podpis użytkownika

Podpis użytkownika to indywidualna stopka przypisana do konkretnego pracownika.

Gdzie program pocztowy trzyma pliki podpisów

W klasycznym Outlooku dla Windows podpisy są zwykłymi plikami w katalogu %appdata%\Microsoft\Signatures. Każdy podpis występuje tam w trzech odmianach: htm dla wiadomości formatowanych, rtf oraz txt dla korespondencji zapisywanej czystym tekstem, a obok leży folder z grafikami wstawionymi do stopki. Skopiowanie tego katalogu na nowy komputer przenosi podpisy w komplecie, bez odtwarzania ich ręcznie.

Podpis przypisuje się osobno do każdego konta i osobno dla nowych wiadomości oraz dla odpowiedzi. Rozdzielenie tych dwóch przypadków ma sens praktyczny: pełna stopka z danymi rejestrowymi na początku wątku i skrócona przy kolejnych odpowiedziach oszczędza odbiorcy przewijania przez cztery ekrany powtórzeń. W kontach usług chmurowych podpisy bywają zapisywane po stronie skrzynki, dzięki czemu pojawiają się także na innym urządzeniu.

Stopka lokalna kontra doklejana na serwerze

Firmowa stopka może powstawać w dwóch miejscach. Wersja lokalna jest wygodna, bo pracownik sam ją edytuje, i z tego samego powodu jest niekontrolowana: po roku każdy ma inny numer telefonu, inną czcionkę i logo w innej rozdzielczości. Wersja doklejana przez serwer pocztowy w regule transportowej gwarantuje jednolity wygląd, ale ma dwie wady, o których warto wiedzieć: nadawca nie widzi jej we własnym oknie tworzenia wiadomości, a doklejenie następuje po podpisaniu listu, więc przy korespondencji podpisanej certyfikatem może naruszyć podpis.

Spółki handlowe mają dodatkowo obowiązek podawania w pismach i zamówieniach handlowych, także tych wysyłanych pocztą elektroniczną, danych rejestrowych: firmy, siedziby, sądu rejestrowego, numeru KRS i NIP. Stopka jest najprostszym miejscem, żeby to spełnić raz a dobrze.

Logo, które dociera jako załącznik

Grafika w stopce wstawiana jest do wiadomości jako osadzony element z własnym identyfikatorem i to dlatego u odbiorcy pojawia się spinacz sugerujący załącznik, mimo że nikt niczego nie dołączał. Przy długich wątkach każde logo powiela się z kolejną odpowiedzią i po dwudziestu wiadomościach mail waży kilka megabajtów. Druga bolączka to rozdzielczość: obrazek przygotowany w rozmiarze docelowym wygląda rozmyto na ekranach o dużej gęstości pikseli, a wstawiony w dwukrotnej rozdzielczości i przeskalowany w kodzie wygląda dobrze wszędzie. Odsyłanie do grafiki na serwerze rozwiązuje problem wagi, lecz u większości odbiorców stopka pozostanie pustym prostokątem do czasu, aż zgodzą się pobrać obrazy.

Przenoszenie podpisów przy wymianie sprzętu

Migracja stanowiska to moment, w którym podpisy giną najczęściej, zwykle razem z regułami sortowania i archiwum wiadomości. Przy przenoszeniu danych na nowy komputer kopiujemy katalog podpisów, pliki danych poczty, książkę adresową i ustawienia kont, a potem sprawdzamy pierwszą wysłaną wiadomość, zamiast zakładać, że wszystko się przeniosło. Robimy to zarówno przy pojedynczych stanowiskach, jak i przy wymianie sprzętu w całym biurze, dojeżdżając własnym transportem.