za tym wymóg logowania pełnym adresem zamiast samą nazwą, albo włączona weryfikacja dwuetapowa wymagająca hasła aplikacji dla programu pocztowego. Drugi typowy problem to przekroczony limit skrzynki, po którym poczta przestaje przychodzić bez żadnego ostrzeżenia po stronie użytkownika; nadawca dostaje odbicie z informacją o pełnej skrzynce. Trzeci to certyfikat serwera wystawiony na inną nazwę niż wpisana w konfiguracji, co daje ostrzeżenie o niezgodności i kusi do wyłączenia weryfikacji, czego robić nie należy.

Przy przenoszeniu domeny do innego dostawcy krytyczne jest zachowanie kolejności: najpierw utworzenie skrzynek u nowego operatora, potem przełączenie rekordów MX, na końcu przeniesienie archiwum.

Migracje poczty bez utraty archiwum

Przenosimy skrzynki między dostawcami metodą kopiowania IMAP do IMAP, dzięki czemu struktura folderów i daty wiadomości zostają zachowane, a użytkownik nie musi ręcznie przeciągać tysięcy maili. Konfigurujemy klienty pocztowe na komputerach i telefonach, ustawiamy rekordy SPF, DKIM oraz DMARC i sprawdzamy, czy wysyłka z programów firmowych nadal działa po zmianie serwera. Robimy to dla firm i osób prywatnych, o każdej porze doby, także w weekend, kiedy przełączenie poczty najmniej przeszkadza w pracy.