prawo do usunięcia danych

Prawo do usunięcia danych, tzw. prawo do bycia zapomnianym, pozwala żądać ich trwałego skasowania.

Prawo do usunięcia danych – czym jest i czego dotyczy

Prawo do usunięcia danych, określane również jako prawo do bycia zapomnianym, daje osobie możliwość wystąpienia z żądaniem skasowania informacji, które jej dotyczą. Chodzi o dane przechowywane w komputerze, laptopie, telefonie, na nośniku zewnętrznym, w systemie internetowym albo w dokumentacji prowadzonej przez określony podmiot. W praktyce nie oznacza to jedynie przeniesienia pliku do kosza. Istotą żądania jest doprowadzenie do usunięcia danych z miejsc, w których nie powinny już być przechowywane, oraz ograniczenie ich dalszego wykorzystywania.

Zakres tego prawa zależy od sytuacji. Można domagać się usunięcia danych, gdy nie są już potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane, gdy została cofnięta zgoda na ich przetwarzanie, gdy przetwarzanie odbywało się bez odpowiedniej podstawy albo gdy przepisy wymagają ich skasowania. W odniesieniu do sprzętu komputerowego podobne oczekiwanie może dotyczyć zdjęć, dokumentów, historii przeglądania, zapisanych haseł, korespondencji, baz kontaktów, plików tymczasowych oraz pozostałości po wcześniej używanych programach.

Nie każda prośba musi zostać spełniona w pełnym zakresie. Dane mogą być nadal potrzebne do wykonania obowiązku prawnego, ustalenia lub obrony roszczeń, realizacji umowy albo ochrony ważnego interesu publicznego. Z tego powodu przed żądaniem usunięcia warto ustalić, kto jest administratorem danych, jaki był cel ich wykorzystania oraz czy nie istnieje podstawa do dalszego przechowywania.

Prawo do usunięcia danych a zwykłe kasowanie plików

Usunięcie pliku z folderu i opróżnienie kosza nie zawsze prowadzi do trwałego zniknięcia informacji. W wielu systemach operacyjnych kasowany jest przede wszystkim wpis wskazujący położenie pliku. Obszar nośnika może przez pewien czas zawierać dane, które da się odtworzyć przy użyciu odpowiednich narzędzi. Znaczenie ma także rodzaj nośnika. Inaczej zachowuje się klasyczny dysk magnetyczny, inaczej dysk półprzewodnikowy, a jeszcze inaczej karta pamięci lub pamięć przenośna.

Przy sprzedaży, przekazaniu albo utylizacji urządzenia samo przywrócenie ustawień fabrycznych może być niewystarczające. Należy wcześniej skopiować potrzebne materiały, wylogować konta, wyłączyć funkcje lokalizacyjne, usunąć profile użytkowników oraz sprawdzić, czy urządzenie nie jest powiązane z usługą przechowywania danych. Dopiero potem można dobrać sposób czyszczenia odpowiedni do rodzaju nośnika i planowanego dalszego wykorzystania sprzętu.

Trwałe usunięcie nie powinno być utożsamiane z fizycznym zniszczeniem każdego nośnika. Jeżeli urządzenie ma nadal działać, stosuje się metody pozwalające ograniczyć możliwość odzysku bez niszczenia podzespołu. Gdy nośnik jest uszkodzony, wycofywany z użytkowania albo zawiera informacje o szczególnym znaczeniu, rozważa się inne postępowanie. Ważne jest udokumentowanie wykonanych czynności, zwłaszcza gdy sprzęt był używany w pracy lub należał do kilku osób.

Prawo do usunięcia danych w typowych problemach technicznych

W codziennym użytkowaniu pojawiają się sytuacje, w których dane pozostają na urządzeniu mimo pozornego usunięcia. Dotyczy to między innymi folderów pobierania, kopii zapasowych, folderów synchronizowanych z chmurą, pamięci podręcznej przeglądarki, miniaturek zdjęć, załączników poczty oraz plików tworzonych automatycznie przez programy. Niekiedy osobna kopia znajduje się na drugim dysku, w pamięci telefonu, na serwerze poczty albo w usłudze internetowej. Usunięcie jednej wersji nie musi więc oznaczać skasowania wszystkich pozostałości.

Problem może wystąpić również po reinstalacji systemu. Instalacja nowego systemu nie zawsze nadpisuje każdą część nośnika, a narzędzie odzyskiwania może zachować starsze obrazy systemu. Podobnie działa formatowanie szybkie, które często zmienia strukturę zapisu, lecz nie usuwa fizycznie wszystkich informacji. W razie podejrzenia wycieku danych należy dodatkowo zmienić hasła, unieważnić aktywne sesje, odłączyć nieznane urządzenia oraz sprawdzić ustawienia kopii zapasowych.

Osobnej uwagi wymaga komputer używany przez kilka osób. Należy rozdzielić dane prywatne, służbowe i systemowe, aby przez pomyłkę nie skasować materiałów potrzebnych innym użytkownikom. Przed rozpoczęciem czyszczenia powinno się sporządzić listę kont, nośników i katalogów, a następnie potwierdzić, które informacje mają zostać zachowane. Takie przygotowanie ogranicza ryzyko utraty plików, których nie da się później odtworzyć.

Prawo do usunięcia danych – praktyczne wskazówki przed przekazaniem sprzętu

Przed oddaniem urządzenia do naprawy, sprzedaży lub dalszego użytkowania przez inną osobę warto wykonać kopię ważnych plików na niezależnym nośniku. Kopia powinna zostać sprawdzona poprzez otwarcie kilku dokumentów, zdjęć i innych istotnych materiałów. Samo istnienie folderu z kopią nie daje pewności, że zapis zakończył się poprawnie.

Następnie należy przygotować informacje dotyczące urządzenia: rodzaj nośnika, używany system, obecność szyfrowania, sposób logowania oraz ewentualne kopie w chmurze. Nie powinno się przekazywać haseł w treści wiadomości ani zapisywać ich na kartce dołączonej do sprzętu bez potrzeby. Jeżeli dostęp do konta jest konieczny do wykonania określonej czynności, powinien zostać przekazany w sposób kontrolowany, a po zakończeniu prac zmieniony.

Warto też ustalić, czy potrzebne jest usunięcie pojedynczych plików, całego profilu użytkownika, wszystkich kont czy całej zawartości nośnika. To różne zakresy działania. Należy zachować potwierdzenie wykonania kopii, opis ustaleń oraz informację o tym, jaki nośnik został objęty czyszczeniem. Przy danych istotnych dla działalności lub prywatności korzystne jest uzyskanie informacji o zastosowanej metodzie i rezultacie weryfikacji.

Jeżeli urządzenie nie uruchamia się albo nośnik jest niestabilny, nie powinno się wielokrotnie próbować samodzielnego odzyskiwania danych. Każdy zapis na uszkodzonym nośniku może zmniejszyć szanse na odtworzenie plików. W takiej sytuacji najpierw określa się priorytet: odzyskanie informacji albo ich bezpieczne usunięcie. Oba cele mogą wymagać odmiennego postępowania.

Prawo do usunięcia danych – kiedy zgłosić się do serwisu

Do serwisu warto zgłosić się wtedy, gdy nie ma pewności, czy pliki zostały faktycznie usunięte, gdy urządzenie ma zostać przekazane innej osobie albo gdy występuje problem z dostępem do dysku. Pomoc może być potrzebna także przy doborze metody czyszczenia, rozdzieleniu danych od kopii systemowych i sprawdzeniu, czy po usunięciu nie pozostały dodatkowe profile lub katalogi synchronizowane.

W przypadku laptopa szczególne znaczenie ma zabezpieczenie danych przed przekazaniem urządzenia do naprawy. Należy wcześniej ustalić, czy naprawa wymaga dostępu do plików, czy wystarczy uruchomienie systemu testowego, a także czy na nośniku znajdują się informacje prywatne. Gdy komputer nie działa, można najpierw określić stan nośnika i dopiero potem zdecydować o odzyskaniu albo skasowaniu danych.

W Warszawie kwestie związane z przygotowaniem komputera do naprawy lub przekazania można omówić z firmą Warszawskie Pogotowie Komputerowe 24/7. Przed rozpoczęciem prac powinien zostać ustalony zakres czynności, sposób postępowania z plikami oraz oczekiwany rezultat. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której szybkie kasowanie prowadzi do utraty potrzebnych materiałów albo pozostawia kopie danych w miejscach, o których nie było wiadomo.

Prawo do usunięcia danych ma więc wymiar prawny i techniczny. Samo żądanie skasowania informacji powinno być skierowane do właściwego podmiotu, natomiast czyszczenie urządzenia wymaga rozpoznania nośnika, kopii zapasowych, kont i sposobu zapisu. Dopiero połączenie tych dwóch perspektyw daje większą pewność, że dane przestaną być dostępne tam, gdzie nie powinny już pozostać.