Plik PST przekroczył limit rozmiaru

Przekroczenie limitu rozmiaru pliku PST powoduje błędy zapisu — starsze formaty ograniczają archiwum do 2 GB.

Dlaczego plik PST przestaje przyjmować dane

Plik PST (Personal Storage Table) jest lokalnym plikiem danych programu Microsoft Outlook. Może przechowywać wiadomości, załączniki, elementy kalendarza, kontakty, zadania oraz dane archiwum. Gdy plik osiąga limit rozmiaru określony przez jego format i wersję programu Outlook, pojawiają się problemy z zapisywaniem nowych elementów. Typowe komunikaty dotyczą braku możliwości dodania wiadomości, przeniesienia folderu albo zapisania zmian w profilu pocztowym.

Najstarszy format PST, określany jako ANSI lub format zgodności z Outlookiem 97–2002, ma limit około 2 GB. Nie jest to ograniczenie pojedynczego folderu, lecz całego pliku. Po przekroczeniu granicy plik może stać się niespójny, a Outlook może przestać go poprawnie otwierać. Nowszy format Unicode nie ma tego samego limitu 2 GB. W Outlooku 2003 i 2007 domyślny limit dużego pliku PST wynosił 20 GB, natomiast w Outlooku 2010 i nowszych domyślnie stosowano limit 50 GB dla plików Unicode. Limit może jednak zostać zmieniony przez ustawienia zasad grupy albo wartości rejestru systemowego.

Rozpoznanie formatu i rzeczywistego źródła błędu

Sam rozmiar pliku nie wystarcza do oceny sytuacji. Najpierw trzeba ustalić, czy używany jest plik ANSI, czy Unicode, a następnie sprawdzić jego dokładny rozmiar, lokalizację i stan logiczny. W Outlooku można wyświetlić właściwości pliku danych przez ustawienia konta, a w niektórych wersjach także użyć właściwości folderu głównego z opcją wyświetlenia rozmiaru skrzynki. Plik PST może znajdować się między innymi w katalogu profilu użytkownika, w folderze dokumentów programu Outlook albo w lokalizacji wskazanej ręcznie podczas tworzenia archiwum.

Błąd zapisu nie zawsze oznacza wyłącznie osiągnięcie limitu. Przyczyną może być również uszkodzenie struktury PST, błędy systemu plików, brak wolnego miejsca na dysku albo uprawnienia uniemożliwiające modyfikację pliku. Warto sprawdzić, czy plik nie ma atrybutu tylko do odczytu, czy dysk zawiera wolne miejsce potrzebne do operacji tymczasowych oraz czy Outlook został prawidłowo zamknięty przed kopiowaniem lub naprawą pliku. Nie należy pracować na jedynej kopii danych, ponieważ próba naprawy może zmienić zawartość pliku.

Odzyskanie dostępu do poczty i ograniczenie rozmiaru archiwum

Przed naprawą należy wykonać kopię pliku PST, najlepiej przy zamkniętym Outlooku. Jeżeli plik jest dostępny, można usunąć niepotrzebne elementy, opróżnić folder Elementy usunięte i uporządkować duże załączniki. Samo skasowanie wiadomości zwykle nie zmniejsza od razu rozmiaru pliku na dysku, ponieważ PST może nadal zawierać nieużywane obszary. Do odzyskania tego miejsca służy funkcja kompaktowania pliku danych dostępna we właściwościach pliku PST. Kompaktowanie może trwać długo i wymaga wolnego miejsca na dysku, ponieważ Outlook przebudowuje część struktury pliku.

Jeżeli Outlook zgłasza uszkodzenie pliku albo nie może go otworzyć, stosuje się narzędzie Microsoft Inbox Repair Tool, znane jako ScanPST.exe. Program ten analizuje strukturę pliku i próbuje naprawić błędy. Przed uruchomieniem należy zachować kopię oryginału, a po zakończeniu sprawdzić foldery, wiadomości, załączniki i kalendarz. Gdy plik jest w formacie ANSI i zbliża się do limitu 2 GB, trwałym rozwiązaniem jest utworzenie nowego pliku Unicode PST oraz przeniesienie do niego danych partiami. Przy bardzo dużych archiwach bezpieczniej jest dzielić dane według lat, folderów lub zakresu korespondencji niż przenosić całość jedną operacją.

Serwisowa ocena pliku PST w środowisku biurowym

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów i komputerów PC, na których występują problemy z lokalnymi plikami Outlooka, profilem użytkownika, dyskiem lub systemem Windows. Przy zgłoszeniu dotyczącym przekroczonego limitu PST analizuje się format pliku, jego rozmiar, komunikaty programu, dostępne kopie oraz możliwość bezpiecznego odtworzenia danych. Zakres czynności zależy od tego, czy plik można jeszcze otworzyć, czy wymaga kompaktowania, naprawy narzędziem ScanPST.exe, czy migracji do nowego pliku danych.

Ważnym elementem postępowania jest rozdzielenie problemu programu Outlook od problemu nośnika. Jeżeli na dysku występują błędy odczytu, zaniki zasilania albo objawy uszkodzenia dysku, dalsze wielokrotne uruchamianie naprawy może pogorszyć stan danych. Najpierw zabezpiecza się dostępny materiał, a dopiero potem wykonuje operacje na kopii roboczej. Po przeniesieniu wiadomości do nowego pliku należy sprawdzić losowo wybrane foldery, wyszukiwanie, załączniki oraz poprawność otwierania kalendarza i kontaktów. Pozwala to potwierdzić, że odzyskano nie tylko sam dostęp do PST, lecz także użyteczną zawartość archiwum.