Problemy z wykresami

Problemy z wykresami to rozjazd danych źródłowych po zmianie formatu lub utracie połączenia z arkuszem.

Skąd bierze się rozjazd między arkuszem a wykresem

Problemy z wykresami w arkuszach kalkulacyjnych najczęściej wynikają z tego, że wykres nie pobiera danych z całej tabeli albo odwołuje się do zakresu, który zmienił się po edycji arkusza. Wykres może nadal być widoczny, lecz przedstawiać tylko starsze wiersze, pomijać nowe kolumny albo wskazywać puste komórki. Taka sytuacja występuje między innymi po wklejeniu danych w inne miejsce, dodaniu kolumny pomiędzy istniejącymi seriami lub zapisaniu pliku w innym formacie.

Istotne jest rozróżnienie między wartością przechowywaną w komórce a sposobem jej wyświetlania. Liczba zapisana jako tekst nie zawsze zostanie potraktowana jako dane liczbowe. Podobnie data może być odczytana jako tekst, jeśli została zaimportowana z niejednoznacznym separatorem lub w formacie nieobsługiwanym przez ustawienia regionalne systemu. W efekcie oś kategorii może pokazywać pozornie poprawne etykiety, natomiast oś wartości pozostanie pusta albo otrzyma błędną skalę.

Zakres danych, serie i typ osi

Każdy wykres korzysta z określonego źródła danych. Źródło obejmuje zwykle zakres komórek, nagłówki serii oraz etykiety kategorii. Jeżeli w tabeli znajdują się miesiące w pierwszej kolumnie, a wartości sprzedaży w kolejnych kolumnach, program musi prawidłowo rozpoznać, które komórki są nazwami kategorii, a które seriami liczbowymi. Błędne ustawienie orientacji danych może zamienić wiersze na serie albo potraktować nagłówki jako wartości.

Duże znaczenie ma rodzaj osi poziomej. Oś tekstowa traktuje etykiety jako kolejne kategorie, natomiast oś daty może zachowywać odstępy czasowe między punktami. Przy nierównych odstępach, brakujących dniach lub miesiącach wybór osi daty może zmienić wizualny przebieg linii. Wykres punktowy XY interpretuje wartości osi X jako liczby i jest właściwy wtedy, gdy odległość między punktami ma znaczenie matematyczne. Wykres liniowy może natomiast używać etykiet jako równomiernie rozmieszczonych kategorii.

Warto również sprawdzić komórki zawierające błędy, takie jak #N/D, #ARG! lub #DZIEL/0!, zależnie od programu i języka interfejsu. Część aplikacji pomija takie punkty, część łączy sąsiednie wartości, a część wyświetla przerwę. Zmiana ustawienia pustych komórek może więc zmienić wygląd wykresu bez zmiany danych źródłowych.

Utrata połączenia z danymi i zmiana formatu pliku

Wykres może korzystać z danych znajdujących się w innym arkuszu, skoroszycie, pliku tekstowym albo źródle połączonym przez import. Gdy plik zewnętrzny zostanie przeniesiony, przemianowany lub zapisany w niedostępnej lokalizacji sieciowej, odwołanie może przestać być aktualizowane. Czasem program zachowuje ostatnio pobrane wartości, dlatego wykres wygląda wiarygodnie, mimo że nie przedstawia bieżącego stanu źródła. Innym objawem jest komunikat o nieaktualnych połączeniach lub żądanie ponownego wskazania pliku.

Zmiana formatu może usunąć elementy, których nowy format nie obsługuje w pełni. Dotyczy to między innymi złożonych odwołań, nazwanych zakresów, tabel przestawnych, zapytań importujących oraz formuł zależnych od funkcji dostępnych tylko w określonej aplikacji. Zapis pliku do CSV usuwa wykresy, formatowanie i strukturę wielu arkuszy, ponieważ CSV przechowuje dane tekstowe w postaci wierszy i kolumn. Po ponownym otwarciu takiego pliku wykres nie może już korzystać z pierwotnego obiektu ani z dodatkowych ustawień skoroszytu.

Bezpieczna weryfikacja polega na porównaniu aktualnych wartości komórek z zakresem wskazanym w ustawieniach wykresu, sprawdzeniu statusu połączeń oraz otwarciu kopii pliku w aplikacji, w której został utworzony. Należy także sprawdzić, czy formuły zwracają liczby, czy dane nie są filtrowane oraz czy wykres nie korzysta z ukrytych wierszy lub kolumn. Dopiero po ustaleniu źródła można zmienić zakres albo odtworzyć połączenie, aby nie zamaskować pierwotnej przyczyny.

Przywracanie poprawnego obrazu danych

Naprawę warto rozpocząć od wykonania kopii pliku i zapisania informacji o aktualnym stanie wykresu. Następnie należy ustalić, czy problem dotyczy samych danych, zakresu, formuł, połączenia zewnętrznego czy konfiguracji osi. W tabeli powinny być jednolite typy danych: liczby jako liczby, daty jako daty, a etykiety tekstowe bez przypadkowych spacji i znaków niewidocznych. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na separatory dziesiętne i tysięcy, ponieważ ich interpretacja zależy od ustawień regionalnych oraz sposobu importu.

Jeśli zakres ma rozszerzać się wraz z dopisywaniem rekordów, można zastosować tabelę arkusza obsługiwaną przez daną aplikację albo jawnie zaktualizować źródło serii. Po zmianie należy sprawdzić legendę, kolejność serii, jednostki osi, wartości minimalne i maksymalne oraz format etykiet. Wykres nie powinien być oceniany wyłącznie na podstawie wyglądu: trzeba porównać kilka punktów z komórkami źródłowymi i potwierdzić, że filtr oraz sortowanie nie zmieniły kolejności danych.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC oraz ich podzespołów, a w ramach diagnostyki może również sprawdzić problemy z lokalnym oprogramowaniem biurowym, plikami arkuszy i poprawnością odczytu danych na komputerze użytkownika.