Ogranicz dostęp

Ogranicz dostęp to funkcja zawężająca krąg osób uprawnionych do otwarcia dokumentu.

Czym różni się ograniczenie dostępu od hasła

W pakiecie Microsoft Office pod hasłem Ogranicz dostęp kryje się mechanizm zarządzania prawami do informacji, uruchamiany ze ścieżki Plik, Informacje, Chroń dokument. Nie jest to zwykłe hasło. Dokument zostaje zaszyfrowany, a klucz wydaje usługa praw dostępu dopiero po sprawdzeniu tożsamości otwierającego — uprawnienia wędrują razem z plikiem, więc obowiązują także po skopiowaniu go na pendrive albo wysłaniu mailem.

Właściciel przypisuje konkretnym adresom poziom Odczyt albo Zmiana, może ustawić datę wygaśnięcia uprawnień oraz zablokować drukowanie i kopiowanie zawartości do schowka. To zupełnie inny poziom kontroli niż sąsiednia opcja Ogranicz edytowanie, która jedynie blokuje pola formularza i śledzi zmiany, a którą da się obejść zapisem pod nową nazwą.

Warunki, bez których funkcja nie zadziała

Mechanizm nie działa lokalnie. Wymaga usługi zarządzania prawami — dawniej serwera w domenie, dziś najczęściej usługi chmurowej w ramach subskrypcji firmowej — oraz konta służbowego z odpowiednią licencją. Na komputerze z pakietem kupionym w wersji dla użytkownika domowego kliknięcie tej opcji kończy się propozycją rejestracji w usłudze, a nie zabezpieczeniem pliku.

Alternatywą dostępną wszędzie jest szyfrowanie hasłem z opcji Szyfruj przy użyciu hasła. Nowsze wersje pakietu używają tam mocnego algorytmu AES, co ma dwie strony: plik jest realnie zabezpieczony, ale zapomniane hasło oznacza bezpowrotną utratę treści. Nie istnieje żadna furtka producenta ani tryb odzyskiwania.

Gdzie ochrona okazuje się dziurawa albo za szczelna

Ograniczenie dostępu chroni plik, nie informację. Osoba z prawem odczytu wciąż widzi zawartość, więc może zrobić zdjęcie ekranu, przepisać dane albo podyktować je przez telefon. Blokada kopiowania bywa też obchodzona przez eksport zawartości do innego formatu w narzędziach, które nie respektują nagłówków ochrony.

Znacznie częstszy w praktyce jest problem odwrotny: dokument, którego nikt nie potrafi otworzyć. Dzieje się tak po likwidacji konta autora, po zmianie dostawcy poczty firmowej albo po wygaśnięciu subskrypcji. Plik pozostaje na dysku, ale klucz do niego wydawała usługa, z którą firma nie ma już związku. Podobnie kończy się archiwizacja chronionych dokumentów bez zabezpieczenia konta, na które były wystawione.

Odzyskiwanie dostępu do firmowych dokumentów

Zgłoszenia z tej kategorii dotyczą zwykle sytuacji po odejściu pracownika lub po awarii serwera, gdy okazuje się, że komplet umów jest wprawdzie w kopii zapasowej, ale nie do otwarcia. Pomagamy odtworzyć konto i powiązanie z usługą praw dostępu, przenieść zawartość do dokumentów bez ochrony i ustawić politykę zabezpieczeń tak, żeby uprawnienia nie były przypisane do jednej osoby. Pracujemy wyłącznie na zlecenie właściciela danych — nie zajmujemy się obchodzeniem zabezpieczeń cudzych plików. Sprzęt zabieramy i odwozimy własnym transportem, także do klientów firmowych spoza centrum.